”Ju mer vi styr, desto mindre styr vi egentligen”

Johan Åkesson är lärare på Handelshögskolan vid Göteborgs universitet där han forskar och undervisar i ekonomistyrning och styrsystem.

Ökad styrning kan komma från många håll, exempelvis via nya lagkrav eller att företag reagerar med nya interna policys efter att media satt fokus på ett problem. Men oavsett anledning så finns det tydliga tendenser på att det blir för mycket styrning. Johan Åkesson, lärare på Handelshögskolan vid Göteborgs universitet forskar och undervisar i ekonomistyrning och styrsystem och är en av dem som uppmärksammat den ökade styrningen i sin forskning.

Vad menar du med överdos av styrning?

Man kan, lite förenklat, säga att det finns tre olika sorters styrning och arbetar du inom offentlig sektor så blir detta väldigt påtagligt. För det första har vi den rena resultat-/målstyrningen, man mäts på mål eller KPI:er.

Ovanpå det finns det vi kallar handlingsstyrning, vilket kan handla om allt från regler kopplat till myndighetsutövning till att lokala chefer satt upp specifika regler för hur arbetet ska utföras. Handlingsstyrning är den klassiska formen av styrning i den byråkratiska organisationen och förväntas säkerställa likvärdighet.

Den tredje formen av styrning är den kulturella eller social styrningen. Det kan handla om allt från uppförandekoder till medvetet arbete med värderingar. Och när vi i forskningen pratar om en överdos så ser vi att alla tre sorters styrning ökar, det riskerar helt enkelt att bli för mycket styrning. Man tror att styrningen ska hjälpa organisationen att fatta rätt beslut, men istället blir det tvärtom och styrningen riskerar att skapa beslutsosäkerhet.

Vad är riskerna med för mycket styrning?

Ju mer styrning en person utsätts för desto mer ökar risken att man utsätts för motstridiga styrsignaler och till slut orkar man inte bry sig. Jämför med att du är ute och kör bil och var tionde meter kommer en vägskylt som upplyser dig om något, till slut varken ser eller bryr man sig om skyltarna, fastän varje enskild skylt kanske faktiskt har något vettigt att säga.

Inom forskningen kallas det här beteendet för ’decoupling’, dvs att du som chef frikopplar dig från styrningen och går på erfarenhet istället. Och det kan ofta vara en ren överlevnadsstrategi. Tänk dig in i en rektors situation. Rektor är formellt ansvarig för att skollagen följs. Det är idag över 620 paragrafer fördelade på 29 kapitel. Om då skolnämnden adderar ytterligare mål för skolan är det förståeligt att en rektor kanske gör egna prioriteringar. Styrsignalerna bli för många, och inte sällan motstridiga!

Den andra risken är att kvaliteten i arbetet försämras. Att hantera styrsignaler är ofta förknippade med administrativt arbete, utvärderingsrapporter skall skrivas, avvikelser kommenteras. Några extra budgetmedel finns sällan för detta, vilket innebär att resurser från kärnverksamheten går till att hantera den ökade styrningen.

Att detta riskerar sänka kvaliteten är ingen svår gissning. Tyvärr ökar då risken att den lägre kvaliteten möts av ytterligare krav på uppföljning och vi kommer in i en ond spiral som brukar kallas för utvärderingsfällan. Arbetar man i offentlig sektor känner man nog igen sig.

Vad kan man göra åt det?

Jag tror någon måste ta kommandot över styrsystemen, skaffa sig en helikoptersyn och tänka: Hur upplevs styrningen av enhets-, affärsområdes- eller sektionschefen? Reducerar styrning beslutsosäkerhet? En anledning till att det lätt adderas nya styrmedel är att varje nytt initiativ är väldigt lätt att motivera, men sammantaget kan det bli för mycket.

Hur har det blivit så här?

Mycket av problematiken kan man relatera till styrningens historik. Varje tidsperiod har kännetecknats av vissa specifika styrmedel och när skiften sker så är man ofta otydlig när det gäller att ta bort det gamla utan istället så adderas ett nytt lager styrning. Inte sällan finns det internpolitik kopplat till det, man vill inte alltid stöta sig med den eller de som kanske varit eldsjälar och infört tidigare styrmedel så istället lägger man till ett nytt. Kanske tillhör de en annan stabsfunktion.

Ett ytterligare problem är att även om vi rensar ut tidigare styrmedel och hela styrmodeller så finns det en tröghet kopplat till förändring, vilket skapar olika lager, eller sediment av styrmodeller, oavsett om vi vill eller inte. Jämför ovanstående resonemang om frikoppling. Personer, inte minst  med lång erfarenhet tar kanske inte till sig det nya utan frikopplar sig och fortsätter arbeta på det gamla sättet.

Man måste helt enkelt våga sätta ner foten, annars kommer styrningen att fortsätta öka med resultatet att man i praktiken faktiskt styr mindre och får mindre kontroll, och det gagnar inte någon.

Hypergenes mjukvara ger dig underlag för beslut genom att samla in och presentera data från verksamheten för ledningen, chefer och för dig som behöver ha koll på verksamhetsstyrningen. Hypergene hjälper dig fatta beslut, styra mot mål och nå en högre nivå av prestation och effektivitet.

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: