Kvalitetsledningssystem och kvalitetsledning

Vad är ett kvalitetsledningssystem?

Kvalitetsledningssystemet är ett verktyg och en mall du använder för att kunna höja kvaliteten i hela organisationen genom ditt kvalitetsledningsarbete.

Kvalitetsledning handlar om att genom rätt processer säkerställa kvalitet för att handskas med avvikelser, minska kundernas eller brukarnas missnöje och möta deras förväntningar. Systematiskt kvalitetsarbete går ut på att systematiskt förbättra det verksamheten gör genom att styra, leda och utveckla på rätt sätt.

Systematiken i kvalitetsarbetet är kärnan i kvalitetsledningen; att kontinuerligt och strukturerat arbeta med att höja kvaliteten i det du gör. Det är till sin natur en process, och inte ett projekt som är avgränsat i tiden.

Kvalitetsledningssystemet handlar bland annat om att kunna digitalisera processer, skapa former för att främja lärande, kontinuerlig riskanalys, utveckla modeller för egenkontroll, uppföljning, framtagande av analysunderlag och att stödja internkontrollarbetet. Allt i syfte att bättre leda, planera, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten.

Internationellt brukar man prata om ‘Plan’, ‘Do’, ‘Check’ och ‘Act’ (PDCA) och Total Quality Management (TQM). Det är baserat på statistikern och kvalitetsledningens fader W. Edwards Demings teorier. Demings var behjälplig i Japan under efterkrigstiden, där medvetenheten kring statistik och kvalitetsledning höjdes inom industrin och bland ingenjörer med hjälp av Demings och ‘Demings cycle’.

Se Demings cycle och systematiskt kvalitetsarbete som ett hjul (exempelvis årshjul) eller en “feedback loop", där målet är kontinuerlig förbättring.

Kvalitetsledningssystemets hörnstenar

Kvalitet i processen: Definiera de processer som krävs för att verksamhetens mål ska kunna uppnås. Förbättra och se över processerna, både eftersom det kommer in nya människor i din organisation och för att omvärldens och din verksamhets krav förändras. Håll strikt koll på dina nyckelprocesser, prioriteringar, förankring och fortbildningsnivå.

Kvalitet i ledarskapet: Säkerställ att ledningen har koll på resurser, mål och kontrollen av verksamheten. Ledningen får genom det systematiska kvalitetsledningsarbetet ännu bättre koll på alla de aktiviteter som verksamheten utför och kan då se till att dessa pekar åt rätt håll.

Kom ihåg att ledare visar vägen till och in i nya processer. De är kulturbärare inom kvalitet och kvalitetsarbetet. Medarbetarna ska vara trygga i att flagga när något går åt fel håll och känna sig säkra nog att föreslå förbättringar.

Kvalitet i kulturen: Högre produktkvalitet åtnjuts ofta i verksamheter med tydligt utpekat kvalitetsansvar och kvalitetssäkrade processer. Kvalitet bör vara en del av företagskulturen. Omvänt kan ett systematiskt förbättringsarbete göra det enklare att lyfta förbättringsförslag och nå mål; vilket i sig påverkar företagskulturen positivt.

Kvalitet i kommunikationen: Kommunikation är viktigt men kan också kan vara svårt. När det gäller kvalitetsledning kan till exempel kommunikation upplevas som att du stör dina medarbetares arbetsdag eller innebära budskap som syftar till att förändra deras arbetssätt och processer.

Dale Carnegie sade en gång att “90 procent av ledningens problem är orsakade av missförstånd”. Att visualisera kvalitetsledning är därför ofta till stor hjälp för att nå ut.

Påvisa resultat genom att jämföra med tidigare år, efter ett år av kvalitetsarbete, och förklara att dokumentationen av kvalitetsarbetet i sig är en vinst; till exempel i form av en nulägesanalys och informationshantering.

Kvalitetsledningssystem och ISO

Mallarna i det systematiska kvalitetsarbetet kan handla om ISO-standarder eller arbetssätt, och kan ses som processramverk. Dessa benämns ofta ‘kvalitetsledningssystem’. Det finns en tydlig koppling till standarden ISO 9001, vilket av många ses som synonymt med systematiskt kvalitetsarbete.

ISO är en standard och en certifiering utfärdad av International Organization for Standardization och är en kvalitetsstämpel på ditt kvalitetsarbete. Det finns andra sätt att styrka att din verksamhet arbetar med kvalitet, men ISO-certifikat är både vanligt och erkänt världen över.

De som skaffar en ISO-certifiering är ofta intresserade av att visa upp att de arbetar med kvalitet på ett kompetent sätt för kunder eller andra intressenter.

Begreppet kvalitetsledningssystem missförstås ibland som en mjukvara för kvalitetsledning. Men oavsett innebörd finns stora vinster med att tänka både i termer av processramverk och systemstöd.

Ett systemstöd för kvalitetsledning hjälper dig med:

• Tydliga strukturer
• Digitaliserade processer
• Kontinuerlig riskanalys
• Former för att främja en lärande organisation
• Modeller för egenkontroller
• Stöd i framtagande av analysunderlag
• Stöd i dokumentation

Om du väljer att skapa ett eget kvalitetsledningssystem är det en god idé att till en början utgå ifrån den mall som passar er bäst. Det är enklare att ha ett ramverk att utgå ifrån, som du sen kan bygga om och förfina.

Processramverk, metodiker och SOSFS 2011:9

För att kvalitetsleda arbetet väljer många att utgå från till ett eller flera ramverk. Det kan vara ISO 9001, ISO 26262, Automotive SPICE, CMMI, Lean, Scrum eller agil metodik. Dessa bör i vissa fall ses som metodiker som är bredare än kvalitetsledning.

Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete trädde i kraft den 1 januari 2012. Föreskrifterna är gemensamma för hälso- och sjukvård, tandvård, socialtjänst och LSS-verksamheter.

Ledningssystemet ska användas för att: Systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet och planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten

Kommuner och regioner, universitet och högskolor och myndigheter arbetar ofta och flitigt med systematiskt kvalitetsarbete.

Hypergene har färdiga modeller och erfarna konsulter som kan ge vägledning i att effektivt införa ett systematiskt kvalitetssystem enligt Skolverkets riktlinjer (SFS 2010:800), Socialstyrelsens förordningar (SOSFS 2011:9), systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) och kvalitetsarbete inom skola (SKA) med hjälp av Hypergenes verktyg.

Om du vill lära dig mer om kvalitetsledning, kvalitetsledningssystem och SOSFS 2011:9, ta en titt på denna video (13 min):