Ekonomisystem – vad det är och hur det används

Vad är ett ekonomisystem?

Ett ekonomisystem är en programvara som hjälper företag hantera och automatisera sina ekonomiska processer. Dessa system inkluderar funktioner som bokföring, fakturering, lönehantering, kund- och leverantörsreskontra, skattehantering och order.

Ofta benämns ekonomisystemet som affärssystem eller är en del av och en funktion i ett affärssystem. Genom att använda ett ekonomisystem/affärssystem kan företag automatisera manuella och tidskrävande processer och därmed effektivisera sin verksamhet.

Ekonomi- och affärssystem tar hand om ekonomirelaterade processer och data utifrån ett historiskt perspektiv och ett nulägesperspektiv (vad har hänt) medan ett budget- och prognossystem har ett framåtriktat perspektiv (vad kommer hända).

CRM- och affärssystem (ERP-system) har viktiga och framskjutna positioner bland ett företags mjukvaror, men ett budget- och prognossystem och/eller planeringssystem som inkluderar analys, rapportering och uppföljning hjälper till att styra organisationen strategiskt.

Hur använder företag ekonomisystem?

Företag använder ekonomisystem för att automatisera sina ekonomiska processer och öka sin produktivitet, till skillnad från ett budgetsystem som oftast syftar till att öka effektiviteten och underlätta planering, styrning och uppföljning av en organisations ekonomiska resurser.

Genom att använda ett ekonomisystem för bokföring och fakturering kan företag skapa fakturor snabbare och mer effektivt, vilket kan bidra till snabbare betalningar.

Ekonomisystemet hjälper också till att hantera bokföring och redovisning av företagets ekonomiska transaktioner, vilket kan minska risken för fel.

Ett väl utvecklat ekonomisystem bör även ha standardiserade processer för redovisning och lön.

Vilka integrationer borde man ha?

Det är viktigt att ha rätt integrationer med ett ekonomisystem för att få ut maximalt värde av programvaran. Några viktiga generella integrationer kan till exempel vara budgetverktyget, banken, betalningsleverantörer, försäljningsplattformar, orderhanteringssystem, lagerhanteringssystem och Business Intelligence-systemet.

För att kunna planera effektivt behöver du använda information från olika system på ditt företaget, som till exempel ekonomisystem och HR-system. Denna information integreras med förslagsdata och jämförelsedata för att skapa planeringsmodeller i ett system (som exempelvis Hypergene). Det kan vara data från tidigare prognoser eller andra jämförbara källor.

På detta sätt kan planeringsprocessen förenklas och inrapportering av budget- och prognosinformation blir enkel och intuitiv, och du har lyckats knyta ihop din strategiska och finansiella datasäck.

Tips: Kartlägg det ni har och hur ni arbetar nu och få det nya systemet att matcha eller ersätta de befintliga systemet/systemen eller arbetssättet. Kanske kan Robot Processing Automation vara nästa steg för att effektivisera just här?

RPA är en snabbt växande teknik som automatiserar repetitiva och regelbaserade uppgifter, vilket minskar behovet av manuellt arbete. Genom att använda mjukvarurobotar för att utföra arbetsuppgifter som överföring av information mellan system kan du effektivisera era processer.

När du ska byta ekonomisystem

Vid utvärdering av olika leverantörer och system är det viktigt att ha en tydlig specifikation av de processer som det nya ekonomisystemet bör stödja och vilka funktioner som är viktiga. Fokus bör vara på vad ditt företag vill uppnå i stället för exakt hur funktionaliteten ska se ut.

Vad ska man se upp med när man byter ekonomisystem?

När man använder ett ekonomisystem är det viktigt att programvaran är lämplig för företagets storlek och verksamhet. Det är också viktigt att programvaran uppfyller legala krav och föreskrifter.

Det är också viktigt att ha rätt utbildning för personalen som ska använda systemet och se till att det finns tillräckligt stöd och support tillgängligt om problem skulle uppstå.

Motiv och mål är avgörande för att välja rätt ekonomisystem. Det är viktigt att identifiera vad som inte fungerar i det nuvarande systemet för att hitta rätt lösning. Tänk också på företagets framtida mål och hur ett nytt ekonomisystem kan stötta dessa mål.

Företagets mål bör ligga till grund för kravspecifikationen för det nya systemet. Det är viktigt att definiera och presentera målen för systemleverantören. Innan du skapar en kravspecifikation kan det vara användbart att diskutera dina mål med olika leverantörer för att få förslag på lösningar.

Standardiserade eller skräddarsydda lösningar?

Skräddarsydda lösningar fungerar inte alltid med systemets uppdateringar, vilket kan leda till ökade kostnader och ineffektiva rutiner.

Moderna ekonomisystem utvecklas kontinuerligt, och med en standardlösning kan ditt företag dra nytta av förbättringar och utveckling utan att behöva stå för utvecklingskostnader. Men betänk hur de interna rutinerna kommer behöva ändras om du väljer att inte skräddarsy.

Identifiera er själva, era processer och flaskhalsar

Vid val av ekonomisystem bör du leta efter anpassade funktioner för din bransch, bolagsstruktur och styrmodell för att säkerställa att systemet kan stötta era arbetsprocesser på bästa möjliga sätt.

Kartlägg era arbetsprocesser och identifiera ineffektiva processer och flaskhalsar innan ni byter ekonomisystem. Det kan ge en vägledning till vad ni bör fokusera på vid utvärdering av nya system.

Diskutera med leverantörerna om deras input kring att förenkla och förbättra era arbetsprocesser.

Molnbaserat och bred kompetens

Minska kostnader genom att använda molnbaserade ekonomisystem som erbjuder uppdaterad information. Beakta kringkostnader och välj skalbara system som kan anpassas efter företagets behov.

Lägg tid på att välja en leverantör med bred kompetens inom teknik, integrationer och ekonomi. De bör kunna stödja er i alla faser av bytet; från planering till implementering, utbildning och support.

Projektplanering och att få med alla

Avsätt tid och resurser, kommunicera med och engagera ledningen i implementeringen och ha en förståelse för hur det påverkar medarbetare och informera dem och hantera eventuellt förändringsmotstånd.

Att ha flexibilitet och utrymme i sin plan är alltid bra. Tänk också på att skaffa dig en projektledare med verksamhetskunskap och teknisk kunskap. Någon som kan fungera som en nytänkande brygga mellan alla intressenter.

Sätt en realistisk tidplan och prioritera måluppfyllelse framför startdatumet.

IT-avdelningen ska vara med på resan

McKinsey menar att även de VD:ar som är medvetna om den digitala omställningens utmaningar och faktiskt funderar på hur deras företag kan skapa värde med digital teknik, tenderar att underskatta IT-funktionens betydelse.

VD:ar som aktivt påverkar och formar sina företags teknikfunktioner kan positionera sitt företag bättre i en ekonomi där digital kompetens är mycket värdefullt. Oavsett om du är en VD eller inte behöver du ha ditt företags tekniska kompetens med på resan.

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: