Ekonomistyrning – styrsätt och styrmedel

Ekonomistyrningen (Financial Control, Financial Management eller Financial Planning) har historiskt sett varit mer inriktad på kostnadskontroll, men ekonomistyrningsarbetet har med tiden vidgats till att inkludera mer än ekonomiska mått och mål.

Idag är också olika former av planering, kalkyler, mätningar, kontroller, regelefterlevnad, undersökningar av intäkter och kostnader, hantering av kassaflödet, budgetering och budgetuppföljning en del av ekonomistyrningsarbetet. Genom att se till mer än organisationens ekonomiska händelser och de slutsatser som kan dras kring dessa, kan ekonomistyrningen även vägleda och blicka framåt.

Ofta kokar ekonomistyrningen ned till att hjälpa chefer i organisationen att styra och planera genom att förmedla ekonomiskt beslutsunderlag och säkerställa ekonomisk uppföljning på både lokal och central nivå.

En förlängning av ekonomistyrning är det bredare begreppet verksamhetsstyrning, definierat som alla åtgärder som ledningen på olika nivåer vidtar för att uppnå ett visst resultat.

Ekonomistyrning i praktiken

Inom ekonomistyrning är uppföljningen en viktig del. Den tar avstamp i att olika chefer i verksamheten har olika budgetar och mål. Dessa följs oftast upp av en controller och av cheferna själva, för att se om deras del av verksamheten följer budget och styr mot uppsatta mål.

En annan viktig del av ekonomistyrningen är analys. I många fall tar det arbetet onödigt lång tid på grund av manuellt arbete med att sammanställa och kvalitetssäkra data. Därför strävar de flesta efter att effektivisera och automatisera arbetet för att frigöra tid för själva analysarbetet och mer framåtblickande.

Då kan också bättre beslutsunderlag skapas, vilket ofta består av insikter och information hämtat från ett beslutsstödsystem som Hypergene. Där finns verksamhetsmått, lönsamhetsmått och finansiella mått tillgängliga i rollbaserade rapporter och dashboards.

Arbetet med ekonomistyrningen kan kokas ned till att:

1. Bedöma nuläge med fokus på ekonomin.
2. Definiera ekonomiska mål kopplade till affärsmålen.
3. Utifrån strategi och affärsplan lägga fördela ekonomiska resurser för att målen ska nås.
4. Omsätta plan och budget till handling.
5. Övervaka och utveckla planer och styrning.

3 styrsätt inom ekonomistyrning

Det finns tre huvudsakliga styrsätt inom ekonomistyrning och för att lyckas bör ditt synsätt matcha företagets behov. Handlingsstyrning, personalstyrning och resultatstyrning skiljer sig åt, men kombineras oftast.

1. Handlingsstyrning (Action Control) styr personalens agerande genom att förhindra vissa handlingar eller säkerställa att de följer vissa regelverk eller processer. Här gäller det att veta vilka handlingar som hjälper företaget att nå sina ekonomiska mål.

2. Personalstyrning (Personnel Control) är mjukare än den lite hårdare handlingsstyrningen och är ett decentraliserat synsätt där medarbetarna tar mer ansvar som individ och grupp. Det kan dock leda till otydliga mål och en företagskultur där man kontrollerar varandra.

3. Resultatstyrning (Result Control) fokuserar på resultat och måluppfyllelse. En CFO kan exempelvis få en bonus efter att ha genomdrivit en lyckad kostnadsminskning på avdelningen. Inom resultatstyrning är det viktigt att ha realistiska mål som stödjer företagets mål på lång sikt. Just ekonomiavdelningar har till exempel minskat sina kostnader med 29 procent förra decenniet.

Det är ofta mer framgångsrikt att kombinera styrsätten (och styrmedel) eftersom fokus på endast ett styrsätt kan få många negativa konsekvenser.

Formella styrmedel

När du arbetar med ekonomistyrning bör du ha koll på de olika styrmedel som används. De formella styrmedlen är de som oftast associeras med ekonomistyrning.

• Budgetering är den process som leder fram till en budget, och en budget är en prognos/plan för företagets ekonomiska händelser. Ofta läggs budgetar på olika affärsområden på ett företag och syftar till att kontrollera och styra intäkter och kostnader. Budgeteringen är en viktig del av ekonomistyrningen.
• Kalkylering, där du som controller bearbetar finansiella data som sen läggs fram som en beräkning och ett beslutsunderlag. Kalkylerna bygger i sin tur på kalkylmodeller och oftast styr kalkylen vilken modell du använder (exempelvis produktkalkyl, investeringskalkyl eller kostnadskalkyl).
• Internredovisning: Redovisningen sammanställer information som rör ett företags verksamheten och internredovisningen ger ekonomisk information om interna ekonomiska händelser i form av historiska data som exempelvis transaktioner inom företaget.
• Standardkostnader är förkalkylerade kostnader för ett objekt (exempelvis produkt, enhet eller aktivitet). Standardkostnader kan jämföras med faktiska kostnader och hjälpa till i beslutsfattandet som en del av planeringen.
• Prestationsmätningen mäter något som gjorts (utfall), hur lång tid det tagit och hur bra det gått.
• Benchmarking (prestandajämförelse) handlar om att jämföra ditt företag med andra företag. Oftast handlar det om utvalda delar av din verksamhet och jämförelsen sker oftast med andra i samma bransch eller med liknande förutsättningar. Det handlar nästan alltid om utvalda delar av verksamheten och utvalda branschkollegor.
• Riskhantering: Vid riskhantering och riskanalyser är ekonomi nästan alltid en faktor, eller en risk i sig. Även riskhantering bör tas med i beräkningen när du arbetar med ekonomistyrning.

Organisationsstruktur

Organisationsstruktur ses av många som en viktig del av ett företags styrning. Till exempel kan valet av organisationsform och hur du belönar medarbetare vara avgörande för hur målen nås. Exempel på det som kan sägas ingå inom organisationsstruktur är:

• Företagets styrmodell: Den styrmodell som företaget valt påverkar hur företaget och ekonomin styrs och hanteras.
• Organisationsformen påverkar hur ditt företag styrs. Både via lagar och regler (även finansiella), men också det övergripande syftet. Det kan även finnas organisationsformer inom en organisation (exempelvis produktorganisation och divisionsorganisation).
• Ansvarstagande är nära kopplat till organisationsform, organisationsmodell och personalstruktur. Vem som tar ansvar för vad har oftast att göra med företagets heretiska indelning. En centraliserad ekonomiavdelning kan till exempel ha mer att säga till om.
• Belöningssystem handlar oftast om att ge ersättning till medarbetare i utbyte mot prestation kopplat till måluppfyllelse. Det kan ges individuellt, till en grupp eller till hela företaget.
• Beslutsprocess: Hur fattas beslut? Det är en viktig del av styrningen. Ekonomi brukar oftast ha en roll i beslutsfattandet, men har historiskt sätt varit en tillbakablick, men idag är det fullt möjligt att även blicka framåt.

Mindre formaliserad styrning

Även om ekonomistyrningen oftast beskrivs som olika formella styrmedlen finns även mindre formaliserad styrning som påverkas av (och påverkar) ekonomistyrningen och därmed inkluderas.

Begreppen kan även ses som fristående och har på senare tid tagit mer plats i hur företag styrs. Modern ekonomistyrning tar i högsta grad med exempelvis medarbetare som faktor. Exempel på den mindre formaliserade styrningen är:

• Företagskulturen påverkar hur företaget styrs och en företagskultur som är hjälpsam, framåtblickande och villig att ta till sig insikter kring företagets ekonomi kan påverka ekonomistyrningen på ett väldigt påtagligt sätt.
• Medarbetarskap: Här handlar det om att gemene man ställer upp, tar ansvar gentemot gruppen, utför det som stödjer företagens mål och ger feedback. Medarbetarskapet kan förbättras och styras till att (åtminstone indirekt) stödja ekonomistyrningen genom att chefer lämnar ifrån sig ansvar till medarbetaren för att förbättra medarbetarens relation med företaget och andra medarbetare. Medarbetarskap har en nära koppling till personalstyrning.
• Ledningsstöd: När man säger ledningsstöd menar man ofta ett ledningssystem (som kvalitetsledning) eller en person som stödjer ledningsgruppen i sin yrkesroll (chefsstöd). Det kan också handla om en rådgivande styrelse (advisory board) som är tillsatt av ett företags styrelse eller ägare, för att ge strategiska råd.
• Kompetensuppbyggnad: Att ha rätt kompetenser i gruppen som hanterar ekonomistyrningen är A och O, men det handlar också om att det ska finnas kompetens kring mottagandet av ekonomistyrningen (precis som mandat, resurser och tid). Genom att utveckla kompetenser kan företaget och ekonomistyrningen gå i rätt riktning.
• Lärande: Lärande är nära kopplat till kompetensuppbyggnad, men handlar mer om kompetensöverföring i vardagen och en öppenhet kring brist på förståelse och möjligheten att få skapa förståelse.

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: