WBS: Första steget i effektiv projektplanering

Vad är WBS?

Work Breakdown Structure (WBS) är en metod som hjälper dig bryta ned och visualisera ett projekt i mer hanterbara delar för att lättare kunna nå projektmål.

Projektet bryts oftast ned i ett hierarkiskt träddiagram vilket gör att hela projektet kan visualiseras. WBS kan ses som ett verktyg för projektplanering med fokus på omfattning och innehåll.

WBS underlättar för projektledaren när det gäller projektplanering, riskanalys, projektbudgetering och kommunikationen kring projektet, och vad det ska leverera. I projektets slutskede används WBS för att enklare kontrollera och följa upp projektet. Detta kan och bör även göras kontinuerligt.

En väl genomtänkt WBS ger dig en klar överblick över projektet, säkerställer att inget viktigt glöms bort och att du fångar in problem eller utmaningar i tid. WBS:en tas fram ”uppifrån och ner” för att detaljerat definiera de olika beståndsdelarna.

Hur du delar upp projektet med WBS

Vissa grundregler styr hur du sätter upp din WBS. Exempelvis att de nedbrutna delarna (”arbetspaketen”) inte överlappar. Detta underlättar synergier och gör att teamet kan undvika dubbelarbete.

Tänk på att inte vara för detaljerad när du beskriver delarna i projektet. Det hela ska vara överskådligt och du ska kunna tidsätta alla leverablerna. Det handlar om att bryta ned resultatet som projektet ska nå, till det faktiska arbetet som krävs.

Arbetspaket: Inom en WBS är ett arbetspaket en grundläggande enhet och representerar en definierad del av projektet som kan hanteras, planeras och utvärderas. Ett arbetspaket inkluderar vanligtvis specifika uppgifter, resurser, tidsramar och kostnader. Det är den lägsta nivån i en WBS där kostnad och tid effektivt kan uppskattas och kontrolleras.

Olika nivåer av arbetspaket: I en WBS-struktur är ’barn’ och ’förälder’ en hierarkisk relation som används för att organisera och definiera hela projektets omfattning. En "föräldernivå" innehåller en eller flera "barnnivåer". Varje "förälder" representerar en större, mer övergripande fas eller del av projektet, medan ett "barn" representerar en mer detaljerad och specifik del av den övergripande fasen.

En föräldernivå innehåller en eller flera barnnivåer, ett barn tillhör samma kategori som sin förälder och barnen behövs för att föräldern ska kunna levereras. Denna hierarkiska struktur hjälper till att organisera projektet i hanterbara delar och gör det lättare att övervaka och kontrollera projektets framsteg.

WBS-guide: Hur tar man fram en WBS?

Genom att följa dessa steg skapar du en grund för ditt projektarbete:

• Samla ditt team: Kalla till en workshop och inkludera medlemmar från olika delar av projektet för att få breda perspektiv.
• Brainstorma leverabler: Tänk igenom och skriv ner alla projektleverabler på post-it-lappar (eller digital motsvarighet). Allt från leveranser till bemanning.
• Sortera och organisera: Låt en moderator leda arbetet med att gruppera lapparna. Detta skapar struktur och tydliga samband mellan leverablerna (kluster).
• Skapa kategorier: Definiera huvud- och underkategorier (barn och föräldrar) för leverablerna och använd dessa för att bygga ett hierarkiskt träddiagram för projektet.
• Inkludera allt: Se till att summan av alla leverabler i en kategori motsvarar 100 procent av den kategorin, för att undvika onödiga eller saknade leverabler.
• Skapa en tankekarta: Översätt dina kategorier och leverabler till en överskådlig tankekarta eller annan visualisering för att alla inblandade enkelt ska kunna följa projektets struktur.
• Knyt ihop säcken: Samla in krav och undersök alternativ, men enas slutligen om vad som ska levereras på en övergripande nivå och enas om ansvarsfördelning.

Projektledning med WBS

Många projektledare brottas med att snabbt orientera sig i ett projekts omfattning, förutsättningar, processer, resurser och att formulera en tidsplan. Här är WBS till stor hjälp. Genom att använda WBS kan projektledare och team bättre förstå och hantera arbetsbelastningen, identifiera beroenden mellan olika delar av projektet, och effektivt planera och fördela resurser och tid.

När din Work Breakdown Structure är klar och intressenterna har sagt sitt är det god tid för projektledaren att sätta projektmål och eventuella milstolpar, helst baserat på/i samspel med effektmål.

WBS hjälper dig svara på vad ett projekt ska leverera och vad som behövs för att leverera det (nå projektmålet). WBS ligger därför närmare projektmål i dess användning. WBS förklarar inte heller hur projektet ska genomföras.

Den tydliga uppdelningen och strukturen inom WBS hjälper dig att skapa en korrekt bild av projektbudgeten genom att summera projektets delar. Kontroll och uppföljning förenklas eftersom de olika delarna kan kontrolleras var för sig eller tillsammans i olika konstellationer och strukturen gör det också enklare att jämföra med tidigare projekt.

Utan att lägga ned för mycket tid har du brutit ned projektet tillsammans med intressenter och kan i ett nästa steg använda agila verktyg som Kanban och agila strukturer/metodiker som Scrum, efter viss anpassning, för att ta dig ann ”hur” projektet ska genomföras.

Att bryta ned ett projekts beståndsdelar, som WBS gör, är en förutsättning för att exempelvis Kanban och Scrum ska fungera som projektmetodiker. Beståndsdelarna inom Scrum samlas i en ”backlog”, kallas för Stories och Tasks och delas in i Epics.

Vill du veta mer om Hypergene Projects?
Hypergenes kunder får stöd för sin projekt-, portfölj- och resurshantering. Hypergene Projects är den del av vår lösning som ett komplett, integrerat och användarvänligt verktyg för roller som Project Portfolio Managers, program- och projektledare och resursägare i hela organisationen.

Vill du veta mer? Läs mer om Projects här eller titta på en 7 minuters videodemo om Hypergene Planning om du istället vill veta mer om den delen av produkten: