Effektivare rapportering och målstyrning för Bodens Energi

Vi har inte behövt anpassa arbetet till systemet, utan systemet har anpassats till vår modell.

Barbro Gunnari Heikki, ekonomichef

Utmaning

Bodens Energi ville förenkla och höja kvaliteten i arbetet med budget och prognos, som var både komplicerat och tidskrävande. Varje affärsområde inom energikoncernen rapporterar tio gånger om året. För dessa verksamheter görs dessutom budgetplaner som sträcker sig tio år framåt i tiden. Arbetet med rapporteringen gjordes tidigare i Excel. 

”Det blev svårare och svårare att administrera, eftersom filerna blev väldigt komplexa. Vi lade mycket tid på manuell inmatning av siffror från vårt ekonomisystem och på att flytta data mellan filer,” säger Barbro Gunnari Heikki som är ekonomichef på Bodens Energi. 

För att få mer tid för analyser och minska risken för fel i hanteringen ville Bodens Energi hitta ett bättre verktyg för budget och prognoser. Det fanns samtidigt utmaningar inom målstyrning som behövde hanteras. 

”Vi hade en gemensam affärsplan för hela koncernen, men det var svårt att få överblick över den röda tråden mellan aktiviteter och affärsmål.” 

Sammanfattning:

• Tidsödande manuell hantering i Excel  
• Önskade höja kvaliteten i rapporteringen
• Behov att frigöra tid för analys 

Lösning 

Valet föll på Hypergene, som erbjöd ett komplett system. 

”Med Hypergene fick vi budget och prognos, strategisk planering med måluppfyllelse, verksamhetsrapportering och KPI-uppföljning i ett och samma verktyg.” 

Ett annat avgörande argument var att Hypergene erbjöd möjlighet att få ut färdiga dokument utan något manuellt arbete.  

”Hypergene kunde ge oss färdiga dokument som budget, månadsrapporter och delårsbokslut. De andra system vi tittade på hade krävt handpåläggning.” 

Sammanfattning: 

• Hypergenes stöd för budget och prognos samt strategisk planering 

Resultat 

Med Hypergene har Bodens Energi fått ett effektivare budget- och prognosarbete, vilket har frigjort tid för analys. Bodens Energis ekonomimodell är implementerad i Hypergene och de omkring 30 användarna av systemet kan plocka ut färdiga dokument och rapporter.  

”Hypergene har förstått vår organisation, vår ekonomimodell och våra önskemål, och omsatt dem i systemet. Under implementationen var Hypergene lyhörda och snabba att ge respons. Vi hade ett jättefint samarbete.” 

Att skippa den manuella hanteringen av Excel-filer sparar mycket tid, samtidigt som risken för fel har minskat kraftigt. Dessutom har Bodens Energi fått en enhetlig struktur för den ekonomiska rapporteringen i alla affärsområden. 

Som ett konkret exempel på förenklingen med Hypergene berättar Barbro Gunnari Heikki att avskrivningarna nu kommer in automatiskt i investeringsbudgeten, i stället för att beräknas och läggs in manuellt.  

”Vi har inte behövt anpassa arbetet till systemet, utan systemet har anpassats till vår modell”, säger hon. 

Nästa steg för Bodens Energi är att fortsätta utveckla och finjustera funktioner i Hypergene, och att implementera fler moduler för att förenkla fler arbetsprocesser. 

Sammanfattning: 

• Effektivare budget och prognos vilket skapat mer tid för analys 
• Enhetlig struktur för ekonomi och måluppfyllelse, anpassad till koncernens modell 
• Tydlig målstyrning med en röd tråd mellan affärsmål, KPI:er och aktiviteter