Allt om PMO (Project Management Office)

Vad är PMO?

PMO (Project Management Office) är en avdelning på ett företag som arbetar mycket med projekt, projektportföljer och projektstyrning. Projektledningskontorets (PMO) uppgift är att sträva efter att standardisera genomförandet av projekt för att upprätthålla produktivitet, vägleda projektledare och utveckla mätvärden för projektledningen på företaget.

Ett PMO är avsett att fungera som ett centraliserande och samordnat nav för alla projekt, med syfte att skapa effektivitet mellan projekten och definiera standarder i projektledningsprocessen. Det primära målet med ett PMO är alltså att uppnå fördelar genom att standardisera och följa projektledningsprocesser, standarder, policys och metoder.

PMO:er är ibland externa, men oavsett om de är interna eller externa, bör projektledningskontoret förkroppsliga organisationens kultur och strategi för att kunna vara som mest effektiva.

Vad gör ett PMO?

Ett PMO hanterar dokumentation kring projekt och erbjuder riktning och viktiga mätvärden i utförandet av projekten under dess styrning. Genom vägledning hjälper PMO din organisation att få avkastning på sina investeringar och tillföra värde till intressenter genom; projekt, program och portföljer. Detta utförs oftast med hjälp av en PMO-programvara, som ger data och inblickar i projekt och program.

Ditt PMO hjälper också organisationen strategiskt med projektledningen genom att underlätta, eller till och med äga, processen för projektportföljhantering. I denna kapacitet kan PMO:et övervaka och rapportera om aktiva projekt och portföljer till ledningen och främja strategiskt beslutsfattande.

Den operativa projektledningen brukar ofta vara av samma typ när en organisation driver projekt (projektledningsmetodik). Det kan handla om ett agil projektledning, vattenfall, Scrum eller Six Sigma.

Sättet projekten styrs brukar alltså bottna i företagets styrmodell och speglas också i organisationens PMO: En agil organisation har ofta agila projekt, en agil företagskultur och en agil (men samtidigt standardmedvetet) PMO.

Ett PMO är särskilt viktigt att ha på plats när projekten ofta är av större karaktär och verksamheten i stort bygger på genomförandet av ett stort antal projekt som styrs inom ramen för olika projektportföljer. I grunden handlar det om att organisationen behöver säkerställa att de gör rätt projekt och att de projekten görs på rätt sätt.

Vilka olika typer av PMO finns det?

PMO står för Project Management Office. Ett PMO brukar ofta benämnas i engelska termer som just ’Project Management Office’, ’Program Management Office’ eller ’Project Portfolio Management Office’, men de engelska titlarna har lite olika betydelse.

• Project Management Office: Tillhandahåller administrativt stöd för projektledningsteamet och standardiserar projektrelaterade ledningsprocesser.
• Program Management Office: Hanterar styrningsprocessen för programmet och samordnar insatserna från programledningsteamet.
• Portfolio Management Office: Projektportföljledningskontoret övervakar alla projekt och program i en organisation och stödjer projekt- och programledningskontor.

PMO:s ansvarsområden

Ett PMO ansvarar för att säkerställa att projekten levereras i tid och inom budget, men brukar delas in i ansvarsområden beroende på syfte och storlek.

• Strategisk planering och projektstyrning: Detta innebär att definiera projektets kriterier, välja projekt som ligger i linje med affärsmålen och rådgöra med ledningen med hjälp av kostnadsnyttoanalys.
• Definiera projektledningsmetodik: Definiera den projektledningsmetodik som kommer att användas i ett projekt, exempelvis vattenfall eller ett agil metodik.
• Best practice: Detta innefattar att standardisera och konsolidera best practice och processer över avdelningar för att hantera och leverera projekt.
• Gemensam företagskultur: Här fastställer projektledningskontoret en gemensam projektkultur genom kommunikation och utbildning i tekniker, metoder och best practice.
• Resurshantering: Projektledningskontoret hanterar och fördelar resurser över projekt baserat på prioriteringar, scheman, budgetar och mer.

Skapar projektarkiv och hanterar verktyg: PMO tillhandahåller administrativt stöd och investerar i mallar, verktyg och programvara.

PMO, ATO och TO – vad är PMO:s framtid?

McKinsey förespråkar agil transformation för att möjliggöra snabbare beslutsfattande och menar att ett Agile Transformation Office (ATO) kan öka chanserna för att skapa värde

I grunden innebär ’agilt’ på organisationsnivå att du flyttar strategi, struktur, processer, människor och teknologi mot en ny driftsmodell. Detta uppnås genom att återuppbygga en organisation runt självstyrande, högpresterande team och genom att förändra organisationskulturen.

En ATO:s uppdrag skiljer sig från ett traditionellt PMO på avgörande sätt enligt McKinsey:

• Driva transformationsplanen för att skala upp smidigheten i hela organisationen.
• Bygga kapacitet, inklusive att anställa och vidareutbilda talang.
• Fungera som kultur- och förändringsledare.
• Coacha seniora ledare.
• Hantera beroendeförhållanden och fungerar som den slutliga klargöringspunkten för kritiska beslut.
• Skapa och finslipa best practice.

Detta innebär tydliga steg utanför PMO-rollen och kan, i vissa fall, kanske fungera bättre med ’tech-transformation’ som arbetssätt och ett Transformation Office.

Gartner menar att ”2023 kommer agil program- och produktledning ersätta projektledning som den dominerande metoden för effektiv företagsförändring och resultatuppfyllelse”.

Andra tycker att ’agil’ som metodik och samling av värderingar har urvattnats och att McKinseys ”omprofilering” av PMO som koncept är onödig, och går emot det agila manifestets principer (som är grundat i mjukvaruutveckling). Det kan vara bra att hålla isär begrepp, ansvar och roller. När projektledningen blir affärsutveckling eller förändringsledning är den kanske inte projektledning längre?

McKinseys grundtanke kan dock anses vara logisk. Att en mer snabbrörlig och anpassningsbar organisation, som vill fatta snabba beslut, inte passar många långa projektcyklar.

Tips: Ofta är värdeskapande, digitalisering och kontinuerlig förändring nycklarna för att förstå vad din organisation behöver i framtiden i sin projektstyrning.

4 olika typer av PMO

Gartner frågade sig vilken typ av PMO en organisations ska ha och fann att: ”Den bästa sortens projektledningskontor är ett som är anpassat efter vad företaget behöver, på ett sätt som företaget kan förstå och dra nytta av.”:

Exempel på 4 typer av PMO:s som levererar värde

1. Aktivist-PMO

Aktivist PMO:s är populär i organisationer med distribuerad och affärscentrerat projektägarskap. Vanligtvis har aktivist PMO:n en översikt över inkommande projektbehov och stödjer beslutsfattare genom att analysera case och projektförslag för anpassning och riskhantering. Mindre fokus läggs på kontroll.

Denna breda syn ger dig en översikt över projektportföljen och statusen på alla projekt som den innefattar och underhåller, och tillsyn så att när projekt i översikten hamnar i en farozon, kan en medarbetare eller mjukvaran föreslå lösningar.

2. Leverans-PMO

Leverans PMO - även känd som projektleverans-PMO - är den mest vanligt förekommande stilen enligt Gartner. Leverans-PMO:er ansvarar för att planera och kontrollera det taktiska utförandet av projekt enligt företagets förväntningar.

Projektledare uppmuntras att hantera sina projekt, fatta beslut proaktivt och eskalera problem. Målet är också att bygga upprepbara processer och tekniker som kommer att bidra till att bygga en kultur fokuserad på resultat.

3. Compliance-PMO

Compliance PMO är ofta den mest lämpliga stilen för organisationer där dokumentation, processer, procedurer och metoder saknas eller är inkonsekventa. I detta scenario tenderar Compliance-PMO:t att få uppdraget att etablera standardpraxis för att mäta projektets prestanda och stå för utvecklingen av förmågan att förstå statusen för nyckelinitiativ.

4. Centraliserat PMO

När mognadsnivåerna för Project Portfolio Management (PPM) är låga, förlitar sig organisationer på färdigheter och förmågor hos nyckelmedarbetare för att få arbetet gjort. Vid högre nivåer är effektivitet nyckeln, och ledningen söker att minska detta beroende och etablera pålitliga processer för projektuppföljning och rapportering.

I ett centraliserat PMO samlas representanter från de olika projektstödsorganisationerna för att dela med sig av sina metoder i samråd och är en plats där nyanställda snabbt kan bli insatta i hur man bäst arbetar med projekt inom organisationen.

Vill du veta mer om Hypergene Projects?
Hypergenes kunder får stöd för sin projekt-, portfölj- och resurshantering. Hypergene Projects är den del av vår lösning som ett komplett, integrerat och användarvänligt verktyg för roller som Project Portfolio Managers, program- och projektledare och resursägare i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om Projects här eller titta på en 7 minuters videodemo om Hypergene Planning om du istället vill veta mer om den delen av produkten: