Kanban, Scrum och effektivare arbetsflöden

Vad är Kanban?

Kanban är en visuell styrningsmetod som hjälper dig visualisera arbetsflödet och ger dig en klar bild av arbetsflödet. Det hjälper dig visualisera och organisera produktion, leverans och utveckling.

Arbetsflödet delas in i olika stadier och arbetsuppgifter flyttas framåt på Kanban-tavlan tills de är slutförda. Indelningen och benämningen på de olika delarna kan variera men i grunden handlar det om att lista uppgifter som ska göras, är pågående och genomförda uppgifter. Tavlan kan delas in i flera steg än tre beroende på hur komplicerad arbetsprocessen är. Kanban är japanska och betyder just ”tavla” (skylt/billboard).

Kanbans principer ger dig och teamet information om hur tavlan används. Det ska vara tydligt, gemensamt och uttalat hur många arbetsuppgifter som kan utföras samtidigt. Detsamma gäller när något kan flyttas från ena kolumnen till en annan. Se framför dig hur du exempelvis flyttar post its från ”Påbörjad” till ”Klart” tillsammans med teamet.

Kanban-system och Kanbans principer

Ett Kanban-system kan idag vara en visualiserande mjukvara, men också innebära den systematik, de principer och den grundläggande praxis som styr inom Kanban. För att på bästa sätt kunna arbeta med Kanban behöver du däremot ett projekthanteringssystem, om inte annat för att kunna binda operativ information till arbetsuppgifterna, fördela ansvar, deadlines och utförande.

Oavsett utformning och hur Kanban visualiseras styr ett Kanban-system idealiskt hela värdekedjan från leverantör till slutkonsument och ger dig gradvisa förbättringar i företagets processer.

Kanban-systemets principer

• Börja med det du gör nu: Kanban fokuserar på kontinuerlig förbättring och startar med att förstå nuvarande processer och arbetsflöden.
• Sträva efter inkrementell evolutionär förändring: I stället för att försöka genomföra storskalig förändring på en gång förespråkar Kanban små stegvisa förändringar som bygger på varandra över tid.
• Uppmuntra ledarskap på alla nivåer: Kanban är inte bara för chefer eller teamledare, utan för alla som är involverade i arbetet. Vem som helst kan ta ledarskap och föreslå förbättringar baserat på sina observationer.
• Fokusera på kundens behov och förväntningar: Kanban främjar förståelse för kundernas behov och förväntningar för att höja kvaliteten på de levererade produkterna eller tjänsterna och det skapade värdet.
• Hantera arbetet, inte medarbetarna: Kanban respekterar befintliga roller och ansvarsområden hos teammedlemmar och stärker medarbetarnas förmåga att själva organisera arbetet.
• Granska regelbundet: Kanban uppmuntrar samarbete och att dela sina observationer, idéer och feedback för att förbättra arbetet genom regelbundna översyner.

6 centrala praxisdelar inom Kanban

1. Visualisera arbetsflödet: Visa processtegen och det aktuella arbetet, till exempel på en Kanban-tavla.
2. Begränsa pågående arbete (WIP): Genom att begränsa arbetet till ett förbestämt antal arbetsuppgifter uppmuntras teamet att slutföra pågående arbete innan nytt arbete påbörjas.
3. Hantera flödet: Förbättra hur arbetet flödar genom de olika stegen i arbetsprocessen.
4. Gör processpolicyer explicita: Definiera och visualisera tydliga regler och riktlinjer för hur arbetet utförs.
5. Implementera feedback-loopar: Använda olika former av feedback för att kontinuerligt förbättra arbetet (PDCA).
6. Förbättra samarbetet experimentellt: Använd vetenskapliga metoder för att hypotespröva och gradvis förbättra processer och arbetssätt.

Kanban och Scrum

Till en början var Kanban något som användes vid industriproduktion, men numer är användningen bredare och digital. Bland annat används det mycket inom projektledning, där det dock inte ska missförstås som ett tillvägagångssätt för projektledning. Det kräver nämligen att processer redan är på plats, så att Kanban kan tillämpas för att stegvis ändra den underliggande processen.

Kanban ”behöver” därför ofta Scrum, även om de båda kan ses som agila planeringsmetoder, och Scrum mer är en struktur som kan användas för olika processer eller metoder än en planeringsmetod i sig. Därför passar de bra ihop.

Utvecklare använder ofta exempelvis Kanban-tavlan tillsammans med Scrum-metodik. Inom utveckling är det vanligt att ha fler kolumner (steg) på Kanban-tavlan. Exempelvis ”Testning” och ”Demo”. Där mjukvaran eller koden som utgör arbetsuppgiften testas och visas upp för en produktägare och/eller beställare.

Scrum hjälper team att löpande gemensamt åta sig arbetsuppgifter, begränsa pågående arbete, fokusera på arbetsflödet, effektiviserar produktionen och synliggöra flaskhalsar och eventuella problem. Även designers, ingenjörer, marknadsavdelningar och mer tvärfunktionella team kan använda sig av Scrum tillsammans med Kanban.

Vad är Scrum?

Scrum är en metodik där en produktägare lägger beställningar till ett Scrum-team. Mottagaren av beställningen är en Scrum Master som har till uppgift att se till att teamet, på olika sätt, är optimerat för att genomföra arbetsuppgifterna genom att identifiera och eliminera det som hindrar teamet från att slutföra arbetsuppgifterna.

Arbetsuppgifterna delas in i ’Epics’, som i sin tur delas in i ’Stories’ och ’Tasks’, och arbetsinsatsen mäts ofta i ’Storypoints’. Dessa Storypoints kan ses som en inofficiell mätning av tid.

Metodiken är också uppdelad i en struktur av möten. Stand ups (Daily Scrum) är korta möten som ofta inleder dagen där fokus ligger på att prata om eventuella hinder som teamet står inför under dagen och hur man gemensamt kan övervinna dessa hinder.

Arbetstiden delas in i ’Sprints’ (sprintar) där en Sprint brukar innebära ett par/några veckors Storypoints. Teamet bestämmer gemensamt vad man åtar sig för arbetsuppgifter (Stories och Tasks hämtade från en eller flera Epics i backloggen) inför en Sprint, och går gemsamt igenom sprinten efter den genförts i en Sprint Retrospective.

Det finns även möten som planerar sprinten gemensamt (Sprint Planning), ser över det man har i backlog (Product Backlog Refinement) och går igenom den befintliga sprinten (Sprint Review). Ibland sker något som heter 'Scope Creep' där man ändrar på den befintliga sprinten eftersom man inte kommer lyckas med det man gemensamt åtagit sig.

Arbete där produktionen är nedbrytbar i olika steg inom ett team är väl anpassat för Kanban och Scrum eftersom visualiseringen av och kommunikationen kring arbetsuppgifter är viktigt inom Scrum.

Vill du veta mer om Hypergene Projects?
Hypergenes kunder får stöd för sin projekt-, portfölj- och resurshantering. Hypergene Projects är den del av vår lösning som ett komplett, integrerat och användarvänligt verktyg för roller som Project Portfolio Managers, program- och projektledare och resursägare i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om Projects här eller titta på en 7 minuters videodemo om Hypergene Planning om du istället vill veta mer om den delen av produkten: