Projekthantering för kommuner och regioner
Upplever du att ni saknar en total bild över alla projekts ekonomiska flöden och att processen runt dessa är ineffektiv och svårarbetad? Då är vår nya projektapplikation det du behöver för att förenkla, effektivisera och kvalitetssäkra arbetet.
Hypergene Projekt riktar sig till verksamheter med projekt av betydande storlek med långa löptider med krav på organiserad beslutsordning och uppföljning – något som innebär att projekten också har långsiktiga ekonomiska konsekvenser.
Applikationen erbjuder en tydlig och sammanhållande process från äskande av medel, till beslut, till genomförande och avslut av projekt. Applikationen gör att du får kontroll på hela projektprocessen som inkluderar budget, utfall, kontroll över likvidbehov och kommande avskrivningskostnader.
För projekt som startas efter beslut om genomförande hanterar lösningen planering och uppföljning av de ekonomiska flödena såsom utfall, projektbudget och projektprognos samt avskrivningar och kapitalkostnader som härrörs till driftmedel.
Hypergene Projekt ger därmed ett kraftfullt stöd för den ekonomiska planeringen genom hela projektlivscykel med projektmodell, projektprognos, projektuppföljning och arbetsprocess.
Sammantaget skapar applikationen förutsättningar för en strukturerad och kvalitetssäkrad process för beslutsfattare som hanterar och fattar beslut om projekt. Stor vikt har lagts på användarvänligheten där informationen presenteras tydligt med verksamhetsnära mått vilket gör att information enkelt kan utläsas.
Stöd i planeringsfasen
Applikationen hanterar upplägg av projekt (befintliga och fiktiva) och budgetramen för eventuella/kommande projektet. När projektet är beslutat att genomföras stödjer applikationen de ekonomiska flödena som krävs för planering och uppföljning. Lösningen kombinerar utfallen från ekonomisystemet med inmatning av projektprognoser och skapar en beräknad prognos som kontinuerligt beaktar utfallet för projektet.
Stöd i uppföljningsfasen
I projektuppföljningen får man en djupare analys av projektets finansiella delar. För användaren åskådliggörs en översikt av projekten varifrån man kan göra urval och komma vidare ner till transaktionsnivå. Analyser kan göras utifrån olika tidsperspektiv, antingen hela projektet utifrån projektets livslängd eller bryta ner analysen per kalenderår.
Lösningen hanterar avskrivningar och kapitalkostnader baserat på prognosticerade värden vilket skapar en komplett bild av de finansiella strömmarna som genereras av projekten. Avskrivningstid och kapitalkostnadsränta registreras på övergripande eller detaljerad nivå enligt den ekonomimodell som tillämpas för projekten.
Avskrivnings- och kapitalkostnadsdata som genereras av lösningen kan användas som underlag i de olika planeringsprocesser där dessa behöver komplettera motsvarande data från anläggningsregister eller liknande källor.
I applikationen Verksamhetsrapportering blir projektens data och rapporter tillgängliga för Hypergene-lösningen i stort så att det går att skapa färdiga och ändamålsanpassade rapporter. Dessa rapporter kan användas till exempel i den politiska beslutsprocessen.
Det går också att koppla Hypergene Projekt mot Hypergenes Inköpsanalys. Det medför ytterligare kontroll på inköpsmönster och avtalstrohet vilket resulterar i förbättrad avtalsuppföljning och ökad avtalstrohet, bättre förhandlingsläge mot leverantörer, minskad administration av avtalslösa inköp vilket ger minskade kostnader för projektet och organisationen.
Med Hypergene Projekt finns en rad fördelar och värden:
Effektiv projektmodell med kundstyrd och flexibel uppföljningsmodell
- Lösningen täcker hela livscykeln från idé till genomfört projekt.
- Manuella sammanställningar elimineras helt.
- Kan sortera projekten på många sätt för enklare beslutsfattande.
- Har möjlighet till uppföljning per projektledare.
- Har möjlighet att följa projektet från början till slut över kalenderår.
Kontroll på ekonomiska flöden
- Effektiv och enkel ekonomisk planering som leder till minskade kostnader.
- Håller samman utfall, prognoser, ramar, budget och likviditetsflöden över tiden.
- Har all projektinformation i ett system, integrerat med ekonomisystemet, vilket ger högre kvalitet och säkerhet.
- Synliggör avvikande prognoser vilket ger högre kostnadskontroll.
Strukturerade arbetsprocesser
- Löpande och periodisk ekonomisk planering och uppföljning.
- Periodisk rapportering i form av exempelvis månadsrapporter eller projektrapporter.
- Färdiga månadsrapporter för projekten kan sorteras på flera nivåer i organisationen.
