Del 1 i serien ”5 punkter för bättre styrning av organisationen”: Styr genom få mål och nyckeltal

Styr genom få mål och nyckeltal

Att veta målsättningen med det man gör på jobbet, hur det går och vilka ramar man har att förhålla sig till kan kännas som ett självklart krav från de anställda. Styrningsfrågor berör hela organisationen. Och det kan verka lätt. Det finns en strategi för att beskriva hur organisationen ska ta sig mot sina mål, en affärsplan som anger hur de ska agera och en budget där de bryter ner sina mål i kortare perspektiv.

Parallellt sker uppföljning och analys för att förstå, förbättra och utveckla verksamheten. Men i praktiken är det desto svårare. Studier visar att nio av tio organisationer misslyckas med att följa sin strategi i större eller mindre utsträckning. Bland utmaningarna finns oklara mål, överväldigande informationsmängder och komplexa IT-system som ofta fyller isolerade och skilda funktioner.

Resultatet blir att ledningsgrupper och medarbetare saknar en gemensam och relevant helhetsbild av såväl strategier, mål och riktning som läget just nu. Styrningen kan alltså bli bättre vilket också visades i en undersökning av Hypergene.

Beslutsfattare hos Sveriges 500 största företag fick frågor om sina styrprocesser. 250 företag svarade och gav insyn i hur de arbetade, både i vad som var viktigt att klara av och hur duktiga de bedömde sig vara i respektive process.

Störst förbättringspotential visade sig finnas inom områden som rör att driva agerande och aktiviteter i linje med sina mål. Därefter följde att skapa effektiv planering och uppföljning, det vill säga områden som rör t.ex. budgetprocesser och att följa upp nyckeltal men också att få styrverktygen att leda mot en gemensam riktning.

Sist på listan låg att säkerställa kvalitet och precision i styrsystemen – ett område som företagen bedömde att de hade rimligt bra koll på, relativt de andra områdena. Potentialen finns alltså där. Men det finns också utmaningar i förbättringsarbetet. Inte minst saknar många en struktur för hur de ska arbeta och ibland också ett förhållningssätt till själva styrningsarbetet. Ett komplett facit går inte att ge då alla organisationer är olika.

Men det finns fem enkla tumregler att utgå från och som bidrar

De bidrar på sina respektive sätt till större fokus och mer förändringskraft. Här kommer den första:

Många fokuserar på för många mål och nyckeltal samtidigt vilket leder till splittrat fokus. Våga välja vilka mål och nyckeltal som är allra viktigast att styra utifrån. Då ökar du både fokus och förändringstakt. Att våga välja bort är oftast det svåraste i styrningsarbetet. Och idag styr många organisationer mot många olika mål.

Det leder till splittrat fokus och en onödig osäkerhet i verksamheten. Det kan handla om osäkerhet om vilka mål som är viktigast eller mål som motsäger varandra. Vilket mål har då prioritet? Vilket är avgörande för att vi ska utvecklas åt rätt håll? Vad bör jag prioritera för att göra rätt? Ett färre antal mål skapar tydlighet. Detsamma gäller nyckeltalen.

Många organisationer har hundratals nyckeltal som både ska följas upp och utvärderas. Men inte sällan har nyckeltalen tillåtits att växa i antal utan att någon ifrågasatt värdet av dem. Genom att välja och välja bort nyckeltal skapas även i detta fall en tydlighet i vad som är viktigast. Den ledningsgrupp som klarar att tydliggöra sina prioriteringar för medarbetarna kommer att öka fokus och förändringstakt.