Innovativ verksamhetsstyrning: När kommuner gör om – och gör rätt

Det råder nästan växtvärk i Ekerö kommun utanför Stockholm. Planen är 35 000 invånare år 2030 och drygt 40 000 invånare år 2050, en kraftig ökning för en kommun. Bara energiboomen i Norrland har samma tillväxttakt. Förskolor, vägar, bostäder, idrottshallar och industriområden rustas upp eller byggs nytt. Förbifart Stockholm, som är klar 2030, blir en stor konkurrensfördel för Ekerö som kommun. 

Katinka Madsen är ekonomichef på Ekerö kommun. Hon berättar om utmaningarna som kommunen haft. Ett stort antal olika system. Ineffektiv användning av resurser. Svag överblick av data.

”Många tror att en ekonomichef bara sysslar med siffror men för mig är verksamhetsstyrning och ekonomi integrerat. Våra medarbetare är otroligt kompetenta och skickliga på det de gör, men eftersom de ska ha fokus på verksamheten riskerar ekonomi att bli sidoordnad. Rektorer, chefer för hemtjänst eller bygglovschefer har fullt upp och måste jobba smart. Vi började fundera på hur vi kan samordna allt, på ett bättre sätt än i dagens många och olika system”, säger Katinka Madsen. 

Staden Arboga har haft stor betydelse för svensk historia. Arboga har genom historien stått som värd för många viktiga möten. Det kanske allra mest betydelsefulla hölls 1435, ofta kallat Sveriges första riksdag. Även Gustav Vasa och Arboga har tydliga kopplingar. Anders Neuman är kommundirektör i Arboga och har sitt kontor i Rådhuset som också varit Gustav Vasas kungsgård. Han planerar nu sitt tal som äger rum på nationaldagen som också är 500 år sedan kröningen av Gustav Vasa som kung.

Samarbetet med Hypergene har inte riktigt lika lång historia. Anders Neuman säger att det kanske inte hade skett om Arboga inte hade samverkat med Köping och Kungsörs kommuner. Kommunalförbundet gjorde det möjligt att se större, nyttja skalfördelar. 

”Vi är lite för små och försöker hitta mervärde i samverkan. Våra kommuner har lite olika ambitioner och olika förutsättningar. Men det kom in lite nya personer, bland annat ekonomer som hade vana vid Hypergene och jag var en av dem”, säger Anders Neuman. 

Tillsammans med de andra kommunerna gjordes en upphandling av beslutsstödssystem och kommunerna landade i Hypergenes värld. Anders Neuman ser tre huvudanledningar till att genomföra förändringen: 

”Att ekonomidelen är integrerad del, att styrning och ledning blir synligt och att medarbetarperspektivet blir presenterat på ett tydligt sätt”, säger han.

”Att det finns en inbyggd ekonomimodul gör det lätt att använda. Vi får till effektiv planering, analys och uppföljning. Det blir enklare för cheferna att ta på sig ledarskapshatten när ekonomi och verksamhetsfrågor ligger nära varandra i systemet. Dessutom blir styr- och ledningsmodellen bättre. Visualiseringen gör att allt blir mer verkligt. Det synliggör internkontroll, kopplingar mellan mål och medel. Integrationen av personaldata är en annan stark del. Personalkostnaderna står för ungefär 60% av kommunens kostnader. Så det är en enorm fördel att ha all information samlad i samma system. Det skapar förutsättningar för effektivt samarbete mellan chefer, ekonomer och HR-personer”, säger Anders Neuman. 

Katinka Madsen på Ekerö kommun är inne på ungefär samma linje.  

”Det mest konkreta exemplet är vårt arbete med personaldata. Tidigare behövde vi hantera detta i flera olika system, men nu kommer vi kunna vi göra allt i ett och samma system. När det gäller planering ska våra chefer nu kunna styra sin vardag mer effektivt. De får bättre underlag för att fatta beslut, en helhetssyn. Vi kommer också att bli bättre på att samla in och analysera data”, säger Katinka Madsen. 

Både hos Arboga kommun och Ekerö kommun inkluderade Hypergenes system bland annat verksamhetsplanering, rapportering, internkontroll, systematiskt arbetsmiljöarbete, ekonomi- och personaluppföljning samt budget och prognos.  

”Men det är viktigt att understryka att det här systemet ska stödja, inte ersätta, viktig dialog och samarbete i organisationen. Men vi vill minimera onödiga ledtider, förbättra effektiviteten och frigöra tid för verksamhetsfrågor”, säger hon. 

Som i alla förändringar kommer ett nytt system också med utmaningar. Katinka Madsen betonar vikten av att vara redo att tänka nytt och anpassa sig. 

”Innan man som kommun inför system är det viktigt veta vad man vill. Och vara beredd på att våga tänka nytt, våga anpassa sig. Fundera över om kommunen kanske har halkat efter. Fundera också över om ni är så unika som ni tror”, säger Katinka Madsen. 

Även Anders Neuman betonar vikten av att veta vad man vill: 

”Du behöver veta vad som ligger på chefens uppdrag, roll och sätta det i relation till supportresurserna. Vi hade kanske inte tydligt nog satt vad som är chefens ansvar. Den dialogen behöver man ha. Vad är chefens roll i systemet? Samt: Hur ska vi leda och styra organisationen?”, säger han. 

Mindre administration, större kontroll över planering och uppföljning samt färre överraskningar är tre saker som Katinka Madsen vill se på Ekerö kommun.  

”Eftersom överblicken blivit bättre kommer vi bli bättre på att se kopplingar mellan ekonomi och verksamhet som vi tidigare missade”, säger hon. 

För Arboga har det varit ovärderligt att ha all information samlat på ett ställe.  

”Vi kan nu göra mer omfattande och precisa analyser som underlättar beslutsfattandet. Ett tydligt exempel är vår budgetprocess. Tidigare krävde det mycket tid och ansträngning att sammanställa data från olika källor och system. Nu samlar vi enkelt all relevant information i en och samma vy. Det gör processen mycket mer effektiv”, säger Anders Neuman.

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: