Från kaos till insikt – så optimerar du bokslutsarbetet i ett fastighetsbolag
Många controllers och ekonomer i fastighetsbolag pustar ut efter ännu en intensiv bokslutsperiod. Sena kvällar, ändlösa Excel-kalkyler och tidskrävande datainsamling gör ofta processen både lång och frustrerande. Men måste det verkligen vara så?
Det största problemet som controllers och ekonomer kämpar med är arbetssättet. Manuella processer gör att man fastnar i administration. Till exempel kan avsaknaden av beräknade nyckeltal göra det svårt att snabbt bedöma lönsamhet och risker. Siffror måste kontrolleras om och om igen, eftersom underlaget ofta finns på olika ställen. Resultatet? Osäkra data, försenade rapporter och svårigheter att fatta strategiska beslut i tid.
Självklart ligger många detaljer till grund för beräkningen av avtalsrelaterade nyckeltal – så måste det vara. Men utan ett digitalt systemstöd innebär det oundvikligen komplexa kalkyler i Excel eller liknande verktyg som, förutom att ta mycket tid, också innebär stor risk för att något blir fel. Och upptäcker man fel måste man i värsta fall börja om från början.
Svår hantering blir svår planering
Ett följdproblem av detta är ineffektiv planering. Kontraktsstocken, som utgör grunden för intäkterna, hanteras manuellt vilket gör budgeteringen mer tidskrävande och ökar risken för fel. Hyresindexering och justeringar måste hela tiden beräknas och räknas om, vilket ökar risken för att viktiga ändringar missas.
Dessutom hanteras ofta projekt och långsiktiga investeringar i parallella system, utan koppling till det ordinarie budgetarbetet – trots att de påverkar både balansräkningen och framtida intäkter. Det gör att det blir svårt att göra scenarioanalyser för framtiden. Kombinationen av manuellt arbetssätt och ineffektiv planering är att många bolag bara kan agera reaktivt, vilket gör att man ständigt känner sig på efterkälken.
Men det finns en lösning. Genom automatisering och digitalisering kan bokslutsprocessen bli snabbare och smidigare – vilket gör att organisationen kan fokusera på det som verkligen skapar värde: analys och framåtriktad planering.
Digitalisering – en väg till högre effektivitet och precision
Att gå över till digitala arbetssätt kan göra stor skillnad. Med rätt systemstöd kan controllers, ekonomer och ledning i bolaget fokusera på det viktiga – analysera och planera framåt för att skapa värde för verksamheten.
Tre fördelar man kan uppnå med ett digitalt arbetssätt:
- Effektiv styrning med färdiga nyckeltal: snabb åtkomst till data, till exempel uthyrningsgrad och direktavkastning, segmenterad uppföljning och automatiserade jämförelser ger bättre underlag vid beslut.
- Automatiserad finansiell planering: direktkoppling till kontraktstocken och projektbudget skapar mer verksamhetsnära budgetarbete.
- Mer dynamisk och flexibel styrning: med systemstöd på plats kan man agera snabbare på förändringar och anpassa sig till sin nya verklighet.
Dags att ta nästa steg
Nej, bokslutsprocessen måste inte vara lång och frustrerande. Fastighetsbolag kan med rätt systemstöd gå från att jobba manuellt och lägga merparten av tiden på administration till att i stället öka analysförmågan. Det gör i sin tur att man kan fatta bättre investeringsbeslut baserat på realtidsdata och frigöra tid till proaktiv styrning i stället för reaktiv problemlösning. För företag som lyckas med denna transformation är framtiden ljus.
Framtiden för ekonomiteam: Kommer ny teknik ersätta controllers?
Controller-rollen håller på att förändras. Trots det lever stereotypen om en stiff ”siffertrillare” kvar. Men när ny teknik driver innovation i hela verksamheten kan fördomarna snabbt dö ut. I stället kan controllers se både nya möjligheter och nya utmaningar landa på deras bord.
ESG för ekonomiteam: Nyckelinsikter som gör skillnad
Direktiven är många när hållbarhet lyfts på agendan och integreras med finansiell rapportering. För controllers och ekonomer innebär det en omställning – och kanske en hel del utmaningar.
Hur nordiska energiföretag kan öka effektiviteten i sin verksamhetsstyrning
Energibranschen står inför ett enormt förändringstryck - från volatilitet i energipriser till förändrade kundförväntningar inom hållbarhet. För att förbli konkurrenskraftiga måste företagen bli mer flexibla och datadrivna. Många förlitar sig dock fortfarande på manuella processer och äldre system som hämmar förmågan att planera strategiskt och reagera snabbt på förändringar.
