Budgetplanering: Definition och utmaningar

Budgetplanering är en fundamental process inom företag och organisationer som innebär utformningen av en detaljerad ekonomisk plan för en specifik tidsperiod, ofta ett räkenskapsår. Denna process är avgörande för att kunna styra och förutse ekonomiska händelser, underlätta beslutsfattande och säkerställa en sund finansiell förvaltning.

Kärnan i budgetplaneringen är att skapa en balans mellan intäkter och kostnader, vilket innefattar allt från dagliga driftskostnader till strategiska investeringar. Organisationens avdelningar eller affärsområden utgör ofta grunden för budgetens uppbyggnad. Den utgör en plan för de förväntade resultaten under den period den är avsedd för. I budgeten ingår både intäkter, kostnader, eventuella investeringar och kassaflöden.

Budgeten inkluderar vanligtvis tre huvudkomponenter:

Resultatbudget är ofta huvudfokus vid budgetering och inbegriper beräkning av företagets intäkter och kostnader. Syftet är att planera och styra intäkterna och kostnaderna för att uppnå optimal t finansiellt resultat.
Likviditetsbudget innebär en sammanställning över företagets in- och utbetalningar under planeringsperioden. Syftet är att säkerställa att det finns tillräcklig likviditet för att täcka kommande betalningsåtaganden. Det handlar om att övervaka och hantera pengaflöden för att undvika likviditetsproblem.
Budgeterad balansräkning visar förväntad utveckling av företagets tillgångar, skulder och eget kapital. Det ger en prognos för hur företagets finansiella ställning kommer att se ut vid periodens slut.

Budgetplanering för företag

Många organisationer genomgår en budgetprocess, där man arbetar i olika steg för att fastställa budgeten. Samtidigt genomförs en uppföljningsprocess för att rapportera utfall jämfört med budgeten och identifiera behovet av eventuella korrigeringar. Sättet organisationer hanterar sin budgetprocess varierar, men den följer generellt sett en cyklisk och iterativ process.

Budgeten byggs ofta upp utifrån organisationens olika avdelningar eller affärsområden och är många gånger kopplad till företagets strategiska mål och affärsplan. Budgeten används som ett verktyg för att tilldela resurser och för att definiera nyckeltal (KPI:er) som man vill följa upp verksamheten på. Genom att koppla budgeten till dessa mål, kan organisationen mer effektivt styra sin verksamhet mot önskade resultat.

Budgetplaneringens steg, riktlinjer och direktiv

Vanligtvis skapar man budgeten en gång per år, och arbetet börjar ofta några månader innan det innevarande verksamhetsåret avslutas. För att förbereda budgeten behöver man ofta utvärdera det förväntade utfallet av det pågående året eftersom det tjänar som en grund för den nya budgeten.

För att underlätta budgetprocessen utvecklar man ofta riktlinjer eller budgetdirektiv, som kan inkludera faktorer som inflation, räntor, investeringsmöjligheter eller löneutrymme. Antalet personer involverade i budgetprocessen varierar med verksamhetens storlek. I små företag deltar ofta bara några få personer såsom VD och personer från ekonomiavdelningen, medan stora verksamheter involverar flera funktioner och avdelningar.

Året avslutas med en genomgång av budgeten där nya faktorer tas med i beräkningen och eventuella ändringar görs för det pågående året. Därefter granskas planeringsförutsättningarna och man utvärderar vad verksamhetsplanen eller affärsplanen säger om framtiden. Baserat på detta föreslås budgeten för det kommande året, och ibland inkluderas även flerårsbudgetar.

Sista steget är att fastställa budgeten, och sen återvänder man till årsbokslutet. Tiden det tar att genomföra budgetprocessen varierar, men det är vanligt att den inleds på försommaren och avslutas under senhösten.

En väl genomförd budgetplanering gör det möjligt för företaget att:

Förutse framtida finansiella behov och möjligheter.
Identifiera och hantera risker och osäkerheter.
Optimera resursanvändning och kostnadseffektivitet.
Understödja strategisk planering och långsiktig hållbarhet.
Förbättra kommunikationen och samarbetet internt kring ekonomiska frågor.

Budgetplanering är inte bara en process för att upprätta en finansiell vägkarta, utan också ett kritiskt verktyg för övergripande strategisk ledning och styrning av en organisation.

Utmaningar i budgetplaneringen i större organisationer

Eftersom omvärlden är osäkrare nu och ekonomiavdelningen hanterar alltmer data menar McKinsey att de teamen som lyckas bäst med finansiell planering och analys bygger in snabbhet och flexibilitet i sitt arbete genom att installera ny teknik, utnyttjar nya datakällor, nya typer av kompetenser och lansera nya rapporteringsprocesser. Så här vänder du utmaningar till möjligheter:

Komplexitet i företagsstrukturen

Större organisationer har ofta många avdelningar med olika behov och mål. Att balansera dessa behov och säkerställa en optimal fördelning av resurser är en stor utmaning. Det är viktigt att skapa en öppen kommunikationskanal mellan avdelningarna och att ha en budgetprocess som ser till helheten och hur olika avdelningar bidrar till att nå målen.

Snabbföränderliga marknadsförhållanden

Ekonomiska svängningar, förändringar i konsumentbeteende och globala händelser kan snabbt påverka en organisations ekonomiska position. Flexibilitet och anpassningsförmåga i budgetplaneringen är avgörande. Det kan vara klokt att inkludera scenarioplanering och regelbundna budgetöversyner för att hantera dessa osäkerheter.

Teknik

Med den snabba teknologiska utvecklingen kan det vara svårt att förutse vilka investeringar som kommer att vara mest fördelaktiga på lång sikt. Organisationer bör prioritera teknologi som inte bara stödjer nuvarande verksamhet utan också erbjuder flexibilitet för framtida expansion och effektivisering.

Internt motstånd och förändringshantering

Implementering av en ny budgetprocess kan möta motstånd från anställda som är vana vid gamla arbetssätt. Ledarskap och tydlig kommunikation är nyckeln till att hantera denna utmaning. Det är viktigt att förklara varför förändringar görs och hur de kommer att gynna organisationen som helhet.

Uppföljning och upprätthållande av budgetdisciplin

Att säkerställa att alla avdelningar följer budgeten är en annan utmaning. Det krävs regelbunden kontroll och uppföljning. Användandet av en budgetmjukvara för att spåra utgifter i realtid kan vara mycket användbart för att upprätthålla disciplinen.

Brist på datakvalitet

Höga standarder för datakvalitet är avgörande för effektiv budgetplanering. Felaktiga eller ofullständig data kan leda till felaktiga analyser och beslut. Organisationer bör investera i system och processer för att säkerställa noggrannhet och tillförlitlighet i deras finansiella data.

Brist på integration mellan olika datasystem

Många större organisationer använder en mängd olika datasystem som inte alltid kommunicerar effektivt med varandra. Detta kan leda till informationsisolering och ineffektivitet. Att investera i integrerade system eller utveckla API:er för att koppla samman olika system kan hjälpa till att skapa en mer effektiv budgetprocess.

Övertro på Excel och för mycket manuellt arbete

Medan Excel är ett kraftfullt verktyg, kan överdrivet beroende av det för komplexa budgetprocesser leda till ökad risk för fel och ineffektivitet på grund av det manuella arbetet. Att övergå till mer avancerade budgeteringsverktyg och automatisering kan hjälpa till att minska tiden för datainmatning och analys, samtidigt som man ökar noggrannheten och insikterna i budgetprocessen.

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning:

Videodemo (7 min)