Vad är OKR?

Objectives and Key Results är den typ av målstyrning som Google använder sig av. Något som de började med tidigt. Många ser Google som ett innovativt och nytänkande företag och därför är det intressant att ta en närmare titt på hur deras modell för målstyrning fungerar.

Grundtanken är att ett begränsat antal mål och fokuserad resultatmätning används för att spåra framsteg, skapa anpassning och uppmuntra engagemang. OKR främjar ansvarstagande och fokus, och anses ofta vara ett tydligt och skalbart målstyrningsramverk.

Objectives and Key Results skapades av Andy Grove på Intel och används av stora tech-företag som Intel, Oracle, LinkedIn, Amazon, Spotify, Microsoft, Twitter, Slack, Uber, Netflix och Google, men används också av många mindre företag.

OKR är mer än bara mål

Det unika med OKR är dess dubbla fokus på både måluppfyllelse och teamutveckling. Genom att sätta ambitiösa "stretch goals", uppmuntras kreativitet och engagemang. OKR förespråkar regelbundna uppföljningar, vilket gör det möjligt att snabbt identifiera vad som fungerar och vad som behöver justeras. Målet är inte att uppnå 100 procent måluppfyllelse, utan snarare att ligga runt 70 procent för att ständigt utmana och utveckla teamet.

OKR gör det enklare att avgöra hur du ska fördela din tid och resurser. Det blir tydligt hur ditt arbete bidrar till företagets mål, vilket gör det lättare att prioritera. Så nästa gång en kollega ber dig om hjälp kan du snabbt avgöra om det ligger i linje med de OKR:s du och ditt team fokuserar på.

Vad innebär OKR?

OKR består av ’obejctives’ (mål) och ’key results’ (mätning av resultatet). Två delar som i modellen ska ses som sammanlänkade eftersom de är beroende av varandra. Till varje mål kopplas mätning och uppföljning. ’O’ bör du se som ett önskat tillstånd och ’KR’ är det mätbara resultatet.

OKR tydliggör alltså vad som är viktigt, fokuserar insatser och visar hur långt företaget gemensamt kommit med hjälp av medarbetarnas samlade insatser. När OKR-metoden utförs rätt får alla möjlighet att påverka sitt eget arbete, sitt teams och sin avdelnings mål, och därmed företagets mål.

Objectives (mål)

Objectives ska vara tydliga, ambitiösa, konkreta och långsiktiga mål som främjar handling. De är tänkta att fostra kreativitet och lägga en hög ambitionsnivå.

Objctives är alltså det som ska uppnås. Målen sätts gemensamt mellan chef och medarbetare och är publika inom företaget så att alla kan se kollegornas och företagets prioriteringar. Det ska i sin tur leda till förbättrat fokus och kommunikation.

Vad som krävs och av vem tydliggörs, vilket gör målen lättare att uppnå och följa upp. Målen ska vara kopplade till strategin och inspirerande.

Key Results (resultatmätning)

Ett begränsat antal objectives (3-5) och begränsat antal key results (3-5) leder till fokus. Key results gör målen mätbara och korrigerbara under resan mot målen. De ska också bidra till att kunna svara på hur du ska nå ditt objective.

Key results ska inte vara för beroende av varandra, tidsbundna och mätbara. Ett mål är långsiktigt och långlivat (tänk ett år), medan key results utvecklas med arbetsinsatsen. När alla key results är nådda är målet nått. Mätbarhet och verifierbarhet är viktigt och något att sträva mot inom både key results, och inom målstyrning i stort.

De key results som är kopplade till ett mål berättar för dig hur du når målet, hjälper dig gradera hur väl målet nåtts och får dig att fundera på förbättringsförslag. Mätningen är tänkt att leda till justeringar och förändring på vägen till målet.

Att sätta mål inom OKR

Det första som görs inom målstyrning är att bestämma vad du vill nå för övergripande resultat (övergripande målet) – något som ofta företagsledningen definierar. Det övergripande måletbryts därefter ned till 3-5 objectives, precis som alla objectives inom OKR.

De (ofta årliga) företagsmålen bryts ofta ned kvartalsvis och är de viktigaste och mest ambitiösa målen. För att definiera dessa mål; tänk att ni gemensamt bara kommer kunna uppfylla tre mål. Vilka skulle dessa vara?

Google låter medarbetaren sätta 60 procent av sina mål för att säkerställa “bottom up” och frihet gällande kreativitet och problemlösning. Det går också att väva samman individens mål med teamets mål och arbeta mer “top down” med OKR för att säkerställa riktning och ett gemensamt fokus i hela verksamheten.

Det finns olika sätt att rulla ut målen i organisationen, här är ett exempel:

• Ett objective bryts ned i 3-5 key results, som definierar de viktigaste delmålen för att uppnå respektive objective. Varje key result fördelas sedan till underliggande verksamheter, där varje enskild verksamhet inte ska få mer än tre key results totalt.
• Dessa key results blir sedan verksamhetens objectives. De kan utöver de tre tilldelade objectives de har fått definiera ytterligare 1-2 egna objectives, för att också tillgodose ett bottom-up perspektiv. Därefter börjar proceduren om där objectives bryts ned på nytt i key results till enheter längre ifrån organisationens kärna.

Långsiktiga SMART:a mål

Bra objectives kan beskrivas som ’stretch goals’ (långsiktiga) och är nästan ouppnåeliga för att uppmuntra fortsatt utveckling. Är det inte möjligt för ledningen eller för en chef att ge mandat nog att uppfylla målet är målet inte tillräckligt nedbrutet.

Kortsiktiga mål mår bäst av att vara kopplade till aktiviteter och långsiktiga mål bör vara kopplade till resultat. Det finns likheter mellan agil projektledning (exempelvis SCRUM-metodik) och Objectives and Key Results, men de är olika metodiker.

Agil projektledning och agila projektledningsverktyg hanterar aktiviteter och är till sin natur kortsiktiga i sin målformulering. OKR gifter sig dock väl med målformuleringen SMART (Specific, Measurable, Assignable, Realistic och Time-related).

Google som exempel

Transparens och medbestämmande är kritiska faktorer för att framgångsrikt implementera Objectives and Key Results i en organisation. Genom att göra alla OKR:s tillgängliga och sökbara för alla medarbetare, skapas en öppen kultur som främjar samarbete och måluppfyllelse. Denna transparens är inte bara en bonus; den är en förutsättning för att individuella och teambaserade OKR:s ska kunna sättas i linje med organisationens strategiska mål.

Dessutom, när medarbetare har möjlighet att aktivt delta i processen av att sätta OKR:s, ökar engagemanget och ägandeskapet för målen. Denna kombination av transparens och medbestämmande gör OKR till en kraftfull metod för att driva både individuell och organisatorisk framgång. OKR påverkar arbetet från företagsnivå, till affärsområdesnivå, till teamnivå för att landa på en individuell nivå.

På Google väljer individen det som den vill göra utifrån målen, håller sig inom ramarna och presenterar och genomför i högre grad lösningsförslag som är relevanta för individen, teamet, affärsområdet och företaget, men tillåts vara en kreativ problemlösare (sanktionerat risktagande).

Det som individen vill jobba med och det chefen vill att individen ska jobba med utgör ibland en målkonflikt. Målkonflikten kanske kvarstår även med OKR, men med OKR tydliggörs riktningen, vilket underlättar dialogen och gör målarbetet mer cirkulärt i stället för linjärt och toppstyrt.

OKR effektiviserar kommunikationen för Google

I ett verkligt exempel fick Google-ägda Youtubes produktchef en fråga från ett annat produktteam om de fick marknadsföra sin produkt på Youtubes startsida. Innan frågan ställdes var det till stor hjälp för produktteamet att veta vilka mål produktchefen mättes på det kvartalet (om frågan är relevant). Med hjälp av OKR visste de därför redan på förhand om och när de skulle ställa frågan.

Metodiken, målen och det som är viktigt för Google påverkar också på en interpersonell kommunikationsnivå som exemplet visar, och blir ett internt ”förhandlingsverktyg” som skapar resultat och riktning, och svarar på frågor som: Vad jobbar du med? Vad är dina mål? Vad är dina kompetenser?

Googles medgrundare Larry Page har sagt att målstyrningsmetodiken varit till stor hjälp:
“OKR have helped lead us to 10x growth, many times over. They’ve helped make our crazily bold mission of ‘organizing the world’s information’ perhaps even achievable. They’ve kept me and the rest of the company on time and on track when it mattered the most.”

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: