Systematiskt kvalitetsarbete: Mall och definition

Vad är systematiskt kvalitetsarbete?

Systematiskt kvalitetsarbete innebär att man kontinuerligt förbättrar verksamhetens kvalitet. Man lyfter fram och åtgärdar kvalitetsbrister på ett strukturerat och dialogfrämjande sätt.

Du planerar, följer upp, analyserar, dokumenterar och utvecklar arbetet aktivt. För att lyckas måste du förhålla dig till regler, ha struktur, skapa engagemang och fördela ansvar.

Syftet med systematiskt kvalitetsarbete är att gemensamt utreda:

• Var verksamheten befinner sig?
• Vart man ska?
• Hur man ska ta sig dit?
• Hur det blev? (Resultat och vad man kan göra bättre.)

Genom att hela tiden ställa dessa frågor och arbeta vidare på att förbättra kvalitet kommer du och din verksamhet in i ett ständigt och systematiskt förbättringsarbete.

Begrepp som "Plan", "Do", "Check" och "Act" (PDCA) och Total Quality Management (TQM) är centrala inom systematiskt kvalitetsarbete. Dessa bygger på W. Edwards Demings teorier och hans så kallade “Demings cycle”, vilken kan ses som ett ständigt roterande hjul eller en feedback-loop för kontinuerlig förbättring.

Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete

Ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (kvalitetsledningssystem) är ett verktyg (oftast en mjukvara) som hjälper organisationer att förbättra kvaliteten i sitt arbete.

Ledningssystemet syftar till att uppfylla kunders och brukares förväntningar genom att systematiskt och strukturerat förbättra organisationens verksamhet. Viktiga aspekter av detta inkluderar digitalisering av processer, lärande, riskanalys, egenkontroll och uppföljning.

Mall för systematiskt kvalitetsarbete

Nedan finner du en mall som går igenom fem faser och fyra viktiga komponenter som kommer säkerställa att du lyckas med ditt systematiska kvalitetsarbete:

Planering

• Måldefiniering: Bestäm vilka kvalitetsmål som verksamheten bör uppnå.
• Resursallokering: Tilldela resurser baserat på prioriterade områden.
• Verktygsval: Välj metoder för datainsamling, analys och uppföljning.
• Tidsplan: Fastställ en tidslinje för kvalitetsarbetet.

Uppföljning

• Mätningar: Samla in data för att jämföra mot kvalitetsmålen.
• Feedback: Skapa feedbackkanaler från intressenter.
• Översyn: Gå igenom data och feedback för att identifiera områden som kräver åtgärd.

Analys

• Dataanalys: Granska insamlade data för kvalitetsbrister.
• Problemidentifiering: Lokalisera problemområden eller ineffektiva processer.
• Riskanalys: Bedöm potentiella risker för att inte klara kvalitetsmålen.

Dokumentation

• Protokoll: Notera under möten eller arbetspass.
• Rapportering: Upprätta rapporter om kvalitetsstatus.
• Arkivering: Organisera all relevant information för framtida användning.

Utveckling

• Åtgärdsplan: Skapa en plan baserad på analysen.
• Förbättringsinitiativ: Starta projekt för att genomföra förändringar.
• Lärande: Uppmuntra en kultur av kontinuerlig förbättring.

Regleringskomponenten

Lagar och regler definierar grunden för kvalitetsarbetet. De kan inkludera lagkrav, policyers, standarder, och rekommendationer.

Strukturkomponenten

Varje kvalitetsarbete kräver en definierad struktur. Detta kan omfatta flödesscheman eller checklistor.

Engagemangskomponenten

Engagemang från ledning, personal och externa aktörer är avgörande. Genom att skapa en kultur där alla är involverade och engagerade säkerställs att kvalitetsarbetet blir något som fastnar i ryggmärgen på din organisation. Det skapar också en större förståelse och uppskattning för processerna och deras betydelse.

Ansvarskomponenten

Genom att definiera och kommunicera ansvarsområden undviker du överlappningar och luckor i arbetsflödet. Det hjälper också teamet att fokusera på specifika uppgifter och att bidra till organisationens övergripande kvalitetsmål.
Betydelsen av kultur och ansvar går igen i besläktade arbetsprocesser som exempelvis riskhantering.

Systematiskt kvalitetsarbete i skolan och förskolan

Skollagen och läroplanen kräver att skolor utför systematiskt kvalitetsarbete. Där framgår det att lärare, elever och skolpersonal ska involveras i processen. Även barn och deras vårdnadshavare bör inkluderas.

Systematiskt kvalitetsarbete i skolan fokuserar på att kontinuerligt förbättra och säkerställa kvaliteten i undervisningen:

• Syftet med systematiskt kvalitetsarbete är bland annat att synliggöra kvalitet och likvärdighet - det handlar om vad vi gör, varför och vilka resultat det leder till.
• Ett välfungerande kvalitetsarbete är avgörande för att främja alla barns och elevers lärande, utveckling och hälsa.
• Det systematiska kvalitetsarbetet innebär att huvudmän, förskole- och skolenheter systematiskt och kontinuerligt ska följa upp verksamheten.
• Inom skolan finns bestämmelser om att arbeta systematiskt för att stärka kvaliteten.
• Det systematiska kvalitetsarbetet i skolan och förskolan bygger på ett förhållningssätt till den egna verksamheten, vilket innebär att man kontinuerligt reflekterar över sitt arbete och tar steg för förbättring.
• Det systematiska kvalitetsarbetet ska dokumenteras. De allmänna råden om dokumentation utgår från följande bestämmelser i skollagen: 4 kap. 6 § Det systematiska kvalitetsarbetet enligt 3 och 4 §§ ska dokumenteras.

Kvalitetsarbete inom skola (SKA) med Hypergene

Hypergene stöder kommunens kvalitetsarbete enligt de allmänna råden från Skolverket. Lösningen erbjuder ett sammanhållet system som höjer kvaliteten och ökar transparensen i organisationen.

Skolan skapar sin kvalitetsplan i Hypergene, vilket gör den tillgänglig för alla i organisationen. Här kan alla tydligt följa framstegen i förbättringsarbetet. Organisationen redovisar kvalitetsarbetet regelbundet enligt kommunens årshjul i klara sammanställningar, och sätter och följer upp mål på olika organisations-/verksamhetsnivåer.

Utöver detta kan användarna löpande följa upp och analysera arbetet. Lösningen stöder skolledare och bidrar till deras pedagogiska ledarskap. De kan tidigt identifiera nedåtgående trender i elevgruppens eller den enskilda elevens progression och sätta in lämpliga åtgärder och stöd i tid.

Hypergene ger ett omfattande stöd i arbetet med ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning för systematiskt kvalitetsarbete för skola här!

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: