Hur Västerås stad blev 27% mer effektiva i budgetarbetet

Med fler än 10 000 medarbetare, 11 förvaltningar, 330 chefer och 700 användare är Västerås stad en stor och komplex organisation. De behövde därför:

• Ett system som kunde hanterar stora användarmängder effektivt.
• Ett system med färdiga modeller och arbetssätt för kommuner.
• Bra stöd för processflöden.
• Hög grad av automatisering
• Integration med ekonomisystemet och andra verksamhetssystem.
• Rollbaserade portaler.
• Enklare uppföljning av budgetavvikelser (både volymer och kronor).
• Flexibelt stöd för att göra prognoser.
• Direkt kunna se resultat av inmatningar och simuleringar genom omedelbar konsolidering.
• Sätta stopp för arbete i lokala databaser, lokala tidplaner, egna Excel-lösningar och egna utformningar av rapporter och inmatningar. Både för att effektivisera och för att riskminimera.

Specifikt problem som exempel: Nämnderna hade prognoser i form av resultaträkning per nämnd i Excel-format. Detta omöjliggjorde analyser. Det var också väldigt svårt att få till en budgetsammanställning. Det var också svårt att få koll på status, tidplaner och att göra avstämningar.

Fördelar och resultat för Västerås stad

Västerås stad har efter införandet av Hypergene förkortat budgetprocessen från att bli klara i slutet av mars till 20 december året innan – en förbättring på ungefär 100 dagar, eller 27 procent.
Västerås stad har fortsatt utvecklat arbetet i Hypergene och har kommit så pass långt att de ser tydliga fördelar och resultat i sin verksamhet:

Budgetarbetet i Hypergene
Idag kan Västerås stad göra en uppföljning på årsbudgeten i januari istället för att riskera tappa det första kvartalet till budgetarbete, som tidigare. Den årliga budgeten kan kompletteras med månadsbokslut och själva budgetarbetet är avsevärt kortare. Summan av interna affärer är numer noll.

Budgetering kan nu ske på valfri detaljnivå. Hypergene är ett system där alla kan se vad de behöver. Du kan alltså välja att växa in i valfri grad av transparens, begränsa information eller göra allt tillgängligt för alla. Belopp i budgeten kan enkelt förklaras och automatiskt ändras när till exempel drivarna förändras. Det är också enkelt att arbeta med periodiserings- och fördelningsnycklar och automatiskt koppla budgetvärden till prognoser.

Genom att ladda in aktuella data från personalsystemet startar budgetprocessen med att alla löne- och lönebikostnader redan är ifyllda baserat på aktuell situation.

En högre kvalitet på ekonomiska data leder till högre kvalitet på beslut som fattas. Excel finns kvar, men det är numer betraktat som ett av flera arbetsverktyg. Du befinner dig i en verksamhet som har effektivare och automatiserade flöden i budget och prognosarbetet.

Användandet av Hypergene
Chefer som tidigare inte gick in i ekonomisystemet ser Hypergene som ett verktyg i vardagen. Alla chefer på alla nivåer i alla nämnder och förvaltningar arbetar med verktyget. De får en bättre överblick av verksamheten. Cheferna slipper gå in i flera olika system och filer och får prognoser varje månad. Det finns ett bättre stöd för ekonomisk rapportering och uppföljning.

Många politiker sitter i både kommunfullmäktige och kommunstyrelsen och det blir enklare för dem att ta till sig enhetliga ekonomirapporter från samma källa.

Det finns nu anslagsfördelning till respektive enhet, trendberäkningar för externa kostnader, det går att göra en Excel-importer från flera nämnder samtidigt (för att exempelvis räkna på interna hyror), allokeringsfunktionen för övergripande fördelning av overhead-kostnaden (för att det ska landa på rätt verksamhetskod) och stora nämnder arbetar med drivare med prislista (exempelvis elever eller skolluncher) och får automatiskt ut intäkter och kostnader.

Samarbetet i Hypergene
Stadsledningskontoret har nu fått ett effektivt stöd för att hålla ihop budgeten tillsammans med ekonomerna. Avstämningar kring ekonomiarbetet förbättras genom en gemensam vy av verkligheten. Ett viktigt mål har varit att skapa ett enhetligt arbetssätt samtidigt som förvaltningarna ska kunna fortsätta ha olika arbetsprocesser.

Gemensam planering, tidsplan och process skapar bättre förutsättningar för dialog. Flaskhalsarna minskar mellan ekonomiavdelningen och cheferna. Stödfunktioner inom ekonomi (exempelvis controllers) upplever att tid sparas genom minskat ”jagande” och ekonomifunktionen får ett gemensamt stöd för årshjulets anvisningar och rapporter.

Den löpande uppföljningen blir tydligare och transparent i verktyget. Analys, uppföljning och kontroll av inrapporterad budget har underlättats. När alla ser status blir uppföljningen enklare. Att följa upp inrapporterad budget är inte längre en djungel av mejl och filer.

Hypergenes mjukvara ger dig underlag för beslut genom att samla in och presentera data från verksamheten för ledningen, chefer och för dig som behöver ha koll på verksamhetsstyrningen. Hypergene hjälper dig fatta beslut, styra mot mål och nå en högre nivå av prestation och effektivitet. Ta en snabbtitt på en kort videodemo här!