Keolis beslutsstöd underlättar trafikplaneringen

Den stora vinsten med vår lösning och datalagret är att vi har ett gemensamt språk, vi mäter och jämför samma siffror som vi vet definitionen på, vilket sparar mycket tid eftersom vi kan samla all information på ett och samma ställe.

Jimmie Lundgren, Förvaltningsledare BI & Business Controller

Utmaning

Keolis Sverige är en del av Keolis Group som är en internationell leverantör av kollektivtrafik med verksamheter i Europa, Nordamerika och Australien. Keolis Sverige, driver kollektivtrafiken i flera av landets större städer. Keolis omsätter fyra miljarder i Sverige och har ca 6000 anställda, varav flertalet är busschaufförer.

Keolis uppdrag från huvudmännen (ex SL i Stockholm, Västtrafik i Göteborg) är att leverera busstrafiken genom att planera trafiken, anställa och utbilda personalen, tillhandahålla bussar, verkstäder och mekaniker för service och reparationer.

Planering av trafiken är en central del av verksamheten, det handlar både om vilka linjer som skall köras med vilka bussar och vem som skall köra, berättar Jimmie Lundgren, Förvaltningsledare BI & Business Controller, som ansvarar för Keolis BI lösning.  Som underlag för planeringen krävs information utifrån många perspektiv som speglar verksamheten. Utmaningen för Keolis var avsaknaden av en samlad bild.

Informationen fanns, men i manuellt underhållna Excel-modeller, vilket gjorde det svårt att hitta orsaker och se samband. Rapporter och analyser uppdaterades för sällan och tolkningen blev svår pga att gemensamma definitioner saknades.

Sammanfattning:

• Behov av ett modernt datalager som kan hantera stora datavolymer och många integrationer.

Lösning

Den gamla informationsstrukturen, byggd på OLAP-kuber, hade dessutom begränsningar i hur datalagret effektivt kunde byggas ut mot flera verksamhets- och affärssystem.

"Vi behövde ett system som kunde hantera många dataintegrationer och stora volymer. Vi var medvetna om att vår verksamhet driver stora datamängder och att det kan vara en utmaning att hantera våra stora volymer", säger Jimmie Lundgren.

Med Hypergene har Keolis nu skapat ett omfattande datalager från sex källsystem (drygt fyra miljarder transaktioner) som innehåller information om planeringsverksamheten, busstrafiken, skadorna, bussflottan, personal och ekonomi.

Systemet är idag tillgängligt för alla som behöver informationen för sitt arbete. Dagligen laddas information från planeringssystemet och senast 48 timmar senare kan utfallet av en trafikdag följas upp.

Rapporterna i Hypergene är rollbaserade och nås via ett webbgränssnitt. Områdescheferna på Keolis har tillgång till sitt områdes information, de kan exempelvis se sitt ekonomiska resultat jämfört med budget. Andra rapporter som följs är underhållsarbete, hur kostnaden ser ut för nyare och äldre bussar, samt rapporter för att följa effektivitet och produktivitet i trafiken (utfall antal timmar och kilometer). Den här informationen påverkar i sin tur nästa års budget på ett konkret sätt.

Sammanfattning:

• Målstyrning, Budget & prognos och Analys & insikter.

Resultat

Keolis har idag ett enhetligt beslutsstöd för verksamhetsstyrning på plats som har medfört gemensamma definitioner och en tillförlitlig, effektiv, automatiserad rapportering för både den operativa och strategiska styrningen. Resultatet är en pricksäker planering och bättre intern kommunikation på alla nivåer.

Idag använder cirka 200 personer systemet. Tidigare var majoriteten av användarna anställda på huvudkontoret, men idag ser Keolis att flest användare är ute i trafikområdena där verksamhetsansvaret är.

Verksamhetscheferna använder informationen för ekonomisk och operativ uppföljning och ledningen för att jämföra hur verksamheten fungerar mellan olika områden. All rapportering till koncernledningen inför sk ”business reviews” sker också genom systemet.

"Den stora vinsten med vår lösning och datalagret är att vi har ett gemensamt språk, vi mäter och jämför samma siffror som vi vet definitionen på, vilket sparar mycket tid eftersom vi kan samla all information på ett och samma ställe samtidigt som vi kan kombinera data från flera olika källsystem. En annan stor vinst är den rollbaserade budgetmodulen som innebär att budgetuppgifter delas ut till chefer i linjen som sedan följs upp på detta och det skapar ett ägarskap som genomsyrar hela organisationen", avslutar Jimmie Lundgren. 

Sammanfattning:

Datalager (drygt fyra miljarder transaktioner) för planering, styrning och rapportering av verksamheten med stöd för följande arbetsprocesser:

• Drivarbaserad budgetprocess (kr, tim, km och personal).
• Koncernkonsolidering och eliminering.
• Funktionsindelad resultaträkning och koncernrapportering.