Mer kontroll och transparens för Helsingfors universitet
Hundratals projekt och tiotusentals användare i en komplex IT-miljö – det var förutsättningarna. Helsingfors universitet letade efter en effektiv lösning, och fann den i Hypergene Portfolios. Nu har samarbetet löpt i över 10 år.
I korthet
- Helsingfors universitet är ett forskningsuniversitet med över 30 000 studenter och 8 500 anställda. IT-miljön är komplex.
- För 10 år sedan började man jobba med Hypergene Portfolio. Den första lösningen som infördes var applikationsportföljen.
- För att kontinuerligt förbättra plattformen har man valt att använda större utvecklingspaket, snarare än ett mer flytande arbetssätt, för att skapa stabilitet.
Komplex IT-miljö
Helsingfors universitet är Finlands största och äldsta – det grundades redan 1640. Det är ett forskningsuniversitet med över 30 000 studenter och 8 500 anställda och på internationella rankinglistor placerar sig Helsingfors universitet i den absoluta toppen.
Man kan tro att lärosäten är relativt enkla organisationer, men inte sällan finns en gömd komplexitet – inte minst när det kommer till IT. Helsingfors behövde ett effektivt och systematiskt sätt att hantera och övervaka sin omfattande och komplexa IT-miljö. Lösningen behövde både uppfylla juridiska krav och säkerställa universitets strategiska utveckling framåt.
För 10 år sedan föll valet på Hypergene Portfolio och resten är, som man brukar säga, historia. Den första lösningen som infördes var applikationsportföljen, som innehåller avgörande information om i princip alla datasystem och hanterar komplexiteten hos universitetets supporttjänster och Finlands nationalbibliotek.
”Den systemdata som finns i vår applikationsportfölj spelar en nyckelroll i övervakningen av olika lagar och regleringar som gäller inom offentlig förvaltning”, säger Esa Suominen som är chief architect och chief user för applikationsportföljen.
Applikationsportföljen fungerar som kärndatalager på universitetet och förenklar åtkomsten av information för budgetering, livscykelhantering, ägandeuppgifter, tillgänglighet, beredskapsnivåer och dataskydd.
Bättre användarhantering och rapportering
Fyra år in i samarbete skapade Helsingfors universitet även en projektportfölj i Hypergene Portfolio. Projektportföljen har haft en avgörande roll för att införa struktur och ett systematiskt arbetssätt.
”Portföljen fungerar som ett förvaringsställe för förvaltningsdokument, vilket förbättrar transparensen och bidrar till den övergripande utvecklingssituationen”, säger Veikko Mäkelä, Information Systems Project Manager och Project Portfolio Manager.
Med Hypergene Portfolio har organisationen fått ett effektivare arbetssätt som förbättrar både rapportering och användarhantering. Dessutom stödjer lösningen universitetet i att uppfylla den finska informationshanteringslagen och andra regleringar.
För två år sedan togs det senaste steget i samarbetet, när universitet gick över till Hypergene Portfolios HUB-plattform. Nu har Helsingfors universitet en centraliserad kontroll och transparens över organisationens omkring 10 000 användare.
Utveckling för framtiden
Idag hanterar Helsingfors universitet 650 applikationer och över 200 projekt med Portfolios. För att kontinuerligt förbättra plattformen har man valt att använda större utvecklingspaket, snarare än ett mer flytande arbetssätt. Nya uppdateringar kommuniceras brett till användarna och följs alltid av en lugnare period för att skapa stabilitet. Några av de senaste förbättringarna är införandet av ett dataskyddspaket och integrationen av ett API-gränssnitt med rapporteringsverktyg. Projektportföljen utvecklas också för att anpassas till nya digitala tjänster.
Det tioåriga samarbetet kring Hypergene Portfolio har varit dynamiskt och präglats av kontinuerlig förbättring, något som säkerligen kommer fortsätta när Helsingfors universitet utvecklas på väg mot framtiden.
