Vad är strategisk planering?

Strategi, som begrepp, handlade ursprungligen om konsten att vinna krig, i kontrast till taktik – konsten att vinna slag. I strategiarbetet utgår man från affärsmål, marknadsanalyser och insikter om omvärlden, kunder och verksamheten.

Planeringen som därefter binder ihop strategi, mål, aktiviteter och nyckeltal kallas ofta strategisk planering eller affärsplanering. Affärsplanering har fokus på att generera intäkter, nå effektivitet och ta marknadsandelar. Offentlig sektor har inte samma fokus, och där pratar man i stället om verksamhetsplanering.

Affärsplaneringen kan ofta upplevas abstrakt. Det är därför till stor hjälp om strategin och planen kan visualiseras, eftersom strategin då är enklare att ta till sig. Att strategin kommuniceras ut i organisationen är även det en förutsättning för att den ska leda till handlingar som påverkar, som är en förutsättning för att omsätta strategin till faktiska resultat.

Det blir också enklare att arbeta med strategisk planering om det går att bryta ned målen i delmål och knyta ihop dem med nyckeltal, som går att följa över tid och använda i styrningen. Detta möjliggör en röd tråd från strategi, via mål och delmål till möjligheten att mäta hur organisationen presterar kontinuerligt. På engelska kallas detta ibland för Performance Management eller Corporate Performance Management (CPM), även om CPM i högre grad inkluderar den ekonomiska styrningen.

Den strategiska planeringsprocessen

Den strategiska planeringsprocessen sker på flera hierarkiska nivåer inom ett företag, från högsta ledningen till mellanchefer och medarbetare. Huvudaktörerna i denna process är dock oftast chefer och ledare, men medarbetare spelar också en viktig roll när planen implementeras och utvärderas.

• Författa ditt företags vision: Första steget i den strategiska planeringsprocessen är att skapa en vision (formulera ett övergripande syfte).
• Formulera en strategi: Granska den nuvarande situationen, identifiera styrkor, svagheter, möjligheter och hot. Detta kan inkludera beslut om vilka planer eller produkter att fokusera på, hur resurser ska fördelas och om till exempel expansion är lämpligt.
• Implementering av strategin: Efter att ha bestämt strategin, skapas specifika och mätbara mål för implementeringen. Framgång beror ofta på hur väl ledarskapet kommunicerar strategin och motiverar medarbetarna. En effektiv implementering kräver en tydlig struktur, maximal resursanvändning och marknadsföringsjusteringar som matchar strategin.
• Utvärdera strategin: Det är avgörande att ständigt övervaka och utvärdera strategins effektivitet. Detta kan inkludera att granska interna och externa faktorer, mäta resultat och göra nödvändiga justeringar.

Strategi, mål, plan och budget

Strategin är den övergripande riktningen, de viktigaste prioriteringarna och här bör du tänka ”helikopterperspektiv”. När du kommer ned på planer och mål bör du i stället prata om taktiska och operativa perspektiv.

Affärsplan och verksamhetsplan bör ses som strategiskt arbete i praktiken och den strategiska planen som verksamhetens viktigaste styrdokument. Skälet till att planerna läggs är för att styra organisationen i rätt riktning.

Olika delar av företaget sätter strategier för sin del av verksamheten och arbetar mot sina respektive mål, men för helhetens resultat är det avgörande att dessa strategier, planer och mål är förenliga med det övergripande perspektivet och att detta både fungerar effektivt från ledningen och ned i organisationen (top down) och från en operativ nivå och uppåt i organisationen (bottom up).

Att styra mot mål inom ett företag kallas ofta målstyrning och har likheter med strategisk planering, dock med fokus på måluppfyllnad. Affärs- och verksamhetsplanen bör dessutom vara nära sammanlänkade med den ekonomiska planeringen. Det ena förutsätter det andra och bör innefattas i samma planerings- och styrningsprocesser.

Budget och prognosarbete är en central och viktig del i företagets planeringsprocesser. Detta kan ske på olika sätt, oftast årsbundet eller med ett rullande 12-månadersperspektiv. Genom att ha effektiva processer och koll på den ekonomiska planeringen ges ledning och beslutsfattare på alla nivåer möjlighet att på ett effektivt och flexibelt sätt navigera verksamheten framåt. Detta sker ofta med verktyg som Hypergene.

Enligt McKinsey har pandemin belyst vikten av att snabbt kunna anpassa sina strategier, ha full kostnadskontroll och att tydligt kunna länka värdeskapande aktiviteter till strategin. I sammanhanget blir även scenarioplanering mycket viktig. Allt detta får konsekvenser för budgetarbetet och hur man planerar resurser.

Enligt Gartner är det första rådet i arbetet gällande strategisk planering att börja med budget och ekonomiska prioriteringar. De menar dessutom att det är viktigt att du knyter an den strategiska planeringen till operativa mål för att den ska fungera: ”många organisationer saknar en sammanhängande plan för sin strategiska planering som ordentligt översätter höga verksamhetsmål till funktionella mål.”

Att välja ett verktyg för strategisk planering

För de som överväger ett system för strategisk planering och uppföljning, är det viktigt att välja:

• Ett flexibelt och användarvänligt system som kan hantera olika modeller och datakällor.
• Ett system som stödjer hela strategiprocessen från planering till uppföljning (och KPI:er).
• Ett system som tydligt kan visualisera strategins olika komponenter.
• Ett system som kan följa upp nyckeltal från olika datakällor, både inom och utanför organisationen.
• Ett effektivt system bör underlätta detta val genom att ge rätt beslutstöd.

Exempel på tillämpningar av strategisk planering som Hypergene kan hjälpa dig med:

• Strategisk styrning
• Affärsplaner
• Verksamhetsplaner
• Balanserad styrning
• Målstyrning
• Riskanalyser
• Kvalitetsplaner
• Internkontroll
  
  

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: