Projektplan och projektplanering

Projektplan: Planen för framgångsrik genomförande

En projektplan är den dokumentation som beskriver hur projektet ska genomföras, vilka steg som ska tas, vilka resurser som behövs och när varje steg ska utföras. Planen fungerar som en guide för projektledaren och teamet och ger en struktur för att hålla projektet på rätt spår.

Projektplanering är en viktig del av projektledning eftersom det hjälper till att minska osäkerheten kring projektets genomförande och säkerställer att alla involverade parter är överens om projektets mål och hur de ska uppnås.

En väl genomtänkt projektplan kan också bidra till att identifiera och hantera eventuella risker och problem i förväg, vilket minskar sannolikheten för misslyckanden eller förseningar i projektet.

Projektplanering: Strategier och metoder för måluppfyllelse

Det är viktigt att din projektplan tar avstamp i väldefinierade, mätbara och kommunicerade mål. När dina mål är tydliga och införstådda är det lättare att undvika missförstånd under projektets gång.

Delmål och eventuella KPI:er hjälper dig styra och justera i längre eller större projekt. Det skapar också en djupare förståelse i teamet kring hur det går för projektet, vilket skapar engagemang och öppnar upp för dialog.

Se till att kartlägg projektets förutsättningar och intressenter. Det kan handla om olika krav och påverkare, budgeten, resurser eller faktorer utanför företaget som du får nys om genom en omvärldsanalys som du eventuellt behöver genomföra i samband med projektplaneringen.

En risk inom projektplanering är en oväntad händelse som negativt kan påverka personer, processer, teknologi eller resurser som är involverade i projektet. Identifiera och analysera potentiella risker för att intressenterna och projektteamet ska kunna förhålla sig till dem.

Det är till stor hjälp att tidigt dokumentera riskerna och föra dialog med intressenterna kring deras betydelse och eventuella påverkan på projektet. Fråga dig vad som kan påverka projektet, när denna händelse kan ske, hur stor sannolikhet det är, vilken inverkan det kan ha på projektet och vilka faktorer som kan leda fram till att risken realiseras?

När projekt misslyckas kan det handla om att nyckelpersoner på olika sätt faller ur och vid längre eller större projekt handlar det ofta om att kommunikationen kring projektet inte fungerar över tid eller så pass brett som den borde.

En nyckel här kan vara projektgruppens sammansättning och det mandat som projektledaren har med sig inför och under projektet. Det är viktigt att definiera rollerna och ansvarsfördelningen i projektteamet och hantera förväntningar från både teamet och intressenter.

Det är även en god idé att dokumentera hela projektplanen med budget (med fokus på kostnader), ansvarsområden (och roller), tidslinje och mål (inklusive kvalitetsmål). Då kan både intressenter och teamet godkänna eller åtminstone ta till sig projektplanen och eventuell projektkommunikationsplan.

Här kan du utgå ifrån en mall och om ingen finns kan du skapa en för framtiden. Tänk också på att ha B-planer redo och ta gärna ut lite extra tidsutrymme för oförutsedda händelser.

PMO och portföljhantering: Centraliserad översikt och strategisk styrning

Större organisationer eller företag som hanterar många projekt brukar ha ett PMO (Projekt Management Office) och en projektportfölj som administreras via en mjukvara.

Ett PMO är en grupp inom en organisation som samlar information om projekt och program. Syftet med ett PMO är att ge en överblick över pågående projekt och program, för att hjälpa organisationen att ta strategiska beslut om sin projektportfölj.

En projektportfölj är en samling av olika projekt som en organisation har beslutat att genomföra eller redan är involverad i. Projektportföljen kan inkludera projekt som är i gång eller planeras att påbörjas.

En projektportfölj ger organisationen en överblick över projekten och hjälper till att prioritera och hantera resurserna på ett mer effektivt sätt. En projektportfölj kan också användas för att bedöma projektens övergripande strategiska mål och målsättningar, och göra justeringar i projektportföljen efter behov.

Vill du veta mer om Hypergene Projects?
Hypergenes kunder får stöd för sin projekt-, portfölj- och resurshantering. Hypergene Projects är den del av vår lösning som ett komplett, integrerat och användarvänligt verktyg för roller som Project Portfolio Managers, program- och projektledare och resursägare i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om Projects här eller titta på en 7 minuters videodemo om Hypergene Planning om du istället vill veta mer om den delen av produkten: