PDCA-cykeln och PDCA-modellen

Vad är PDCA?

PDCA (Plan-Do-Check-Act) är ett standardiserat tillvägagångssätt att arbeta med systematiskt förbättringsarbete. Målet är att uppnå ständig förbättring genom att arbeta utifrån en cyklisk modell.

De som använder PDCA i affärs- och produktionsmiljöer brukar ofta säga att det är ett enkelt och flexibelt sätt att förbättra processer. Att förbättra processer är anledningen till att PDCA skapades, men det är också ett bra sätt att eliminera misstag och identifiera grundorsaker till problem.

PDCA är viktig byggsten i det systematiska kvalitetsarbetet vi ser idag i Total Quality Management (TQM) och ISO 9001. Även i modeller som exempelvis Kaizen, som uppmuntrar till mindre förbättringssteg, utgår ifrån PDCA-filosofin.

Närbesläktade metoder är SDCA-metoden (Standardize-Do-Check-Act) och kontinuerlig förbättringsprocess/pågående förbättringsprocess (Continuous Improvement Process/CIP), Lean och Six Sigma.

PDCA:s historia och förkortning

PDCA förfinades av W. Edwards Deming, ofta känd som kvalitetsledningens fader. Deming spelade en avgörande roll i Japans industriella återuppbyggnad efter andra världskriget, där han introducerade och förfinade konceptet ’statistisk kvalitetskontroll’.

Statistisk kvalitetskontroll är en metod inom statistik som används för att övervaka och kontrollera en process eller produktion för att säkerställa att den uppfyller vissa kvalitetsstandarder.

PDCA på svenska översätts till: Planera-Genomför-Kontrollera-Agera. Det går även att beskriva det som Planera-Gör-Kontrollera-Handling/Åtgärda. Från början kallades PDCA inte för Deming Cycle utan för ”Shewhart Cycle” efter Demings mentor. Deming själv föredrog ”Plan-Do-Study-Act” och populariserade PDCA mer än han gav upphov till modellen.

PDCA-cykeln/hjulet

Se PDCA-cykeln som en kontinuerlig feedback-loop där du identifierar och löser problem. Varje del i hjulet leder vidare till nästa:

• Plan: Identifiera en möjlighet och planera en förändring.
• Do: Testa förändringen.
• Check: Granska testet, analysera resultaten och identifiera vad du har lärt dig.
• Act: Vidta åtgärder baserat på vad du lärde dig. Om förändringen inte fungerade, genomför cykeln igen med en ny eller förbättrad plan.

PDCA-modellen

Bakom visualiseringen (cykeln/hjulet) finner du en bra grund och modell för att förbättra processer. För många företag kan begreppen i PDCA-modellen ha andra innebörder. Plan, Do, Check och Act kanske blir något annat för ditt företag. Exempelvis: Design (Designa), Make (Producera), Test (Testa) och Sell (Sälj).

Det är här anpassningsbarheten och enkelheten i modellen kommer till användning. Det viktiga är att hela tiden arbeta med analys och uppföljning, och på så sätt underhålla processen att kontinuerligt förbättra.

Denna modell kan tillämpas på olika projekt, från nya initiativ till kvalitetsförbättringsprojekt, vilket gör den till ett mångsidigt verktyg inom projektledning eftersom PDCA ofta används i projekt eller utförande för att förbättrar processerna kopplade till projektet.

Planera: Förstå nuvarande situation och önskvärd situation

I denna inledande fas handlar det om grundlig planering och förberedelse. Teamet definierar mål, framgångskriterier, leverabler, intressenter, tidslinje och eventuella risker eller begränsningar. Eftersom modellen är repetitiv är det viktigt att regelbundet granska och uppdatera projektplanen för att säkerställa att den överensstämmer med projektets mål.

Genomför: Implementering och praktisk testning

I denna fas implementerar teamet planen i liten skala. Steget handlar om att sätta planen i verket och göra stegvisa förändringar, vilket är en vanlig metod inom lean-projektledning. Målet är att testa planens effektivitet och identifiera potentiella förbättringar.

Kontrollera: Utvärdering och analys av resultat

Här granskar teamet resultaten från Genomför-fasen. Denna kritiska utvärderingsfas innebär att bedöma om projektet uppfyller sina mål och att identifiera områden för förbättring. Om nödvändigt revideras projektplanen för att säkerställa att den fortsätter att stämma överens med projektets mål.

Agera: Analys, implementering av planen och kontinuerlig förbättring

Den sista fasen innebär att implementera i full skala. Om allt verkar perfekt och ditt team lyckades uppnå de ursprungliga målen, kan du fortsätta och tillämpa din ursprungliga plan. I annat fall måste du revidera planen.

Efter Agera återgår ni till Planera-fasen, vilket möjliggör kontinuerlig förfining och förbättring av arbetet. När du upprepar en (standardiserad) plan, påminn teamet om att gå igenom alla steg igen och försöka förbättra planen.

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: