Rapporteringsverktyg: Maximera insikter med rätt användning

En rapporteringsmjukvara är ett viktigt verktyg som hjälper organisationer att samla in, analysera och presentera data på ett meningsfullt sätt. En bra mjukvara ska både underlätta själva rapporteringsarbetet och säkerställa att rätt person får tillgång till rätt information, gärna i rätt tid för att kunna fatta beslut utifrån rätt underlag.

Rapportering är i grunden en sammanställning av data som visas i ett format som är lätt att ta till sig. Bra rapporteringsverktyg kommer att ge dig ett diagram, en tabell eller någon typ av visuell representation av information som är menad att hjälpa dig att fatta beslut.

Med mindre komplicerade data kan du klara dig med rapporter som byggs i ett Excel, men när komplexiteten ökar, behöver du mer.

Varför ska man ha ett rapporteringssystem?

Ett rapporteringssystem är nödvändigt för att ge en detaljerad översikt över verksamhetens ekonomi, identifiera trender och optimera (exempelvis) budgeten, KPI:er, målstyrningen eller den strategiska planeringen.

Oavsett om du jobbar i ett BI-verktyg, projektledningsprogramvara eller med verksamhetsrapportering ska verktyget anpassas till din verksamhet och bransch, kunna hantera flera datakällor och rapportera det som är viktigt för dig.

Genom anpassade rapporter kan du effektivisera processer, proaktivt identifiera problem och dela rapporter inom organisationen. Dessutom minskar mänskliga fel genom att eliminera behovet av manuellt arbete som kopiering och inklistring av data.

En stor del av effektiviseringen handlar om att rapporteringen bygger på integrationer med källdatasystem, är automatiserat med förbestämda arbetsflöden och rollbaserat. Då minskar det manuella arbetet avsevärt.

Att integrera rapporteringssystemet med andra system kan därför lindra trycket på (exempelvis) ekonomiavdelningen och controllers när det gäller tid och noggrannhet i rapporteringen.

Hur använder man en rapporteringsmjukvara på bästa sätt?

Att använda ett rapporteringssystem på bästa sätt beror på vilket syfte och vilken typ av rapporteringssystem det handlar om. Men här är några generella riktlinjer som kan vara till hjälp:

Ha klart för dig vad du vill uppnå eller visa med hjälp av systemet, som att övervaka prestanda eller fatta beslut.

• Välj det bästa verktyget för dina behov och den typ av data du vill rapportera.
• Samla in och ordna relevant data från olika källor, som databaser (t ex datalager) och Excel-ark. Arbeta gärna med integrationer för att optimera arbetet.
• Skapa tydliga och strukturerade rapporter med diagram, tabeller och text för att göra informationen lättförståelig. Bäst är om du i verktyget kan skapa färdiga mallar som vid respektive utgåva automatiskt hämtar aktuella data från källsystemen och notifierar berörda personer att de förväntas göra en analys eller en bedömning som ska in i rapporten.
• Anpassa rapporterna efter målgruppen genom att ta hänsyn till deras kunskapsnivå och behov. Säkerställ också att alla rapporter faktiskt fyller ett syfte. Allt för ofta produceras rapporter som sedan inte används.
• Automatisera rapporteringsprocessen så mycket som möjligt genom att schemalägga datainsamling och generering av rapporter.
• Analysera resultaten och dra meningsfulla slutsatser genom att identifiera trender eller avvikelser. Om möjligt kan det också vara värt att integrera rapporteringsverktyget med olika BI-system som kan leverera såväl data som färdiga grafer som redan producerats.
• Utvärdera och förbättra rapporterna regelbundet genom att justera och ändra för att göra rapporterna mer effektiva och användbara.

Praktiska fördelar med ett rapporteringssystem

• Utforma framtida planer och bli mer konkurrenskraftig på marknaden.
• Dela viktig information med alla nivåer i företaget.
• Generera rapporter med den data du vill ha.
• Formatera rapporter på det sätt du vill att de ska se ut.
• Fatta sunda beslut baserat på realtidsinformation.
• Omforma rapporter i realtid.
• Interagera med den allra senaste informationen.
• Minimera prestandaflaskhalsar.
• Bygga "what if" scenarios.
• Bygga ad hoc-rapporter.

Rapportverktyg ger dig och andra i din organisation möjlighet att enkelt interagera med de data som är viktigast för dig och företaget. Särskilt vid viktiga affärsbeslut. På så sätt kan varje avdelning och företaget som helhet bli mer effektivt.

Vad måste man kunna för att använda ett rapporteringsverktyg?

• Förstå din data: För att kunna använda rapporteringsmjukvara väl behöver du ha en grundläggande förståelse för den data du arbetar med. Du bör känna till var och hur data samlas in och vilken typ av data du har att göra med.
• Förmåga att tolka rapporter: Rapporteringsverktyg kan generera en mängd olika rapporter. Det är viktigt att du kan tolka dessa rapporter korrekt, vilket innebär att du behöver förstå statistik och dataanalys.
• Teknisk kunskap: Du behöver inte vara en expert på verktyget, men du bör ha en grundläggande förståelse för hur mjukvaran fungerar och hur du kan använda den för att generera de rapporter du behöver och hur du kan anpassa dessa rapporter för dina och andras behov.
• Kunskap om affärsprocesser: För att kunna använda mjukvaran effektivt bör du ha en god förståelse för dina affärsprocesser, verksamheten och hur data kan användas för att förbättra dem. Anledningen är att rapporteringsmjukvaran och dess rapporter ofta används som beslutsunderlag i affärsbeslut.
• Utbildning och support: Många tillverkare av rapporteringsmjukvara erbjuder utbildning och support för att hjälpa dig att använda deras produkter. Dra fördel av dessa resurser för att få ut det mesta av mjukvaran.
• Dataskydd och säkerhet: Säkerställa att mjukvaran har adekvata säkerhetsfunktioner för att skydda dina data, att du förstår dessa funktioner och hur du kan använda dem.
• Integrationsmöjligheter: Många rapporteringsmjukvaror kan integreras med andra affärssystem (t ex CRM-, ERP-, BI- eller Big Data-system). Detta kan automatisera datainsamlingen och göra rapporteringsprocessen mycket mer effektiv.
  
  

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: