Best practise för framtidens ekonomifunktion

I praktiken är planering något alla organisationer ägnar sig åt; man planerar, följer upp och analyserar sin verksamhet och dess prestation. Hur det görs, och hur ofta, skiljer sig dock mycket åt. Många organisationer har till exempel utmaningar med källsystem som inte kommunicerar med varandra, bristande datakvalitet och brist på verktyg för planering och analys. Konsekvensen är att det krävs mycket ansträngning och manuellt arbete då tid läggs på att samla in, kvalitetssäkra och sammanställa siffror, snarare än att på värdeskapande planering och analys. Den ökade trögheten blir dyr när förändringstakten och kraven på verksamheten ökar.

Hypergene har lång erfarenhet av att arbeta med organisationer inom både offentlig och privat sektor. Det har hjälpt oss att identifiera ett antal "best practices" inom planering, uppföljning och analys – områden som tar verksamheten och ekonomifunktionen framåt i sin utvecklingsresa. Vad är det då som de bästa implementerar för processer och stöd för att ta sig in i framtiden? Vad gör de för att gå från ”bra” till ”bäst”? Här har vi samlat sex viktiga utvecklingsområden och kort om vad Hypergene kan göra för att bidra.

Tillgängliggör planering och analys

Många organisationer har valt att gå mot ett mer agilt och decentraliserat beslutsfattande. Risken är annars att planerings- och analysarbetet förlitar sig på centralt placerade experter och då finns inte beslutsunderlaget där besluten fattas. Genom en decentraliserad tillgång till information i ett rollbaserat, proaktivt och enkelt användargränssnitt blir underlaget tillgängligt och relevant.

Exempel från Hypergene: Här förses beslutsfattare med samlad och sammanhållen information från organisationens olika delar via rollbaserade dashboards och vyer. Nyckeltal och KPI:er presenteras tillsammans med detaljerad ekonomisk och operativ information, samt med information från strategiska planer såsom affärs- eller verksamhetsplaner.

Transparent och pålitlig information

Att leda en verksamhet är utmanande och helst vill du undvika att mötestid ägnas åt att diskutera om affärsdata och KPI:er är korrekta, aktuella och relevanta. Oavsett val av teknisk lösning ser därför de mest effektiva organisationerna till att beslutsfattare på alla nivåer i verksamheten kan utgå från transparent och pålitlig information. Dessutom säkerställs att kvalitetssäkrade och uppdaterade KPI:er finns tillgängliga i realtid.

Exempel från Hypergene: Här kan beslutsfattare följa relevanta nyckeltal och KPI:er, analysera trender och identifiera avvikelser – och därigenom fatta bättre beslut. Information hämtas in via integrationer med de olika verksamhetssystem som organisationen använder och omformas för att anpassas till beslutsinformation. Utfall och prestationer kan därmed presenteras tillsammans med den planeringsdata som registrerats i Hypergene. Dessutom kan du dra nytta av integrationer med era befintliga BI-lösningar för att dela och visualisera information åt båda håll.

Rullande prognos och analys

Traditionella årsbudgetar blir snabbt gamla, vilket varit ett faktum länge men blivit ännu tydligare under de senaste åren. Många går därför från traditionell budgetering och prognoser till rullande prognoser och analysmetoder. Ett rullande perspektiv är helt enkelt bättre anpassat till hur mångas verklighet ser ut. Även här behövs ofta en systemlösning som stöder det nya arbetssättet, utan begränsningar kopplat till t.ex. räkenskapsår eller hur rullande KPI:er och trendanalys kan beräknas och visualiseras.

Exempel från Hypergene: Via en intuitiv och själv-service-baserad tjänst definierar du själv de planeringsmodeller som passar er verksamhet bäst. Lösningen ger, utöver möjligheter till budget och årsbunden prognos, också stöd för rullande prognosmodeller – något som skapar helt nya förutsättningar för ökad precision i planeringsarbetet. Med Hypergene kan du därmed blicka framåt utifrån där ni är idag och vara mer agil i dina uppföljningar och analyser. Då kan du anpassa planer och resursallokering baserat på förändringar i ekonomin, branschen eller den egna verksamheten. 

Använd verksamhetsnära drivare

Många upplever stort värde med använda drivarbaserade planerings- och simuleringsmodeller för att bli mer verksamhetsnära. Oavsett om planeringen är top-down, bottom-up eller en kombination av båda, bör de drivarbaserade planerings- och simuleringsmodellerna tillhandahålla realtidsdata och vara tillgängliga för chefer och mer avancerade användare på alla nivåer i organisationen. Helst bör modellerna anpassas till behoven hos affärsområdena/avdelningarna, liksom till olika typer av planeringsprocesser. En del av verksamheten kan till exempel vilja planera och simulera med hjälp av drivare på hög nivå, medan en annan del av verksamheten kan vilja utgå från mer detaljerade prognoser.

Exempel från Hypergene: Här länkar du samman den finansiella planeringen med operativa och verksamhetsnära planeringsprocesser. På så sätt effektiviseras budget- och prognosarbetet samtidigt som precision och tillförlitlighet i informationen förbättras. I lösningen kan du addera drivarbaserade planeringsmodeller för att nå ökad precision och kvalitet i planeringsarbetet, t.ex. inom personalplanering och projektplanering. Med de drivarbaserade modellerna möjliggörs även att organisationen planerar på ett verksamhetsnära sätt.

Scenarioplanering och analys

Det har blivit allt viktigare att ha förutsättningar till en flexibel planeringsprocess med tillhörande drivarbaserade simuleringar, avancerade analysmöjligheter och smarta verktyg för scenarioplanering. Därför behöver ekonomifunktionen ge tillgång till verktyg för simuleringar, prognoser och scenarier på alla nivåer i verksamheten – inte minst med hjälp av kvalitetssäkrad och sammanhängande realtidsdata. Det innebär vanligtvis att du behöver en agil systemlösning som erbjuder kombinerade planerings- och analysmöjligheter.

Exempel från Hypergene: Här kan du hantera såväl snabb och exakt planering som dynamisk analys, skapa scenarios och i förlängningen förstå trender och avvikelser för bättre beslut. Du har dessutom stora möjligheter att analysera ad hoc, lägga till nya dataströmmar och analyskällor och kunna dela rapporter både internt och externt. Allt är rollbaserat vilket gör att du tillhandahåller den information som är relevant för respektive person.

Ta ett holistiskt perspektiv på verksamheten

Slutligen bör du anlägga ett helhetsperspektiv på verksamhetens planering och knyta samman den strategiska affärsplaneringen och analysen med den finansiella/operativa affärsplaneringen och analysen. I det ingår att bryta ner strategier och affärsplaner till perspektiv och aktiviteter och koppla samman mått och KPI:er från både det strategiska och det finansiell/operativa perspektivet. I grunden handlar det om att implementera ett arbetssätt där planeringen inte görs i silos eller bara av chefer, utan över hela verksamheten. Då involveras alla relevanta intressenter för att säkerställa konsensus, konsekvens och sammanhållning.

Exempel från Hypergene: Här får du ett komplett stöd för digitaliserad affärs- och verksamhetsplanering. Planer kan konfigureras och struktureras på ett sätt som passar er verksamhet, från övergripande vision och mål till aktiviteter som enkelt kan delas med olika intressenter och ansvariga inom organisationen. Information som relaterar till strategiska planer är sömlöst tillgängligt i Hypergenes övriga delar, något som ger dig förutsättningar för en transparent och holistisk planering, uppföljning och rapportering genom hela organisationen. Därmed kan strategiska initiativ också följas upp tillsammans med ekonomisk och operativ information.

Från bra till bäst

Det är givetvis inte alla välskötta och framtidsorienterade organisationer som skulle kunna hävda att de konsekvent tillämpar alla de best practise som nämns ovan, men de har ofta tillämpat flera eller rent av de flesta av dem. Dessutom strävar de ständigt efter att ytterligare förbättra sina planerings- och analysprocesser. På Hypergene vill vi finnas till för de som vill driva förändring eller öka sin effektivitet och kvalitet. Ytterst handlar det om att skapa ökad konkurrenskraft genom att möjliggöra högre effektivitet. Hör gärna av dig om du vill prata mer om era framtidsfrågor.

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: