Riskanalys: Hur du ska göra och vad du ska tänka på

Vad är riskanalys?

Du utför riskanalys genom att identifiera, bedöma och hantera potentiella risker i ditt projekt eller din verksamhet för att minimera negativa effekter. Detta innebär att du systematiskt använder information för att beskriva och kvantifiera riskerna och utvecklar strategier för att hantera dem.

I din riskanalys identifierar du vad som kan hända, bedömer sannolikheten och konsekvenserna av dessa händelser, och bestämmer slutligen hur du hanterar eller minskar dessa risker.

Hur du riskhanterar på ett företag

Genom en riskanalys kan organisationer förutse och förbereda sig på oväntade händelser (avvikelser), minimera skador och optimera resurser:

1. Identifiera risker

Denna process börjar med en bred brainstormingsession där medarbetarna samlas för att kartlägga potentiella risker. Det handlar om att svara på frågorna: ”Vad kan gå fel, var och när?” Efter att ha samlat in dessa risker, sorteras och ordnas de i prioritetsordning.

Genom att prioritera säkerställer man att de mest akuta riskerna hanteras först, vilket är kritiskt eftersom det inte alltid är möjligt eller ekonomiskt att hantera varje risk.

2. Bedöm riskerna

Efter identifiering är nästa steg att förstå varje risks omfattning och potential. Detta innebär att ni granskar orsaken bakom varje risk och hur den kan påverka verksamheten. Du bör ställa frågor som: "Vad orsakade denna risk?" och "Hur kan den påverka vår verksamhet?" Genom att förstå dessa faktorer kan du uppskatta risken i termer av sannolikhet och påverkan.

3. Ta fram ett lämpligt svar

Efter bedömning är det viktigt att bestämma hur ni bäst hanterar identifierade risker. Varje risk kräver ett unikt svar, och du måste ställa sig frågan: "Vilka åtgärder kan vi vidta för att förhindra denna risk?" och "Om risken inträffar, vilket är vårt bästa gensvar?"

4. Utveckla förebyggande mekanismer

Efter att ha tagit fram åtgärder är det viktigt att övervaka dessa strategier för att säkerställa att de fungerar som avsett. Risker kan förändras över tid, så det är viktigt med kontinuerlig övervakning och periodisk granskning av riskhanteringsprocessen. Dessutom bör företag utveckla beredskapsplaner baserade på identifierade risker. Så om en risk skulle inträffa, finns det redan en handlingsplan på plats.

Avvikelsehantering i riskanalys

Innan arbetet påbörjas är det viktigt att bestämma scoopet för riskanalysen av den specifika risken och identifiera vilka som bör och kan vara med i arbetet. Du ska också värdera risken genom att se till sannolikheten för att den ska inträffa och konsekvensen av att risken blir verklighet.

Minimera dina risker genom att ha en åtgärdsplan och kontrollera effekten och utkomsten av den utförda planen. Blev det som du hade tänkt?

Vad är en avvikelse?

Avvikelser är allt som inte blir som man har planerat eller tänkt sig. En avvikelse är något som har hänt. En risk är något som kan hända. Det går att se avvikelserna som ditt företags evolution och att alla avvikelser är bra avvikelser och kopplat till ständig förbättring.

Det handlar om att gå längre än att enbart lösa problem. Det handlar om att se till att händelsen inte inträffar igen.

Ett exempel på avvikelsehantering

Du får punktering på din cykel och lagar cykelslangen genom att täta punkteringen och montera däcket på cykeln igen. Du tror att problemet är löst, men avvikelsehantering handlar ta ”problemet” vidare i processen. Nästa steg är att analysera orsaken till problemet:

Orsaken till problemet punktering var krossat glas som du cyklade över på uppfarten till huset. Med denna vetskap har du nu möjlighet att fatta beslut om en så kallad ”korrigerande åtgärd”: En åtgärd du vidtar för att händelsen (punktering) inte ska inträffa igen.

Riskanalysens mål och perspektiv

Riskanalysen är proaktiv till sin natur och det första steget för att kunna riskhantera. Med hjälp av en riskanalys planlägger du din riskhantering, och din riskmatris hjälper dig visualisera arbetet. 

Målet med riskanalysen är att kunna arbeta proaktivt med din riskhantering och på så sätt öka möjligheterna att nå strategiska mål. Genom riskanalysarbetet skapas bättre förutsättningar eftersom ledningen och verksamheten i stort får samsyn om vilka risker som finns och hur de påverkar verksamheten. Detta hjälper dig också i arbetet med internkontroll. 

Perspektiv att utgå från vid en riskanalys 

En bred och omfattande riskanalys kan ta med, i princip, alla risker. Listan på potentiella strategiska och operativa risker kan göras lång. De kan dessutom vara av helt olika slag beroende bransch, men här får du exempel på risker och frågor du skulle kunna ställa för att utforska dem: 

• Legala: Vilka juridiska risker finns och hur kan de påverka oss? 
• Personella: Har vi personberoenden eller personella säkerhetsrisker? 
• Kundrelaterade: Är vi beroende av vissa kunder eller finns kunder i känsliga branscher? 
• Processuella: Har vi varuflöden som kan störas av olyckor eller väder? 
• Tidsberoende: Vad händer om leveranser blir försenade? 
• Finansiella: Hur utmanas vi om de största kunderna skjuter på betalningar? 
• Tekniska: Vad gör vi om vårt affärssystem slutar fungera? 
• Miljömässiga: Har vi en ordentlig kartläggning av vår miljöpåverkan? 

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: