Six Sigma: Den nästan felfria metoden?

Vad är Six Sigma?

Six Sigma (6σ) är en metodik som hjälper dig förbättra processer genom förbättringsprojekt. Six Sigma fokuserar på att reducera fel och minska kostnader genom att mäta defekter och variationer som finns i en pågående process och systematiskt eliminera dem.

Relationen mellan input och output är viktig inom Six Sigma. För att skapa en produkt eller tjänst på ett bättre sätt måste du förbättra det du för in, för att kunna få ut något bättre. Metodiken kopplas ofta ihop med tillverkningsindustrin, men företag som Microsoft, Amazon, Maersk, Google och Bank of America är kända exempel på företag som använder sig av Six Sigma.

Six Sigma-konceptet introducerades av Bill Smith 1986, som då arbetade på Motorola. Six Sigma inspirerades starkt av PDCA och andra tidigare kvalitetsledningsmetodiker. Motorola menar att Six Sigma har sparat dem 17 miljard dollar i uteblivna kostnader.

Kvalitet uppnås, enligt Six Sigma, när en produkt eller tjänst tas fram med en felmarginal under 3,4 fel per miljon producerade enheter.

Lean Six Sigma

Att kombinera Lean och Six Sigma har blivit populärt. Att både skala bort det som inte ger värde till kunden och mer storskaliga processförbättringar har visat sig effektivt.

Lean handlar om att arbeta med resurser så effektivt som möjligt och fokusera dessa mindre antal resurser och arbetsinsatser på att skapa så mycket värde som möjligt. Leans fokus på att minimera slöseri och arbeta bättre med resurshantering gifter sig väl med Six Sigmas fokus på att minska fel, förbättra processer och kvalitet genom att använda statistiska metoder för att identifiera och eliminera orsaker till variationer och defekter.

DMAIC: Modellen för förbättring

När du arbetar med Six Sigma kommer du sannolikt arbeta någon av två metoder, beroende på om du strävar efter förbättring eller att skapa något nytt. När förbättring är målet används ofta metoder DMAIC som står för Define, Measure, Analyze, Improve och Control:

• Define (Definiera): Detta är det första steget där projektets mål, omfattning och kundens behov definieras. Det är viktigt att tydligt förstå och definiera problemet som ska lösas.
• Measure (Mät): Här samlas data för att mäta den aktuella prestandan. Detta steg är avgörande för att förstå utgångsläget och för att kunna jämföra det med prestanda efter förbättringar.
• Analyze (Analysera): I detta steg analyseras data för att identifiera orsakerna till problemen. Målet är att hitta roten till problemet eller de faktorer som bidrar mest till det.
• Improve (Förbättra): Baserat på analysen i det föregående steget utvecklas lösningar för att eliminera problemets orsaker. Detta kan innebära att processer omstruktureras, nya metoder implementeras, eller att förändringar görs i befintliga arbetssätt.
• Control (Kontrollera): Det sista steget handlar om att säkerställa att de förbättringar som genomförts är hållbara över tid. Det kan innebära att implementera kontrollsystem, utföra regelbundna uppföljningar, och säkerställa att förbättringarna fortsätter att ge de önskade resultaten.

Genom att följa dessa steg kan organisationer systematiskt förbättra processer, öka effektiviteten och minska fel och variationer.

DMADV (DFSS): Modellen för att skapa något nytt

Den andra metoden är DMADV, även känt som DFSS (Design for Six Sigma). Det är en metodik inom Six Sigma som fokuserar på att skapa nya processer eller produkter med målet att uppnå högre kvalitetsnivåer. DMADV står för Define, Measure, Analyze, Design, och Verify.

• Define (Definiera): I detta första steg definieras projektets mål, omfattning och kundbehov. Det är viktigt att ha en tydlig förståelse för vad som behöver åstadkommas och för vem.
• Measure (Mät): Här identifierar och mäter man de kritiska kvalitetsparametrarna som är viktiga för kunden. Det kan inkludera allt från prestandakriterier till leveranstider och kostnadseffektivitet.
• Analyze (Analysera): I detta steg analyseras olika alternativ för att uppnå de definierade målen. Det kan innefatta en detaljerad undersökning av olika designalternativ, processer eller system.
• Design (Designa): Baserat på analysen designas den nya produkten eller processen. Detta innebär ofta en iterativ process där olika designalternativ utvärderas och förfinas.
• Verify (Verifiera): Det sista steget är att verifiera att den nya designen uppfyller de uppsatta kvalitetsmålen. Detta kan involvera tester, pilotskeden och andra valideringsprocesser för att säkerställa att produkten eller processen fungerar som avsett i den faktiska användningsmiljön.

DMADV är särskilt användbar när det inte finns någon befintlig process att förbättra (till skillnad från DMAIC, som fokuserar på att förbättra redan existerande processer) eller när en helt ny process eller produkt måste utvecklas för att möta nya behov eller för att uppnå markant högre prestandanivåer.

Tips för att säkra framgång med Six Sigma

Idag möts många av hård press internt och externt. De försöker innovera och arbeta fram nya saker snabbare och bättre för att möta kunders behov. De ombytliga kunderna och det snabbare tempot ställer högre krav på kvalitet, flexibilitet och effektivitet.

Det som ofta glöms bort i allt nytänkande är de gamla metoderna och de beprövade tipsen:

• Se till att intressenter är med på tåget. Motivera gärna med tidsbesparingar och förbättrad produkt eller tjänst på lång sikt och kostnadsbesparingar på kort sikt. Rätt implementering och ledningens engagemang är viktigt för att uppnå önskade resultat.
• Se till att hela tiden sprida kunskap om Six Sigma och att tillräcklig kunskap finns.
• Lär känna kundens krav på din produkt eller tjänst.
• Fatta beslut baserade på fakta (datadrivet beslutsfattande).
• Fördela ansvar bland de som är involverade i projektet.
• Bekämpa grundorsaken till problemet, inte symtomen.
• Sätt kvalitet som prio ett och sikta in dig på långsiktiga mål.
• Visualisera med (t ex) flödeskartor, orsak och verkan-diagram och histogram för att enklare kunna dra slutsatser och skapa samsyn utifrån behov.
• Använd (och sträva mot) häften av den felmarginal som tillåts.
• Se över det arbete som gjorts vid upprepade tillfällen för att kunna kontinuerligt förbättra (inom Six Sigma, och andra metodiker, kallas dessa tillfällen för Gate Reviews).
• Ledningen får inte visa upp ilska när fakta (resultat) presenteras för underordnade.
• Data och information som inte sprids är att betrakta som falska data.
• Det ideala tillståndet för kvalitetskontroll är när kvalitetsinspektion inte längre är nödvändig.

Inom Six Sigma tänker man ofta, och lite förenklat, att en bättre produkt eller tjänst gör kunden nöjdare. Detta är en logisk slutsats, men ”bättre” är ibland svårt att definiera och människor är inte alltid logiska. Tänk på att fokusera på vad kunden vill ha, använda data, förbättra kontinuerligt, involvera och var noggrann.

Six Sigma-bälten

Inom Six Sigma används olika bältesnivåer för att symbolisera kunskap och expertis, likande de som används i kampsport. Varje bälte representerar en ökande nivå av kunskap, expertis och ansvar inom Six Sigma-metodiken. Dessa bälten är centrala för en framgångsrik implementering och långsiktig hållbarhet av Six Sigma inom en organisation.

• Vitt bälte: Detta är introduktionsnivån till Six Sigma. Individer med ett vitt bälte förstår grunderna i Six Sigma och hur det kan tillämpas inom en organisation.
• Gult bälte: Individer har en grundläggande förståelse för Six Sigma-processen. De kan delta i projektgrupper och bidra till att identifiera problem, men leder vanligtvis inte projekt.
• Grönt bälte: Personer med grönt bälte har en djupare förståelse för Six Sigma och deltar ofta som medlemmar eller ledare i projektgrupper. De är skickliga i att använda specifika verktyg och tekniker för analys och problemlösning.
• Svart bälte: Svarta bälten är experter på Six Sigma och leder vanligtvis stora projekt. De har förmågan att tillämpa Six Sigma-metoder på en avancerad nivå och kan också utbilda och coacha personer på lägre nivå.
• Svart bälte på mästarnivå (Master Black Belt): Detta är den högsta nivån i Six Sigma-hierarkin och signalerar omfattande kunskap och erfarenhet. Dessa personer ansvarar ofta för att strategiskt implementera Six Sigma i en organisation. De utbildar och coachar de som har svarta och gröna bälten och är vanligtvis involverade i att utveckla företagets långsiktiga strategier för processförbättring.

Det är erkänt att det tar ett bra tag att komma i gång med och se resultat från Six Sigma, och därför är det viktigt att kultivera kunskap kring Six Sigma i din organisation. Mindre organisationer har det svårare att nå framgång med metoden.

Vill du veta mer om Hypergene Projects?
Hypergenes kunder får stöd för sin projekt-, portfölj- och resurshantering. Hypergene Projects är den del av vår lösning som ett komplett, integrerat och användarvänligt verktyg för roller som Project Portfolio Managers, program- och projektledare och resursägare i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om Projects här eller titta på en 7 minuters videodemo om Hypergene Planning om du istället vill veta mer om den delen av produkten: