Del 2 i serien "Så utvärderar du beslutsstödssystem" - Sätt tydliga mål med vad du ska ha systemet till

I ett av våra whitepapers får du i fem punkter ta del av tre upphandlingskonsulters många erfarenheter. Det handlar inte minst om att lösningen måste införas på rätt sätt för att skapa vinster som nya styrmodeller, uppdaterade processer och gemensamma begrepp kan ge. Här får du del 2 som handlar om betydelsen dialog och att utvärdera i samråd med leverantören.

Dialog som en del av upphandlingen: ”Det krävs dialog för att förstå kundens behov”. Dialog fungerar både vid upphandling i offentlig sektor eller vid privata inköp. Det går att utvärdera beslutsstödssystem i samråd med leverantörer utan att bryta mot LOU eller tappa kontrollen på projektet. Och resultatet blir alltid bättre.

”För att kunden ska bli en bättre köpare och fler leverantörer verkligen ska förstå kundens behov krävs dialog, säger Robert Cagnell på KPMG.”

Han menar att beslutsstödsimplementeringar alltid har delar som är unika och att budget och verksamhetsstyrningsprocesser till sin natur skiljer sig åt mellan kunder.  Dialog är en förutsättning för att förstå varje kunds specifika förutsättningar.

Första steget är ofta en allmän förfrågan. Det fortsätter sedan med teknisk och affärsmässig så kallad request for information. Då har man ofta rensat bort tre fjärdedelar av potentiella leverantörer. Därefter kan man ägna sig åt visningar och demonstrationer som poängsätts. Först efter detta kan priset komma upp som en faktor på bordet.

Då har det getts tid till både säljare och köpare att förstå den komplexa materian som verksamhetsstyrning och beslutsstöd handlar om i just denna organisation och båda sidor har kunnat iterera förfrågan och anbudet. Därför kommer risken för felaktiga förväntningar på någon av parterna vara betydligt lägre än om en leverantör har sagt ja på alla skallkrav, som i många fall är grundläggande funktioner som de flesta leverantörer ändå har, och priset blir därmed avgörande.

”Vi ska inte prata om detaljerade krav och fasta priser. Vi vill se ordentliga förberedelser med relevanta kundcase och dialog med leverantörer”, säger Robert Cagnell.

Han menar att det, med viss rätta, finns en viss försiktighet i dialogen från offentligt håll på grund av lagen om offentlig upphandling, LOU. Man är rädd för att göra fel och försena viktiga projekt på grund av överklaganden. Men LOU ger utrymme för att visa upp case och demonstrationer från leverantörshåll och Robert Cagnell menar att en bra relation med alla leverantörer gör kunden lika oberoende som om man hade en jättedålig relation.

”Jag tycker oftast att det går att både göra rätt och ha en bra dialog. Nyckeln är kundcase och ordning och reda i upphandlingsprocessen.”