Kalmar har idag kommit långt i sin ambition att underlätta vardagen för sina chefer

Nu behöver våra chefer bara gå till ett ställe för att hitta och registrera information kring verksamhet, planer, ekonomi och personal.

Jonas Agerhed, budgetchef

Utmaning 

Kalmar kommun har cirka 68 000 invånare. Den kommunala verksamheten omfattar 6 500 anställda och leds av cirka 350 chefer. Som i många kommuner har cheferna en stor mängd information att förhålla sig till och många verksamheter att hantera. Att göra deras vardag enklare var därför något som bland annat Jonas Agerhed, budgetchef på Kalmar kommun, insåg skulle leda till bättre styrning.

Cheferna hade förvisso i mångt och mycket tillgång till nödvändig information för sin styrning. Problemet var att de inte på ett enkelt sätt kunde få informationen om ekonomi, personal och verksamhet sammanställd då den hämtades från vitt skilda system.

Jonas satte tillsammans med sina kollegor upp en målbild.

"Vi ville att cheferna på tio minuter och med några få knapptryckningar skulle kunna få en samlad bild kring statusen på verksamhet, personal och ekonomi."

Kalmar kommun började leta efter en lösning som skulle underlätta tillvaron och där cheferna inte behövde använda sig av så många olika system.

Sammanfattning:

• Att göra chefernas vardag enklare.
• Saknade en samlad bild över verksamhet, ekonomi och personal.

Lösning

Med ett webbaserat stöd för målstyrning, ekonomi, personal och verksamhet svarade Hypergene upp mot de behov Kalmar hade. För Kalmars del var det naturligt att börja med ekonomi och målstyrning.

"Ansvarsstrukturen kring vår ekonomistyrning var tydlig och processen fungerande väl. Därför var det lätt att börja i den ändan och koppla på målstyrningen till samma ansvarsstruktur."

Kalmar har idag kommit långt i sin ambition att underlätta vardagen för sina chefer.

"Nu behöver våra chefer bara gå till ett ställe för att hitta och registrera information kring verksamhet, planer, ekonomi och personal. I samma gränssnitt finns också flikar som stödjer mer specifik verksamhetsinformation inom till exempel skola samt vård och omsorg."

Sammanfatting:

• Hypergene Kommun.

Resultat

"Vår styrning har effektiviserats betydligt. Cheferna lägger idag mer tid på analys och åtgärder. Det råder heller ingen tvekan om vilka uppgifter var och en behöver rapportera in. Nu kan vi mycket snabbare och bättre återkoppla till politikerna."

Hela processen för framtagandet av dokument, som till exempel årsredovisningen, kommer också att förenklas. Lösningen ”Samlad rapportering” bejakar tydligt det samarbete som ofta krävs för att få fram rapporter och utredningar. Vidare kommer applikationen ”Medborgarportalen” snart att implementeras där information om kommunens verksamhet görs tillgänglig för invånarna.

Jonas beskriver även värdet av de applikationer som Hypergene utvecklat.

"Som användare kommer man snabbt igång med en enkel introduktion och utbildning. I stort sett finns dessutom all funktionalitet vi behövt i Hypergenes grundläggande erbjudande. Att i hög grad använda färdiga applikationer ger stora fördelar vid drift och underhåll."

Sammanfattning:

• En betydligt effektivare styrning.
• Cheferna lägger nu mer tid på analys och åtgärder.
• Kan snabbare och bättre återkoppla till politikerna.