Vad är Performance Management?

Definition av Performance Management

Performance Management (prestationsledning) innebär att planera, mäta och följa upp medarbetares eller avdelningars prestationer i förhållande till företagets mål. Målen och delmålen är satta utifrån företagets strategi och affärsplan, och Performance Management mäter kontinuerligt hur väl företaget presterar och säkerställer att företagets strategi efterlevs.

Tanken är att mätningen och uppföljningen ska leda till att skapa förståelse kring vad som behöver göras och på så sätt öka engagemang och prestation. En hög nivå av transparens och dialog är hörnstenar i Performance Management och bidrar till en god prestationskultur.

Performance Management kan användas för att mäta specifika operativa uppgifter och hur väl olika team presterar i processer eller projekt. Det är därmed också ett viktigt ramverk för chefer som ska planera och följa upp medarbetares aktiviteter.

Performance Management-system

Ett Performance Management-system ska kunna mäta prestationer över tid och kopplas till företagets målstyrning (exempelvis OKR) genom rapportering, resultatmätning, analys och KPI-uppföljning.

Systemet kan både vara en mjukvara och processer som stödjer prestationsstyrningen, som till exempel samtalen mellan chef och anställd.

I bästa fall är har du både system och processer på plats, och ett agilt arbetsverktyg och arbetssätt som kan stödja den operativa verksamheten (aktiviteter) och dialog i teamet.

Performance Management-mjukvaror som Hypergene, länkar samman den strategiska planeringen med de operativa planerings- och uppföljningsprocesserna och är ett viktigt verktyg för chefer, beslutsfattare och controllers.

I den operativa planeringen och uppföljningen ingår exempelvis budgetering, resursplanering, mål och nyckeltal eller visualisering av data i verktyget.

Performance Management-processens steg för chef och medarbetare

Performance Management-processen kan dels avse den övergripande planerings- och uppföljningsprocessen på företagsnivå, men också definieras som processen av kontinuerlig kommunikation och återkoppling mellan en chef och en anställd för att uppnå organisatoriska mål.

I de fall som processen fokuserar på medarbetaren blir naturligt individens prestationer i centrum. Då ingår oftast stegen nedan:

Planering: Ansvarig chef sätter vilka mål som ska nås på både kort och lång sikt och övergripande prioriteringar kring hur det ska göras (kan skilja sig åt beroende på organisatorisk nivå, bransch, etc.). Därefter ska medarbetarna, med insikter från de egna arbetsområdena kunna ge feedback med syftet att nå samsyn kring mål och förväntad prestation.

Mätning: Konsekvent uppföljning av framstegen utifrån mål, nyckeltal och lagd plan för att både kunna se och förutse när problem uppstår, och för att hjälpa till att hantera problemen.

Coachning: Regelbundna tidsatta möten, med förberedd agenda, mellan chef och medarbetare.

Utvecklingssamtal: Genomförs oftast en gång per år och är ett tillfälle för fördjupad dialog och att gå igenom tidigare samtal under året. Här ges också möjlighet att ställa frågor om personliga och organisatoriska mål uppfylldes (varför/varför inte), utmaningar, hjälpmedel, effektivitet, om feedback hjälpte och vad som kan göras bättre. Här ingår förstås också andra delar, som exempelvis diskussion kring kompetens- och karriärutveckling.

Agera: Uppföljning ska leda till att mål och planer uppdateras och att lärdomar dras inför nästa steg. Det är också viktigt att medarbetaren får positiv feedback när mål nås och ges möjlighet att komma vidare i sin utveckling. Lika viktigt är att medarbetarens alla insikter tas om hand och omsätts in i planen för den kommande perioden.

Skapa en god prestationskultur genom coachning

Den del av Performance Management som fokuserar på individen och dess prestation ska lägga en god grund för både hur en medarbetare arbetar och vad denne ska arbeta med.

Görs detta i hela verksamheten skapas förutsättningar för en god prestationskultur. Här är kontinuiteten viktig, vilket innebär återkommande samtal mellan chefer och medarbetare.

I coachningen bör chefen ta utgå från områden som:

• Individuella mål.
• Avdelningens mål och hur individen bidrar.
• Företagets mål och värderingar.
• Prioriteringar (bakåt och framåt).
• Arbetet och prestationen kopplat till en tydlig rollbeskrivning.
• Kompetensutveckling, karriärmöjligheter och möjlighet att påverka.
• Att gemensamt definiera och planera kommande prestationer och målsättningar.

I samtalen är det viktigt med feedback åt båda håll och bekräftelse från chef till medarbetare, och att skapa en öppen dialog kring kontinuerlig förbättring.

En aktiv och återkommande prestationsledning är att föredra eftersom enbart ”årliga utvärderingar” kan leda till minskat engagemang och motivation, enligt forskning.

Att även kvantitativt och kontinuerligt (ofta via HR) samla in medarbetarnas tankar, hjälper dig att få en bättre bild av individ, avdelning och företag och kan komplettera och kontextualisera samtalen mellan chef och medarbetare.

När misslyckas man med Performance Management?

Om medarbetarna uppfattar prestationsledningen som orättvis kommer ditt företag misslyckas med Performance Management. Detta gäller även mellan avdelningar.

Enligt McKinsey kan det också gå fel om du har fel på mätning och mål eller för lite transparens och dialog, brist på konsekvenser när prestationer uteblir eller vid för lite engagemang från ledningen.

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: