Beyond Budgeting – principer, definition och vad som krävs

Om du arbetar med traditionell budgetering kan det vara svårt att ställa om när förutsättningarna ändras och om en kostnad skjuter i höjden har du kanske inte möjlighet att planera om dina resurser.

För att spara tid är det därför många som ställer om sin planerings-, budget- och prognosprocess till att mer fungera i linje med principerna bakom Beyond Budgeting. Du kan då gå ifrån en detaljrik budget som sträcker sig över en tidsbestämd period till att arbeta med drivare, tidsperioder som passar din verksamhet och målsatta nivåer kopplade till nyckeltal i stället för kostnadsställen och konton.

Beyond Budgetings 12 principer

Enligt Beyond Budgeting Institute är Beyond Budgeting en styrningsfilosofi med 12 tillhörande principer som inte bör ses som en checklista, utan vägledande principer som hjälper dig och cheferna i er organisation att styra och leda. Principerna är indelade i (decentraliserat) ledarskap och (agil) styrning:

Ledarskap med Beyond Budgeting

1. Syfte: Engagera medarbetare genom djärva, kommunicerade och långsiktiga gemensamma mål för att skapa ett gemensamt syfte och en gemensam strävan, i stället för fokus på att nå kortsiktiga finansiella mål.

2. Värderingar: Styr genom sunda värderingar och sunt förnuft i stället för detaljer och regler.

3. Transparens: Sätt inte information i silos. Öppna upp och låt medarbetarna reglera och utbilda sig själva och skapa egen kontroll och innovation.

4. Organisation: Kultivera en känsla av tillhörighet och organisera arbetet runt team som har ett gemensamt ansvar. Undvik kontroll och byråkrati.

5. Självstyre: Lita på att medarbetarna agerar i företagets intresse och straffa inte alla om någon utnyttjar situationen.

6. Kunder: Koppla allas arbete till aktiviteter som skapar värde för kunden och undvik mål- och intressekonflikter.

Styrning med Beyond Budgeting

7. Rytm: Organisera affärsrytmen kring händelser, inte bara kalenderåret.

8. Mål: sätta riktade, ambitiösa och relativa mål. Undvik ”vattenfall-tänk” och fasta mål.

9. Planer och prognoser: Gör planering och prognoser till smidiga och opartiska processer. Undvik stelhet och politik.

10. Resursfördelning: Fostra kostnadsmedvetenhet och tillgängliggör resurser när behov finns i stället för detaljerad årsbudgetering.

11. Prestationsutvärdering: Utvärdera prestationen holistiskt och med feedback från andra medarbetare (teamet) för att skapa en lärande upplevelse och utveckling. Prestationsutvärderingen ska inte enbart vara baserat på mätetal och inte heller enbart lägga grunden för belöning (bonus).

12. Belöningssystem: Belöna delad framgång i jämförelse mot konkurrenterna. Inte baserat på fasta prestationsavtal.

”Beyond Budgeting” som begrepp lägger en stor del av företagets förändringsarbete i händerna på ekonomiavdelningen och CFO:n. För att denne ska lyckas krävs en djup förståelse för verksamhetens KPI:er och drivare och verksamheten i stort. Det krävs också mandat och samsyn bland ledning och chefer.

Definitionen av Beyond Budgeting

Eftersom de 12 principerna ska fungera som en guide är det svårt att veta vilken nivå man måste nå upp till ”principmässigt” för att kunna säga att man arbetar med Beyond Budgeting. Många företag arbetar med principerna genom andra styrfilosofier utan att ha definierat dem som ”Beyond Budgeting”.

Begreppet ’budgetlös styrning’ eller ’dynamisk styrning’ har använts sen 1970-talet och är synonymt med Beyond Budgeting, men har inte samma tydliga begreppsmässiga koppling till Beyond Budgetings principer.

Vad krävs för att lyckas med Beyond Budgeting?

Att börja arbeta utifrån Beyond Budgetings principer kan vara en stor omställning som inte passar alla. Det är idag något mer vanligt bland mjukvaruföretag som har en mer agil styrning och arbetssätt.

För traditionella eller hierarkiska verksamheter kan Beyond Budgeting uppfattas som svårt. Samtidigt är Handelsbanken och Volvo två kända exempel på företag som tagit steget mot Beyond Budgeting och allt fler visar intresse, enligt Boston Consulting Group.

Många företag som har försökt gå över till Beyond Budgeting har haft svårigheter för att deras affär, ledtider, organisation eller befintliga styrsystem inte stödjer den budgetlösa styrningen. Var därför beredd på att göra en grundlig utvärdering och plan för förändringen. Kanske behövs det ett eller flera mindre steg och förändringar innan “det stora klivet”?

Att ha ett stöd i form av en bred planeringsmjukvara, färdiga strategier och målsättningar är också förutsättningar för att lyckas. Mjukvaran ska stödja arbetet med Beyond Budgetings principer och möjliggöra decentraliseringen, kommunikationen och flexibiliteten. Den skapar också ett gemensamt ägandeskap.

Tänk också på att bara för att beslut kan fattas snabbare betyder inte nödvändigtvis att besluten blir bättre. Bättre beslutsunderlag (baserade på fakta, data och insikter) brukar däremot leda till bättre beslut.

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: