5 råd till dig som ska upphandla beslutsstöd för universitet eller högskola

Vad bör man tänka på när man går in i en upphandling av beslutsstöd?

"Det många vill uppnå med ett systemstöd är delaktighet. Därför är det viktigt att se till slutanvändarnas behov och inte bara till de behov som exempelvis ekonomiavdelningen och dess controllers har. Jag tycker också att det är viktigt att koppla ihop behov och vision, det vill säga tänka långsiktigt och se den större behovsbilden. En annan viktig sak är tidplanen, att inte låta projektet ta för lång tid."

Vad kan Hypergene erbjuda högskolor och universitet?

"Väldigt mycket, skulle jag säga. Hypergene erbjuder ett komplett stöd för verksamhetsstyrning som innehåller en heltäckande palett med tillämpningar, vilket gör att kunderna bara behöver ett enda verktyg. Bland annat erbjuder vi stöd för uppföljning och analys av exempelvis ekonomi, personal, och studentdata (med bland annat integrationer mot LADOK och Nya), budget och prognos, verksamhetsplan, riskplaner och möjligheten till bemanningsplanering.

Vi har dessutom en modul som vi kallar för ”Stöd till projekt”, där man både kan ta fram underlag för sina ansökningar genom att göra budgetar för olika projekt och sedan följa utfallen. Till sist knyter vi ihop allt detta med det vi kallar för ”Verksamhetsrapportering”, där kunderna själva kan sätta samman olika rapporter och låta olika medarbetare kommentera utfall. Användningsområdena med just Verksamhetsrapportering är väldigt många."

Vad är nyttan med Hypergenes beslutsstöd?

"Det finns såklart flera, där den viktigaste kanske är att våra kunder inte behöver arbeta med flera olika system. Hypergene fungerar som navet för hela verksamhetsstyrningen. Lösningens olika moduler kan arbeta ihop och förse varandra med data vilket gör att man både sparar tid och undviker dubbelarbete.

En annan fördel är den kvalitetshöjning som ofta sker i Budget & Prognos-arbetet, främst eftersom budgetprocessen blir mer lätthanterlig och att prognoserna blir säkrare. Generellt sett kan man effektivisera och kvalitetssäkra verksamheten i och med att man lämnar Word och Excel bakom sig och arbetar i ett sammanhållet system som är väl integrerat med verksamhetssystemen."

Vad säger kunderna?

"Vi fick mycket höga betyg i den senaste kundundersökningen vilket är ett bra kvitto på att vi levererar värde för våra kunder. Framför allt vill jag framhålla två fördelar med oss som våra kunder berättar om. Dels att vi har stor kompetens på det här området inom vår leveransorganisation.

Det handlar bland annat om stödet för SUHF-modellen som vi kan arbeta med på lite olika sätt. Dels användarvänligheten. Ska man komma långt ut i organisationen och inte bara vara ett verktyg för controllers så är enkelhet och användarvänlighet viktigt och det får vi ofta höra från våra kunder att Hypergene har."

Vad finns det för fallgropar?

"En fallgrop är att detaljstyra funktionaliteten för mycket i ett tidigt skede. Risken är att man tänker för mycket på hur det fungerar i det nuvarande systemet istället för att helt tänka nytt, vilket faktiskt kan leda till onödiga kostnader. Den bästa lösningen får man ofta fram genom den förstudie våra erfarna verksamhetskonsulter gör tillsammans med organisationen."