Länsstyrelserna utvecklar och effektiviserar styrningen av verksamheten genom Hypergene
Beslutsstödet har så här långt fått ett mycket positivt mottagande både bland chefer och medarbetare. Många Länsstyrelser använder redan Hypergene som det primära uppföljningsverktyget. Det finns dessutom ett starkt engagemang bland flera länsråd som numera kan peka på vilka verksamheter som de är bäst på och vilka de kan utvecklas inom genom erfarenhetsutbyte.
Vi är mycket glada över valet av Hypergene. Produkten har visat sig ge precis de värden vi var ute efter.Mehmet Sogojeva, finansiell uppföljning, chefsstöd
Utmaning
Det finns 21 länsstyrelser i Sverige och alla har i uppdrag att arbeta för en utveckling där miljö, tillväxt och goda levnadsvillkor går hand i hand. Länsstyrelserna arbetar mot sju olika departement och ca 15 centrala myndigheter som alla påverkar verksamheten.
”Vi arbetar inom så många områden och med så många motparter att det över tiden blivit svårt att få en samlad bild av det vi gör, liksom att se hur effektivt skattepengarna används. Vi har dessutom saknat verktyg för att jämföra länsstyrelserna mellan varandra”, säger Mehmet Sogojeva som arbetar med chefsstöd på Länsstyrelsen Skåne.
Efter en förstudie 2011 stod det klart att Länsstyrelserna behövde ett gemensamt beslutsstöd och att samverkan var en framgångsfaktor. En omfattande behovskartläggning och förankringsarbete ledde fram till själva upphandlingen som under 2014 resulterade i valet av Hypergene.
Sammanfattning:
- De 21 Länsstyrelserna arbetar med många områden och med så många motparter att det över tiden blivit svårt att få en samlad bild av verksamheten liksom att se hur effektivt skattepengarna används.
- Dessutom har det saknats möjligheter att jämföra länsstyrelserna mellan varandra.
Lösning
Med hjälp av Hypergene ska såväl chefer som medarbetare få tillgång till relevant och tillförlitlig information om verksamheten. Målet är även jämförbarhet mellan länsstyrelserna för att skapa möjligheter till erfarenhetsutbyte och kontinuerlig förbättring.
Länsstyrelserna har sedan tidigare flera källsystem, till exempel Agresso och Platina. De är bra som inmatningssystem men kanske inte lika lämpade för analys och uppföljning. En viktig nyckel var därför att Hypergene kan samla information om ärenden och resurser, som tidigare fanns i andra system, i en och samma databas – och i förlängningen ett samlat gränssnitt.
”Vi satte höga mål med projektet. Utgångspunkten har hela tiden varit chefsansvaret och den information en chef behöver för att leda verksamhet, personal och ekonomi. En chef ska kunna analysera och åtgärda istället för att ta fram och kvalitetssäkra data. Dessutom ska det vara enkelt att använda och grafiskt tilltalande. Vi såg att Hypergene var ett mycket bra val utifrån alla mål vi satte upp”, säger Mehmet Sogojeva som förutom sin roll på Länsstyrelsen Skåne också ansvarar för det gemensamma beslutsstödet.
Sammanfattning:
Resultat
Beslutsstödet har så här långt fått ett mycket positivt mottagande både bland chefer och medarbetare. Många Länsstyrelser använder redan Hypergene som det primära uppföljningsverktyget. Det finns dessutom ett starkt engagemang bland flera länsråd som numera kan peka på vilka verksamheter som de är bäst på och vilka de kan utvecklas inom genom erfarenhetsutbyte. En ytterligare konsekvens är att controllers och handläggare nu kan bidra i analysarbetet snarare än att manuellt ta fram information.
”Vi har med god hjälp från Hypergene lyckats skapa trygghet i organisationerna. Tidigare satt man på ledningsmöte och diskuterade datakvalitet. Nu ligger istället fokus på hur vi ska analysera siffror och agera utifrån dem. Bilden bland verksamhetscheferna är att de nu har ett helt annat grepp om verksamheten gällande överskådlighet, uppföljning och beslutsunderlag”, säger Mehmet Sogojeva.
Det finns redan idéer på hur lösningen från Hypergene kan utvecklas vidare. Dels kan den användas för att utveckla målstyrning och extern rapportering, dels kan den stödja budget och prognosprocessen och arbetet utifrån förordningen om internt styrning och kontroll.
”Vi är mycket glada över valet av Hypergene. Produkten har visat sig ge precis de värden vi var ute efter. Det har dessutom visat sig att Hypergenes leveransorganisation varit en värdefull partner med sin kompetens och förmåga att förstå våra behov och målsättningar”, avslutar Mehmet Sogojeva.
Sammanfattning:
- Verksamhetscheferna har nu ett helt annat grepp om verksamheten gällande överskådlighet, uppföljning och beslutsunderlag.
- Det finns ett starkt engagemang bland flera länsråd som numera kan peka på vilka verksamheter som de är bäst på och vilka de kan utvecklas inom genom erfarenhetsutbyte.
- Controllers och handläggare nu kan bidra i analysarbetet snarare än att manuellt ta fram information.
