6 tips på hur du kan vända utmaningar till möjligheter i din planering och styrning

Ekonomifunktionens utmaningar

Efter en längre period av stabilitet står företag inför flera externa utmaningar idag. Ekonomifunktionen möter en ökad press på kostnadseffektivitet och ökad betydelse av strategiskt fokus. En CFO behöver navigera organisationen mot definierade mål i en alltmer föränderlig omvärld. Controllers hanterar växande datamängder, behöver säkra precisa prognoser, utvärdera scenarios, hanterar företagets behov av att fatta snabbare beslut samtidigt som de agerar rådgivare i verksamheten.

De externa utmaningarna ställer nya krav på planeringsprocessen och den viktiga relationen med resultatansvariga beslutsfattare; som behöver kunna följa upp deras ansvarsområden, identifiera avvikelser i förhållande till planen och fatta välinformerade beslut.

För många företag handlar det om att hitta lösningar och effektivisera planering och beslutsfattande. Att ”förbättra de tekniska förutsättningarna” är det som ekonomiavdelningen säger är viktigast.

Behöver du börja om från början? Se till att ditt företag kan svara på dessa frågor:

• Vart är vi på väg? Frågan besvaras med lösningar och metoder inom strategisk planering och affärs- och verksamhetsplaner.
• Hur kommer vi dit? Frågan besvaras av budgetering, prognoser, finansiell och operativ planering.
• Var befinner vi oss? Frågan besvaras av analys, uppföljning och återkoppling.

Generella utmaningar i planeringsprocessen

• Osäkerhet: Framtiden är alltid osäker och därför kan det vara svårt att göra exakta prognoser. Denna osäkerhet kan leda till felaktig planering.
• Komplexitet: Planering kan vara komplicerad, särskilt för stora organisationer med många rörliga delar. Detta kan göra det svårt att skapa och följa en effektiv plan.
• Tid: Planering kan vara tidskrävande, vilket kan avleda resurser från andra viktiga uppgifter.
• Motstånd mot förändring: Anställda kan motstå förändringar som föreslås i en plan, vilket kan göra det svårt att genomföra planen effektivt.

Generella möjligheter i planeringsprocessen

• Strategisk riktning: Genom att etablera klara planer kan ett företag bestämma sin strategiska riktning, vilket kan ge ditt företag en konkurrensfördel.
• Resurseffektivitet: Planering kan hjälpa er att använda era resurser effektivt och eliminera slöseri, vilket kan minska kostnaderna och förbättra lönsamheten.
• Förutsägbarhet: Planering kan ge en viss grad av förutsägbarhet i en osäker affärsmiljö. Detta kan hjälpa företaget att förbereda sig för framtida utmaningar och möjligheter.
• Motivation och engagemang: Genom att involvera anställda i planeringsprocessen kan företag öka motivation och engagemang, vilket kan leda till förbättrad produktivitet och ökad tillfredsställelse hos de anställda.

Det är svårt att ligga i framkant om man tror att morgondagen blir som idag.

Erik Thelander, Chief Product Officer på Hypergene

6 tips för effektivare planering och styrning

Trots en tidvis dyster verklighet finns det sätt att styra och planera bättre för de som vill ligga i framkant.

Erik Thelander, Chief Product Officer på Hypergene, listar sex möjliggörare för effektivare planering och styrning, som kan hjälpa dig hantera planeringen i en förändring omvärld:

1. Digitalisera för ökad effekt och konkurrensfördelar:

• Övergå från enklare planeringsverktyg som Excel till mer strukturerade och dedikerade processer och verktyg.
• Säkerställ sammanhållen och kvalitetssäkrade data för tillförlitlighet och noggrannhet.
• Förbättra processer för att optimera produktiviteten och undvika flaskhalsar.
• Integrera källsystem och skapa en sömlös arbetsmiljö.
• Dra nytta av befintliga digitala ekosystem och samarbetsplattformar.

2. Involvera verksamheten för bättre planering och engagemang:

• Inkludera hela organisationen i planeringen genom drivarbaserade planeringsmodeller.
• Skapa en intuitiv planeringsprocess för att öka delaktighet och engagemang.
• Förbättra precisionen och kvaliteten i planeringsinformationen.
• Minska ledtiderna och skapa en mer positiv arbetsmiljö.

3. Jobba målorienterat och använd rullande planeringsmodeller:

• Använd rullande och dynamiska planeringsmodeller för att anpassa er till förändringar och osäkerheter.
• Få bättre insyn och precision i planeringen.
• Anpassa planeringen efter verksamhetens behov och följ affärsrytmen.
• Använd simuleringar och scenarioanalyser för att utforska olika möjliga utfall.
• Tillgängliggör planeringsdata för snabbt beslutsfattande.

4. Anamma ett holistiskt synsätt för värdeskapande:

• Inkludera olika perspektiv som miljö, hållbarhet, medarbetarperspektivet och kundperspektivet.
• Integrera ekonomiska, miljömässiga, sociala och styrningsrelaterade faktorer.
• Skapa en mer hållbar och framgångsrik verksamhet.

5. Transformera den strategiska planeringen:

• Integrera den strategiska planeringen och målarbetet i den övergripande planeringsprocessen.
• Fokusera på viktigaste KPI:er och kommunicera tydliga mål.
• Definiera planer som leder mot de strategiska målen.
• Involvera medarbetare och säkerställ delaktighet.
• Koppla samman den strategiska och finansiella planeringen.
• Följ upp och justera vid behov.

6. Dra nytta av tekniska innovationer:

• Använd prediktiv prognostisering för mer precisa beslut.
• Använd benchmarking och AI-förstärkt analys för insikter och effektivisering.
• Tillämpa naturlig språkbehandling (Natural Language Processing) för att analysera textdata.

Genom att implementera dessa möjliggörande åtgärder kan du som controller eller CFO förbättra planeringsprocessen, öka effektiviteten och uppnå konkurrensfördelar för ditt företag.

Fyll i formuläret nedan för att få mer information från Erik Thelander i ett inspelat webinar. Han sammanfattar statistik och insikter från undersökningar utförda av PWC och BARC om företags resursallokering inom planering och styrning. Få reda på vad andra planerar att satsa på i framtiden och vad som är best practice!