Vad är budget och budgetering?

Budgeten är oftast kopplad till en tidsperiod (exempelvis räkenskapsår) och budgeten byggs ofta upp baserat på organisationens avdelningar eller affärsområden. Budgeten är en plan för organisationens förväntade resultat under perioden den gäller. Budgeten innehåller både intäkter och kostnader, men kan även innefatta investeringar och kassaflöde.

Budgeteringen hör också ihop med nyckeltal (KPI:er) och mål som sätts för olika delar av verksamheten. Målen är kopplade till företagets strategi och affärsplan och budgetens fördelning ska hjälpa verksamheten nå sina mål.

En budget består av tre delar som ska budgeteras:

1. Resultatbudget är oftast det som budgeteras och därför oftast det man menar när man säger ”budget”. Resultatbudget består av företagets intäkter och kostnader. Syftet är att beräkna och styra företagets intäkter och kostnader.

2. Likviditetsbudget behandlar företagets likviditet (likvida medel). Likviditetsbudgeten speglar företagets betalningsförmåga under en tidsperiod. Det betyder att likviditetsbudgeten visar om företaget har ”faktiska pengar” att betala ut och vad som kommer in.

3. Budgeterad balansräkning visar hur tillgångar, eget kapital och skulder antas utvecklas över den tidsperiod som är budgeterad.

Huvudbudget, delbudget och “en källa till sanningen kring kostnader”

Resultat-, likviditets, och budgeterad balansräkning är huvudbudgetar och byggs upp av delbudgetar som summerats ihop. Exempel på delbudgetar (underbudgetar) är budgetar som byggs upp per avdelning eller affärsområde, som exempelvis försäljningsbudget.

Den totala budgeten utgörs av alla delbudgetar. Andra exempel på delbudgetar är kostnadsbudget, personalbudget, omkostnadsbudget och kapitalbudget.

Enligt en mindre undersökning från McKinsey är flertalet chefer (57 procent) missnöjda med transparensen kring administrativa och generella kostnader.

Av de som är nöjda (43 procent) var den huvudsakliga källan till tillfredsställelse avancerade mjukvaror som fungerade som en enda källa till sanningen kring kostnaderna. Du kanske känner igen dig i problematiken?

Olika budgeteringsmetoder för företag

I budgetarbetet finns många metoder att välja på, där faktorer som exempelvis typ av verksamhet, företagskultur och tidigare erfarenheter kan spela in. Exempel på olika budgeteringsmetoder är:

Rullande budget (rullande prognos): Ger dig en kontinuerlig bild över prognosens tidsfönster (den period du tittar på). Budgeten/prognosen ”rullar” framåt medan en traditionell prognos slutar vid en specifik tidpunkt (oftast verksamhetsårets slut).

När budgeten arbetas om tittar du då i stället (exempelvis) 12 månader framåt. Rullande prognoser är mer flexibel än andra budgeteringsformer och hjälper företag blicka framåt, utifrån där de står idag.

Kontobaserad budget: I den kontobaserad budgeten utgår strukturen för planeringsarbetet från kontoplanen som är förteckningen över alla de konton företaget använder för sin bokföring. Detta är det traditionella sättet att göra sin ekonomiska planering.

Drivarbaserad budget: Med en drivarbaserad modell planerar företaget utifrån verksamhetsnära begrepp. Det kan exempelvis röra sig om antal sålda produkter, beläggningsgrad eller volym. Huvudsaken är att 'drivarna' är begrepp som är viktiga för verksamheten och som medarbetarna kan förstå och ta till sig.

Top-down budget: Ledningen tar fram en övergripande budget för hela företaget med utgångspunkt i företagets affärsmål och eventuellt tidigare budgetar. Budgeten fördelas sen ut på exempelvis företagets avdelningar.

Bottom-up budget: Budgeten byggs upp nedifrån och sammanställs till en total budget. Till exempel utifrån organisationsstrukturen där olika avdelningar sätter sin egen budget. Ledningen godkänner budgeterna och ber eventuellt om ändringar tills en slutlig budget finns på plats. Detta kan innebära att flera versioner av budgeten skapas och behandlas innan en slutlig budget godkänns.

Zero-based budgeting: Här måste avdelningar kontinuerligt rättfärdiga sin budget (och sina kostnader). Ingenting antas vara inkluderat för nästa budgetperiod. Tanken är att företaget blir mer kostnadsmedvetet och att chefer ska utgå ifrån vad som är nödvändigt för nästkommande budgetperiod.

En del av metoderna samlas under begrepp som ‘Beyond Budgeting’, även kallat 'budgetlös styrning' där man arbetar mer agilt och utifrån en samling ledningsprocesser och ledningsprinciper. Inte sällan arbetar man då med rullande prognos.

Budgetering och ekonomistyrning

Budgetering är nära sammankopplad med ekonomistyrning och strategisk planering eftersom pengar är en förutsättning för det företaget gör, och fördelningen av pengar därmed är ett sätt att styra och påverka verksamheten.

Budgeteringen ger också ekonomisk information till intressenter om företagets ekonomiska ställning. Det kan därför vara ett styrmedel som bidrar till trygghet, motivation och transpararens.

Den data och de insikter du har kopplat till ditt företags ekonomiska ställning bör vara kvalitetssäkrad, tillgängligt för alla som deltar i budgeteringen och gärna visualiserad på ett sätt som underlättar förståelsen.

Att aktivt bevaka hur verksamheten presterar i förhållande till budgeten (budgetuppföljning) gör att du kan se om mål uppnås (hur det blev) och beräkningar av kassaflödet gör att du kan se till att pengarna räcker till. Det är också en god idé att arbeta med scenarioplanering i din budgetprocess, och ditt arbete underlättas om du har en mjukvara på plats, som kan hantera detta.

Budget som verktyg

I ekonomistyrningsarbetet är det en fördel att löpande kunna göra analyser av verksamheten kopplat till budgeten, för att kunna identifiera och agera på eventuella avvikelser (skillnaden mellan budget och utfall).

Se budgeteringen som ett verktyg som stödjer beslut och som ekonomiskt följer upp affärsresultat. Följ upp budgetutfall, likviditet, lönsamhet, soliditet och agera på avvikelser.

Tänk också på att en för detaljrik budget kan bli tungrodd och därigenom mindre användbar som verktyg. Budgeten bör utarbetas på minsta möjliga nivå, och därigenom ligga nära verksamheten.

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: