Del 1 i serien "Så utvärderar du beslutsstödssystem - Sätt tydliga mål med vad du ska ha systemet till"

I ett av våra white papers får du i fem punkter ta del av tre upphandlingskonsulters många erfarenheter. Det handlar inte minst om att lösningen måste införas på rätt sätt för att skapa vinster som nya styrmodeller, uppdaterade processer och gemensamma begrepp kan ge. Här får du del 1 som handlar om betydelsen av att sätta rätt mål.

"Vad ska vi ha vårt beslutsstödssystem till – egentligen?” Att utgå från skallkrav där inte ett endaste fält har lämnats åt slumpen skapar en känsla av kontroll men slutar ofta med projekt som inte alls förbättrar verksamheten. Därför bör din första prioritet vara en målbild som verksamheten skriver under på.

”Vad är det verksamhetsstyrningen ska hjälpa i verksamheten? Är det att öka intäkter, förbättra kundupplevelser eller hantera regelverk? Det är helt grundläggande frågor man måste ställa sig först," säger Robert Cagnell, konsult på KPMG.

Robert menar att den övergripande målbilden kan gå snabbt att arbeta fram men att det tar tid att bryta ned den i mål för olika delar av organisationen och framförallt olika användargrupper. Om det gäller exempelvis en budgetprocess måste det finnas olika mål om man är controller eller linjechef eftersom de jobbar med budgeten på helt olika sätt.

När man är överens om målet – på övergripande och detaljerad nivå – gäller det att få koll på begreppsfloran. Vad menar vi med täckningsgrad, antal anställda eller en genomförd kundkontakt? Syftet är att mäta saker på samma sätt i hela företaget för att undvika inbyggda fel i det beslutsstödssystem som sen kommer att bearbeta dessa data. Korrupt data kommer helt enkelt att ge felaktiga svar oavsett val av system eller tillämpningar.

”Det här arbetet kan ledas av en konsult men måste huvudsakligen göras av kunden själv, av folk som kan processerna och affären”, säger Filip Ekstrand, grundare av konsultbyrån Advince.

Men vad är det för fel med detaljerade krav kanske du undrar? Till att börja med så vet de flesta köpare – och det är helt i sin ordning – inte riktigt vad de ska ha sitt affärs- eller beslutsstödssystem till. Det är, för att använda klyschan, en resa i sig. Genom att sätta mål, jobba med definitioner och processer värks den bästa beslutsstödsimplementeringen fram. Det går inte att göra i en lång så kallad skall-kravlista.

”Det är ofta svårt för kunden och leverantören att skapa tillräcklig förståelse direkt. Det tar tid för kunden att beskriva sina behov tillräckligt tydligt och för leverantören att svara med förslag på lösning”, säger Robert Cagnell.