Egenkontroll: Vad, hur och varför?

Vad är egenkontroll?

Egenkontrollen är en process där företaget granskar sin verksamhet, produkt eller tjänst för att säkerställa att de lever upp till krav och förordningar.

Det kan inkludera aktiviteter som regelbundna granskningar och revisioner av affärsprocesser, rutiner för rapportering, uppföljning av brister och utbildning av personal (kring företagets policyer och riktlinjer kopplade till egenkontrollen).

Målet med egenkontroller är att förebygga problem och förbättra kvalitet i verksamheten genom att identifiera och rätta till eventuella brister och på så sätt säkerställa kvalitet och effektivitet, men egenkontrollen ersätter inte extern granskning eller tillsyn.

Varför arbetar företag och organisationer med egenkontroll?

Egenkontrollen är ett sätt för företag och organisationer att säkerställa att verksamheten utförs i linje med de krav som ställs. Företag genomför alltså egenkontroller för att säkerställa att de följer interna och externa regelverk som exempelvis livsmedelslagen, miljöbalken, plan- och bygglagen, redovisningsstandarder, skatteregler, GDPR och arbetsmiljöregler.

Egenkontroller hjälper också företag upptäcka och rätta till brister i sitt system för internkontroll och processer, och på så sätt kontinuerligt förbättra verksamheten. Egenkontroll som arbetsprocess är därför nära sammankopplat med systematiskt kvalitetsarbete.

Med egenkontroll kan ditt företag upptäcka och rätta till eventuella problem tidigt, vilket kan bidra till att minimera risker, nå mål och stärka förtroendet hos kunder, myndigheter, andra intressenter och samhället i stort.

Måste man göra egenkontroll?

Egenkontroll gäller för alla verksamheter som har någon påverkan på människors miljö eller hälsa. Detta innebär att det är upp till verksamhetsutövaren att själv ta ansvar för att övervaka, mäta och utvärdera sin verksamhet för att säkerställa att man uppfyller de lagar och regler som gäller.

Exempel på verksamheter där kravet på egenkontroll kan vara särskilt viktigt inkluderar miljö, livsmedel och vård- och omsorg. Inom miljö kan det handla om verksamheter som påverkar luft, vatten eller mark, till exempel industrier eller avfallsanläggningar.

Inom livsmedelsområdet är det viktigt att se till att livsmedlen är säkra och av hög kvalitet, medan inom vård- och omsorg är det viktigt att säkerställa att patienterna får rätt vård och behandling.

För att kunna klara de avgörande kraven som verksamheten har spelar egenkontrollen en viktig roll.

Hur arbetar man med egenkontroll?

Arbetsprocessen kopplad till egenkontroll kan delas in i steg:

• Identifiera relevanta krav, regler och lagar: Första steget är att känna till lagar och regler kopplade till din verksamhet.
• Definiera mål: Fastställa vad du vill uppnå med din organisations egenkontroll och börja dokumentera processen.
• Identifiera processer och aktiviteter som ska granskas: Identifiera de som är viktiga för verksamheten och som behöver granskas regelbundet.
• Implementera kontrollrutiner: Fastställ rutiner för egenkontroll, inklusive vem som ansvarar för granskning, när granskningarna ska genomföras och hur resultaten ska rapporteras.
• Genomför granskningar: Granska processer och aktiviteter som har identifierats.
• Analysera resultat: Organisationen bör analysera resultaten från granskningarna och identifiera eventuella brister eller problem.
• Vidta åtgärder: Vidta åtgärder för att rätta till brister och säkerställa att verksamheten följer lagar och regler.
• Uppföljning: Följa upp granskningarna för att säkerställa att åtgärderna har vidtagits.

Tips: Det är viktigt att arbeta med egenkontroll på ett systematiskt sätt och att kontinuerligt uppdatera planen, dokumentationen och kontrollrutinerna för att säkerställa att de är anpassade till förändringar i verksamheten.

Egenkontroll enligt miljöbalken

Enlig naturvårdsverket så gäller kravet på egenkontroll så snart miljöbalken gäller, det vill säga redan när det finns en risk för att verksamheten kan medföra olägenheter för människors hälsa eller påverka miljö.

I miljöbalkens 26 kap. 19 § står det att egenkontroll innebär att den som bedriver verksamhet som kan påverka miljön är ansvarig för att ta fram och genomföra åtgärder för att förebygga och minimera risken för föroreningar och andra miljöpåverkan.

Detta kan till exempel innebära att man mäter och övervakar utsläpp av olika föroreningar, hanterar farligt avfall på rätt sätt och se till att man uppfyller alla nödvändiga krav för tillstånd och villkor som reglerar verksamheten.

Allmänt så är miljöbalken en lag som syftar till att skydda människors hälsa och miljön, och den gäller för alla verksamheter som kan påverka miljön negativt.

Egenkontroll enligt livsmedelslagen

Inom livsmedelsbranschen är egenkontroll en lagstadgad process där man som livsmedelsproducent ansvarar för att säkerställa att livsmedlen som man producerar är säkra och av hög kvalitet.

Detta innebär att man själv ska övervaka och mäta olika aspekter av produktionen, som till exempel temperaturer, hygien, rengöring och spårbarhet.

Hypergene hjälper (exempelvis) IFO, hemtjänsten, kommuner och regioner med mjukvarustöd som (bland annat) täcker egenkontroll.

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: