Effektivare budgetprocess för AMF Fastigheter

Det var viktigt för oss att effektivisera och spara tid, inte bara på ekonomiavdelningen utan i hela organisationen

Cecilia Froelich, Business Controller

Utmaning

Tidigare använde AMF Fastigheter tre olika system från olika leverantörer. Cecilia Froelich, business controller, berättar:

”Vi jobbade på ett ganska omodernt sätt. Både gränssnittet och den tekniska plattformen var gammal.”

Eftersom systemen inte pratade med varandra krävdes en hel del manuell hantering av data. Det var tidskrävande och innebar risk för fel. När AMF Fastigheter letade efter en ny lösning ville de ersätta de tre gamla systemen med ett enda. De ville också minska användningen av Excel. ”Det var viktigt för oss att effektivisera och spara tid, inte bara på ekonomiavdelningen utan i hela organisationen”, säger Cecilia Froelich.

AMF Fastigheter ville ha ett användarvänligt system, och dessutom en leverantör med erfarenhet av fastighetsbranschen. De ville också ha möjlighet att administrera systemet själva i högre grad, för att bli minska beroendet av konsulter.

Sammanfattning:

• Omodernt arbetssätt med manuell hantering.
• Ville samla allt i ett system.

Lösning

Valet föll på Hypergenes fastighetslösning. AMF Fastigheter har implementerat en modul för analys och insikter, samt en för budget och prognos. Ekonomisk data laddas upp i systemet varje halvtimme så att informationen hela tiden är aktuell.

”Båda modulerna är integrerade med vårt ekonomisystem och vårt fastighets- och hyressystem. Vi har också integrerat vår projektstyrning i samma lösning, så att vi slipper använda flera system”, berättar Cecilia Froelich.

Den största utmaningen vid implementationen var det interna datalagret.

”Vi trodde att datan i vårt datalager var komplett, men insåg snart att vi behövde lägga ganska mycket tid på att kvalitetssäkra och se till att datan hamnade på rätt plats. En lärdom är att det hade varit bra att göra detta i förväg för att vinna tid.”

Sammanfattning:

• Hypergenes lösning för fastighetsbolag.

Resultat

Bytet till Hypergene har resulterat i effektiviseringar och ett förändrat arbetssätt.

Simuleringar av hyresintäkter blivit enklare och smidigare, och baseras på både aktuella och kommande hyresavtal. Indexberäkningar sker nu automatiskt i systemet baserat på ett specificerat regelverk. En annan förbättring är att AMF Fastigheter nu kan följa upp intäkterna på hyresobjektsnivå.

”Nu kan vi direkt se utfall jämfört med budget eller prognos för varje hyresobjekt. Det underlättar mycket”, säger Cecilia Froelich.

Dessutom har AMF Fastigheter tagit fram en digital underhållsplan för att kunna följa upp alla underhållsåtgärder i fastigheterna. När åtgärder läggs upp synkas de automatiskt mellan Hypergene och ekonomisystemet. Ytterligare en fördel är att nyckeltal och kontraktsinformation nu är tillgängliga för fler personer i organisationen. Omkring 90 av AMF Fastigheters 130 anställda använder Hypergene.

”Våra förvaltare kan enkelt ta fram nyckeltal för varje fastighet och se vilka avtal som löper ut i närtid. Vi har också fått en större tydlighet i budgetprocessen när alla jobbar på samma sätt. Hypergene är användarvänligt och det blir tydligt i systemet vem som ska göra vad. Dessutom har vi fått en tidsbesparing eftersom allt finns på samma plats”, säger Cecilia Froelich.

Sammanfattning:

• Effektivare arbetssätt som sparar tid i hela organisationen.
• Tydligare budgetprocess.
• Fler får tillgång till viktig ekonomisk information.