KPI:er och hur du tar fram dem

Vad är en KPI?

KPI:er är de mätvärdena från vilka du kan utvärdera möjligheter, utforma framtida mål och följa ditt företags framsteg mot att nå era mål - vare sig det handlar om att driva en förändring eller säkerställa att ni håller er inom uppsatta gränsvärden.

Rätt hanterat ska KPI:erna ge dig full koll på företagets styrkor, svagheter, framsteg och möjligheter. Att ta fram rätt KPI:er är en kritisk komponent både i strategiarbetet och i den löpande verksamheten.

KPI:er och mål

De övergripande KPI:erna är de viktigaste mätetalen och styrmedlen som ditt företag kan definiera och mäta. Du bör även ha KPI:er på lägre nivåer i din företagshierarki per avdelning eller funktion, men principen är då den samma. Dessa operationella/funktionella KPI:er ska helst utgå från och stödja de övergripande KPI:erna och fokusera på effektivitet och processer.

De operationella KPI:erna kan även användas i projekt (status för leveranser och milstolpar) eller för specifika syften, som till exempel riskhantering (riskfaktorer).

Dina företagsmål och de KPI:er som är kopplade till målen ska inte vara för många, motsägelsefulla (målkonflikter) eller orealistiska. Risken är annars stor att förvirring uppstår kring vad som är viktigast att fokusera på och/eller missnöje genom att målen är för svåra att nå.

Företagsmålen ska bottna i din affärsplan eller verksamhetsplan och företagets strategi, som i sin tur ska hjälpa dig förverkliga företagets vision.

För att lyckas styra med hjälp av KPI:er ska det finnas data som kan stödja mätningen, förståelse för vad KPI:erna mäter och det arbete som ska göras kopplat till dem, förståelse kring varför de valts ut och analys och uppföljning kopplat till KPI:erna.

Detta är viktigt på flera nivåer i organisationen. På ledningsnivå vill du säkerställa att diskussionen handlar om vilka åtgärder eller förändringar som behöver vidtas, snarare än om hur nyckeltalet är definierat eller om det går att lita på. Och i verksamheten vill du att medarbetare förstår varför nyckeltalet är viktigt och hur deras insatser påverkar verksamheten i rätt riktning.

Uppföljningen syftar därmed till att verksamheten ska kunna agera på de insikter som KPI:erna ger underlag till, och måste göras kontinuerligt.

Exempel på KPI:er

De KPI:erna som företag använder kan ofta sorteras som strategiska, taktiska eller operativa. Ofta är de finansiella men kan också vara mer verksamhetsnära och avse mål och framdrift inom exempelvis försäljning, personal eller produktion.

KPI:erna listade här är intressanta för beslutsfattare på olika nivåer och brukar ibland kompletteras med branschspecifika KPI:er. Det viktigaste är att alla de nyckeltal som väljs ut är relevanta och i linje med företagets strategi.

• Kundens livstidsvärde (CLV)
• Kundnöjdhet
• Medarbetarnöjdhet
• Försäljning
• Intäkt per anställd
• Intäkt per kund
• Rörelsemarginal
• Bruttomarginal
• Avkastning på eget kapital (ROE)
• Avkastning på tillgångarna (ROA)
• Skuldsättningsgrad
• Rörelsekapital

Varför använder företag KPI:er?

Företag använder KPI:er för att hålla fokus, kommunicera, engagera medarbetare, belöna, skapa insikter och förenkla beslutsfattande. Nyckeltalen har ett specifikt syfte, är kopplade till mål och måluppfyllelse, mäts kontinuerligt över tid, är specifika och avser en viss tidsperiod.

KPI ska användas för att mäta just det som din verksamhet bedömer är de viktigaste aktiviteterna. Tanken är att du med hjälp av KPI:er ska kunna förbättra eller förändra ditt företags strategi, operativa verksamhet, resurshantering och påvisa vad som skapar värde.

Vad är en bra KPI?

Enligt KPI.org ska en bra KPI:

• Ge objektiva evidens på framsteg som syftar till att uppnå ett önskat resultat (mål).
• Mäta vad som faktiskt är tänkt att mätas (för att hjälpa till med bättre beslutsfattande).
• Ge dig en jämförelse som mäter graden av prestandaförändring över tid.
• Kunna spåra effektivitet, effektivitet, kvalitet, aktualitet, styrning, efterlevnad, beteenden, ekonomi, projektresultat, personalprestationer eller resursutnyttjande.
• Vara balanserad mellan ledande och eftersläpande indikatorer (leading and laggning KPI:s).

Det är även bra att hålla dina nyckeltal enkla, väldefinierade, objektiva och faktiskt användas som beslutsunderlag. Se till att ha någon som är ansvarig för uppföljningen av varje KPI.

Hur tar man fram en KPI?

Det är en god idé att dina KPI:er är SMART:a (Specifikt, Mätbart, Accepterat, Relevant och Tidsatt), precis som dina mål. Du bör även, i ett förhållandevis tidigt skede fundera över hur lätt varje KPI är att styra och påverka.

Differentiera dina KPI:er

Indata mäter olika attribut (exempelvis mängd, tid, typ och kvalitet) av resurser som förbrukas i processen. Indata-KPI:er hjälper dig förstå vad som investerats i processen.

Process- eller aktivitetsmått fokuserar på effektiviteten, kvaliteten eller konsekvensen hos specifika processer som används för att producera.

Produktion är resultatmått som anger hur mycket arbete som görs och definierar och mäter vad som produceras.

Resultat fokuserar på prestationer eller effekter. Det du i slutändan vill påverka.

Resultat är strategiska KPI:er och resterande kategorier är operativa/funktionella och stödjer resultatet. De blir därför ofta underliggande KPI:er.

Du behöver rätt KPI:er och rätt mix av KPI:er

Att definiera vad som är “rätt” KPI är svårt då det beror på hur din verksamhet ser ut och vill uppnå. Men ett mycket enkelt exempel för att illustrera kan se ut så här: Tänk att du ska göra och sälja kaffe. Du har kaffe, vatten och tid (indata).

Du brygger kaffe och mäter hur effektiv du är på att ta fram kaffet utifrån resurser som vattnet, kaffefiltret och koppen (process).

Du har producerat kaffet och mäter kvalitet (produktion), men resultatet är något du inte direkt kan påverka: Hur gott din kollega tycker att kaffet är (resultat).

Det viktigaste att mäta är resultatet. Om din kollega tycker kaffet är gott gör du något rätt, men du behöver en mix av KPI:er för att kunna förstå och förbättra resultatet.

Frågor att ställa när du arbetar fram KPI:er

• Vilka utfall vill du se?
• Vilka beteenden eller aktiviteter kommer driva ett specifikt utfall?
• Vilka data finns tillgängliga och i vilken datakälla?
• Hur bör varje KPI definieras (mått, mål och tid)?
• Vilken fråga kommer denna KPI besvara?
• Hur ofta kommer data samlas in/följas upp?
• Vem är ansvarig för insamling och analys av data?
• Vad är målet?
• Med vilken frekvens ska denna KPI uppdateras/utvecklas?
• Vad är kostnaden för insamling och uppföljning av data?
• Hur ska man tolka denna KPI?
• Vilka data eller underliggande KPI bygger upp denna specifika KPI?
• Var i verksamheten och för vilka beslut används denna KPI?

Ett verktyg som mäter och följer upp KPI:er

Hypergene ger dig och ditt företag förmågan att fokusera på de väsentliga KPI:er och nyckeltal som beskriver verksamhetens prestation i relation till de mål som definierats.

Decentraliserat och datadrivet beslutsfattande är framgångsfaktorer i din styrning idag. I takt med att informationsvolymer växer blir det både svårare och viktigare att chefer och medarbetare kan fokusera på den övergripande målbilden och de styrande KPI:er som definierats. Då kan de fatta bättre beslut och agera i rätt riktning.

KPI-uppföljning är en del av Hypergenes lösning som på ett automatiserat och effektivt sätt möjliggör mål- och KPI-orienterad planering, styrning och uppföljning.

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: