Verksamhetsplan – innehåll, syfte och hur du ska göra

Verksamhetsplanen sammanfattar och beskriver hur din verksamhet ska nå sina mål, ger en överblick och beskriver planerade aktiviteter under en viss period (ofta verksamhetsår).

Verksamhetsplan och affärsplan avser oftast samma sak. Inom offentlig, idéburen och ideell sektor är begreppet verksamhetsplan det vanligaste begreppet, och i kommersiella verksamheter görs affärsplaner. Innebörden är dock oftast snarlik; att planen beskriver hur organisationen ska nå sina mål för en kommande tidsperiod.

En organisation kan ha verksamhetsplaner för olika nivåer och avdelningar. Organisationers strategiska plan berättar vart de ska ta sig och vilka övergripande prioriteringar som är styrande i vägen framåt. Affärsplanen (verksamhetsplanen) berättar hur de ska agera i den operativa verksamheten för att lyckas.

Verksamhetsplanen ska knyta ihop mål och aktiviteter för hela organisationens i ett dokument. Den ska fungera som en guide som anger organisationens riktning. I planen anges också vem som ansvarar för att olika mål nås.

En organisation har, utöver den strategiska planen och verksamhetsplanen, en budget som berättar hur pengarna ska fördelas, och oftast finns det någon typ av uppföljning och analys som syftar till att förbättra och utveckla verksamheten.

I verksamhetsplanen finns därför oftast nyckeltal kopplat till mål och aktiviteter. Utfall mäts och följs upp exempelvis månadsvis eller kvartalsvis för att ansvariga ska kunna se om planen behöver justeras eller om resurser används på fel sätt. Det kan också visa sig att resurser behöver tillföras.

Verksamhetsplan, budget och resursplanering hänger därför tätt samman.

Verksamhetsplanens innehåll

• En verksamhetsplan ser oftast olika ut beroende på typ av verksamhet. Exempel på vanliga delar är:
• En sammanfattning och introduktion som beskriver din verksamhet och vad din verksamhet gör, och för vem.
• En översikt över verksamheten i form av historia, ledningsgrupp, läge och struktur.
• Hur verksamheten som helhet (och eventuellt verksamhetens delar) ska bidra till vision och strategi.
• Verksamhetens övergripande mål och delmål (och eventuella milstolpar) nedbrutet till lämplig nivå.
• Nyckeltal som kopplas till respektive mål
• Planens koppling till budget och resursplanering. Vilka resurser ska fördelas och användas för att aktiviteter ska kunna genomföras?
• Hur planen ska följas upp för att kunna anpassa och säkerställa kvalitet.
• Övergripande aktivitetsplan och ansvarsfördelning (ansvarsfördelningen kan exempelvis också kopplas till riskanalys och riskhanteringen).

Hur gör man en verksamhetsplan?

En verksamhetsplan ska skapa fokus och engagemang för både verksamheten i stort och den enskilde medarbetaren. Planen har i sig inget värde om verksamheten inte förstår eller aktivt bidrar till att målen nås. Därför behöver arbetet att ta fram eller förnya verksamhetsplanen involvera medarbetarna som berörs.

Några viktiga frågor att ställa sig i planeringsarbetet är om medarbetarna förstår verksamhetsplanen och om de förstår sin roll och hur de ska bidra? Hur verksamhetsplanen kommuniceras är ofta lika viktigt som själva verksamhetsplanen om planen ska ha rätt förutsättningar att omsättas i praktiken.

Frågorna ”Vart ska vi?” och ”Hur går det?” besvaras i gränslandet mellan målstyrning och nyckeltal (nyckeltalsuppföljning). Verksamhetsplanen binder samman de två delarna genom att beskriva kopplingen mellan målen och det som följs upp.

För att medarbetarna ska förstå verksamhetsplanen bryts övergripande mål ner till delmål, nyckeltal och handlingsplaner. Tänk på att inte ha för många mål eller för många nyckeltal, då tappar din verksamhet fokus och styrkraft.

Det är dessutom värdefullt om planen är kort, koncis och gärna visualiserad på ett sätt som visar den röda tråden från vision och strategi till övergripande mål och delmål för olika organisatoriska nivåer.

Tips: Det kan vara behjälpligt att ha en styrmodell att förhålla sig till när ni arbetar med målstyrning, exempelvis balanserat styrkort eller OKR (Objectives and Key Results).

Aktiv verksamhetsplanering blir svårare med en för detaljerad plan

Det är en god idé att inte ha en för detaljerad verksamhetsplan eftersom det ställer mer krav på styrningen och gör det svårare att arbeta agilt i din verksamhetsstyrning. I verksamheter eller tider där omvärld och förutsättningar förändras snabbt kan en för detaljerad plan bli ett hinder i sig för att nå målen.

En aktiv verksamhetsplanering förutsätter nyckeltal som kontinuerligt följs upp, gärna i kombination med uppföljning av avvikelser i budgeten. Det är då möjligt att ta fram handlingsplaner och delmål för kortare perioder, utanför, men med koppling till, verksamhetsplanen.

Aktivitetsplan och ansvarsfördelning måste inte finnas med i verksamhetsplanen. De kan vara fristående, men behöver då vara tydligt kopplade och kommunicerade så att medarbetarna förstår sambanden.

Verksamhetsplanens syfte

Du utformar din verksamhetsplans innehåll utifrån syftet. I vissa fall är syftet att driva en stor förändring, i en annan handlar det om att säkerställa högsta möjliga kvalitet. Det går också att ha en hybrid som innehåller delar som inte förändras, och delar som kontinuerligt uppdateras.

Planen bör också ha en tydlig målgrupp och det behöver inte enbart vara dina medarbetare. Det kan också handla om att genom planen kommunicera med styrelsen, investerare eller kunder och/eller medborgare. Betänk då att verksamhetsplanen kan bli mindre verksam för att engagera de anställda.

Arbeta kontinuerligt med verksamhetsplanen tillsammans med medarbetarna och möjliggör feedback i uppföljningen. Det hjälper dig att driva relevant beteende i organisationen och gör din verksamhetsplan bättre.

Att medarbetarna väljer att arbeta enligt verksamhetsplanen är helt klart att föredra, jämfört med att de upplever innehållet som direktiv.

Budgeten och verksamhetsplanen

Budgeten har en tydlig koppling till verksamhetsplanen eftersom det ska finnas täckning i budgeten för verksamhetens planerade aktiviteter. Den övergripande verksamhetsplanen tas oftast fram av ledningen parallellt med budgeten.

För att hålla ihop och arbeta med budgeten och verksamhetsplanen använder många ett digitalt verktyg för sin verksamhetsplanering.

Beslutstöd för att ta fram verksamhetsplanen

Hypergene är ett beslutsstöd som hjälper dig i din verksamhetsstyrning med hjälp av en mjukvara med flera branschanpassade applikationer för din verksamhetsplanering. Exempelvis:

• Verksamhetsplan för kommuner och regioner
• Verksamhetsplan för myndigheter
• Verksamhetsplan för universitet och högskolor
• Affärs- och verksamhetsplan för fastighetsbolag

Hypergene ger stöd i hela styrkedjan från strategiutveckling, verksamhetsplanering och genomförande till uppföljning av mål.

Vill du veta mer om Hypergene?
Hypergenes kunder kan effektivisera sina finansiella planeringsprocesser, följa upp verksamheten genom avancerade analys- och rapporteringsmöjligheter och arbeta med målstyrning på ett sätt som bryter ner övergripande planer till mål, nyckeltal och aktiviteter i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om vår lösning här eller titta på en 7 minuters videodemo av vår lösning: