Personalbudget: Vad, hur och varför?

Vad är en personalbudget?

En personalbudget är en ekonomisk plan som visar hur mycket pengar ditt företag har avsatt för att betala lön och förmåner till de anställda under en given tidsperiod, vanligtvis ett år.

Personalbudgeten är en viktig del av företagsbudgeten eftersom den hjälper ditt företag att planera för sina personalutgifter och undvika ekonomisk osäkerhet.

Personalbudgetens innehåll

Personalbudgetens innehåll skiljer sig mellan företag och bransch beroende på vilka behov företaget har. En personalbudget kan inkludera följande poster:

• Grundlöner och förmåner.
• Bonusar och övertid.
• Arbetsgivaravgifter och andra sociala avgifter.
• Kostnader för utbildning och utveckling.
• Kostnader för rekrytering och personalvård.
• Resekostnader och andra tilläggskostnader.
• Försäkringspremier.
• Pension och pensionssparande.
• Kostnader för sjukfrånvaro och rehabilitering.
• Personalrelaterade IT-kostnader.
• Kostnader för arbetsmiljöåtgärder och skyddsutrustning.
• Kostnader för personalrelaterad forskning och utveckling.

Varför är en personalbudget viktig?

Personalbudgeten fungerar som ett ekonomiskt underlag och hjälper ledningen, personalavdelningen, controllers och andra på ekonomiavdelningen i personalbudgeteringsarbetet.

Det är viktigt att budgetera och prognostisera personalkostnader på ett träffsäkert sätt eftersom kostnaden oftast utgör en stor del av företagets budget.

Fördelarna med en personalbudget:

• Minskar risken för kassaflödesproblem.
• Hjälper dig planera och förutse personalutgifter.
• Hjälper dig se till att det finns tillräckligt med pengar för att betala anställda och förmåner.
• Minska risken för över- eller underbemanning.
• Hjälper dig identifiera kostnadsbesparingar och förbättra effektiviteten.
• Gör att du kan planera för framtida investeringar i personalutveckling och utbildning.
• Hjälper dig fatta välgrundade beslut om personalrekrytering och utveckling.

Hur skapar man en personalbudget?

Bestäm tidsramen: Bestäm tidsperioden för personalbudgeten, vanligtvis för ett år.

Beräkna lönekostnader: Beräkna den totala lönekostnaden för alla anställda. Detta inkluderar grundlöner, förmåner, bonusar och övertid.

Beräkna sociala avgifter: Beräkna arbetsgivaravgifter och andra sociala avgifter som företaget är skyldigt att betala.

Beräkna personalrelaterade kostnader: Beräkna kostnader för utbildning, rekrytering, personalvård och andra personalrelaterade kostnader.

Skapa en personalbudget: Sammanställ all information och skapa en personalbudget som visar företagets totala personalutgifter för den givna tidsramen.

Verktyg för personalbudgetering

Varför Excel inte är det bästa valet

Personalen är en av de mest värdefulla tillgångarna i ett företag, men också en av de största kostnadsposterna, vilket kan leda till utmaningar i vissa situationer. Många företag använder Excel för budgetering, men det kan leda till begränsningar, brister i datakvalitet, manuellt arbete och versionshanteringsproblem.

Excel kan vara användbart i många situationer, men när det gäller viktiga processer som omfattar stora datamängder och många användare, som personalbudgetering, är det inte alltid det bästa valet.

Förenkla arbetet med personalbudget med en annan lösning

För att förenkla arbetet med personalbudget och öka precisionen kan det vara värt att överväga andra lösningar. En lösning kan vara att använda en budgetmjukvara. Dessa programvaror är speciellt utformade för att hantera personalbudgetar och kan erbjuda funktioner som automatiserar processer, sparar tid och ger ökad precision.

Att använda en dedikerad programvara (som Hypergene) för personalbudgetering kan hjälpa företag att effektivisera arbetet och förbättra precisionen i budget- och prognosprocessen.

Förbättra arbetet genom att arbeta drivarbaserat

Många väljer att arbeta drivarbaserat i sitt budgetarbete. Det innebär att viktiga drivkrafter, exempelvis antal och pris, används i stället för specifika kontobelopp, vilket ger en mer verksamhetsnära bild av affären och ökar förståelsen för vad som driver intäkter och kostnader.

Det underlättar därför arbetet för många chefer och skapar en närmare samverkan mellan ekonomiavdelningen och verksamhet. Att arbeta drivarbaserat är förstås möjligt även inom personalbudgeten. I stället för att arbeta med belopp på olika konton arbetar du i stället med drivare som lön, antal anställda och frånvaro vilket automatiskt gör att värden hamnar på rätt konton i resultaträkningen.

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: