Projektbudget: Hur du gör en projektbudgetering

Vad är en projektbudget?

En projektbudget är en plan som beskriver hur mycket du kommer att spendera, och på vad och när. Projektbudgeten innehåller alla kostnader som kan uppstå under projektets livscykel, från planering till genomförande och avslutning av projektet.

Det kan avse personal, material, utrustning, verktyg, programvaror, resor och andra kostnader som är relaterade till projektet.

Varför ska man göra en projektbudget?

Genom att skapa en projektbudget kan man planera och fördela resurser på ett sätt som gör att man minskar risken att ekonomiska hinder uppstår och att projektet håller sig inom de ekonomiska mål som finns.

3 anledningar till att projektbudgetering är viktigt:

1. Tydlig plan: Genom att skapa en projektbudget kan man planera och fördela resurs på ett sätt som gör att projektet kan genomföras utan ekonomiska hinder. Projektbudgeten hjälper till att bryta ned kostnaderna för de olika delarna av projektet

2. Identifiera problem: En projektbudget hjälper också till att synliggöra potentiella kostnader och problemområden i förväg, vilket gör att man kan ta itu med dem innan problemen blir stora.

3. Information och transparens: Att ha en tydlig och realistisk projektbudget är också viktigt för att få stöd från beslutsfattare och intressenter. Om du kan visa att du har en genomtänkt budget, där du har tänkt igenom och planerat för alla kostnader och att projektet är genomförbart inom budgeten, ökar du dina chanser för att lyckas driva igenom projektet och chansen för ett lyckat projekt.

Undersökningar visar att det är vanligt att projekt kostar mer än man först planerat för. En undersökning från Project Management Institute kom fram till att under de senaste 12 månaderna hade endast 62 procent av de slutförda projekten inom de undersökta organisationerna hållit sin ursprungliga budget.

I en undersökning från McKinsey och Oxford University som täckte över 5400 IT-projekt gick i genomsnitt 45 procent av stora IT-projekt över budget. Därför är en noggrann projektbudgetering och löpande uppföljning av största vikt för många organisationer.

Vem är ansvarig för projektbudgetering?

Vanligtvis är det projektledaren tillsammans med en ekonomiansvarig som är ansvariga för projektbudgetering.

• Projektledaren är den person som är ansvarig för att leda projektet och se till att det slutförs på ett framgångsrikt sätt inom budget och tidsram. Projektledaren arbetar tillsammans med andra medlemmar i projektteamet, inklusive ekonomiansvarig, för att säkerställa att alla kostnader är täckta och att projektet är genomförbart inom budgeten.
• Ekonomiansvarig (projektekonom eller projektcontroller) är en person som ansvarar för att hantera och övervaka ekonomin för ett företag eller projekt. I fallet med projektbudgetering, är det ekonomiansvarigs uppgift att hjälpa projektledaren att upprätta en realistisk projektbudget och se till att alla kostnader täcks genom uppskattningstekniker, som exempelvis, jämföra budgetar från liknande projekt eller arbeta bakåt från ett fast belopp.

Man kan se det som att projektledaren är kunnig inom vilka steg i projektet som ska genomföras och hur mycket tid och resurser det kommer kräva, medan ekonomiansvarig har kunskap om hur mycket de olika delarna brukar kosta.

För mindre projekt brukar det däremot endast vara projektledaren som sätter budget och sedan stäms den av med ansvarig styrgrupp eller chef.

En enkel mall på hur du gör en projektbudget

Att skapa en budget för större projekt kan verka överväldigande till en början, här kommer några steg som hjälper dig på vägen:

Definiera målet och omfattning med projektet

Först och främst behöver du vara säker på vad ni planerar att uppnå i slutet av projektet (syfte och mål) och vilken omfattning som krävs.

Projektomfattning är ett sätt att sätta gränser för projektet och definiera exakt vilka mål och projektleveranser du ska uppnå. För att kunna budgetera och uppskatta hur mycket projektet kommer kosta måste du först förstå projektets omfattning.

Bryt ned projektet i mindre delar

Nästa steg är att dela upp projektet i mindre delar mellan olika aktiviteter så att kostnader enklare kan fördelas mellan dem. Vanliga metoder för att bryta ned ett projekt, eller ett problem i allmänhet, är genom:

• Top-down: Utgå från det övergripande slutmålet med projektet och jobba dig nedåt till mindre delar. Man delar upp projektet i mindre och mindre aktiviteter/väldefinierade delar, ända tills att delaktiviteterna är på en nivå då du kan göra en uppskattning av de resurser som krävs.
• Bottom-up: Utgå från vad de olika aktiviteterna kostar och jobba dig vidare uppåt. Dessa aktiviteter summeras sedan ihop för att få en heltäckande bild av projektet.
• Liknande uppskattning: Utgå från tidigare erfarenheter och projekt för att få en startpunkt som du sedan kan anpassa efter det nuvarande projektet.

En tumregel är att top-down går från det övergripande till det specifika, medan bottom-up går från det specifika till det övergripande.

Tips: Notera att det är viktigt att hitta rätt nivå på dina aktiviteter, blir de för stora blir innehållet svårt att bedöma, medan om de är för små blir det en enorm mängd detaljjobb.

Identifiera kostnader och resurser

Nästa steg är att lista de resurser och kostnader som finns kopplade till de aktiviteter du har delat upp projektet i.

Exempel på vanliga kostnader och resurser är:

• Lokaler
• Material
• Utrustning
• Teammedlemmar
• Utbildning
• Resor
• Kick-off och teamaktiviteter

Skapa en uppskattning

Nästa steg är att försöka uppskatta kostnaderna för varje del på listan så noggrant som möjligt. Ett bra råd är att utgå från tidigare budgetar och samråda med personer med kunskap inom den delen, exempelvis teammedlemmar eller leverantörer.

En rekommendation, helst för mer komplexa projekt, är att försöka överväga olika situationer. Komplexa projekt har ofta många olika möjliga resultat och kan stöta på hinder på vägen.

Ofta är det en bra idé att försöka skapa en uppfattning om hur olika scenarion kommer påverka din projektbudget. Exempelvis, om en händelse som ni inte kan styra över inträffar, hur påverkar det er budget då.

Det kan dock bli stort om du har många olika potentiella utfall, en rekommendation är att du försöker uppskatta det bästa, det mest sannolika och det värsta utfallet, för att sedan göra en viktning och uppskattning på de potentiella utfallen.

Ha en buffert

Det är alltid viktigt att ha en buffert när man skapar en projektbudget. Det betyder helt enkelt att du lägger till en extra summa pengar för oförutsedda kostnader eller händelser som kan uppstå under projektets gång. Hur stor den summan bör vara beror på hur stort projektet är, men en bra tumregel är 10-15 procent av din totala budget.

Skapa din budget

När du har gjort ditt förarbete och uppskattat din budget är det dags att skapa den faktiska budgeten. Här sammanställer du dina uppskattningar och vanligt är att man kopplar kostnaderna till de olika aktiviteterna som projektet har. En rekommendation, främst för större projekt, är att försöka inkludera en tidslinje som visar när varje resurs behövs och när projektet kommer använda den.

Det finns flera olika sätt du kan skapa din budget, allt från enklare dokument till program.

Hypergene är ett verktyg som kan hjälpa dig skapa din projektbudget. Hypergene är flexibelt, dynamiskt och integreras väl med övriga system. Du kan dessutom enkelt samarbeta med andra och hämta in information från tidigare budgetar.

Är du intresserad av ett mer renodlat projektstyrningsverktyg erbjuder Hypergene även projektstyrningsverktyget Blue Ant som är en komplett plattform för planering och hantering av ditt projekt (eller din portfölj).

Förankra och få godkännande

Det sista steget är att förankra din budget och få godkännande från intressenter och andra berörda parter. Det är viktigt för att se till att alla är överens om projektbudgeten och att det finns tillräckligt med finansiering för att slutföra projektet.

Följ upp och dokumentera

Under projektets gång, följ upp kostnaderna regelbundet och jämför dem med din budget. Om det uppstår avvikelser, se över din budget och gör justeringar vid behov. En viktigt, men ofta försummad del av projektet är dokumentation, som är nödvändig för att fånga upp erfarenheter som du kan ta med dig till framtida projekt.

Vill du veta mer om Hypergene Projects?
Hypergenes kunder får stöd för sin projekt-, portfölj- och resurshantering. Hypergene Projects är den del av vår lösning som ett komplett, integrerat och användarvänligt verktyg för roller som Project Portfolio Managers, program- och projektledare och resursägare i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om Projects här eller titta på en 7 minuters videodemo om Hypergene Planning om du istället vill veta mer om den delen av produkten: