Lidköping kommuns chefer får rätt information vid rätt tillfälle och på en enda plats

Vi har fått väldigt mycket positiv respons från alla verksamhetschefer som nu får tillgång till den information som behövs för att fatta beslut.

Ulf Landgren, systemförvaltare

Utmaning

Lidköpings kommun ligger med sina 38 500 invånare alldeles vid Vänerns södra strand. Visionen är att kommunen ska vara en välkomnande och hållbar kommun. Från slutet av 2012 finns ytterligare mål för hur kommunen ska utvecklas; en erkänt god livskvalitet, hälsosam miljö och bra service ska leda till 45 000 lidköpingsbor år 2030.

Samma år ska antalet besökare ha fördubblats och det ska finnas jobb inom räckhåll för alla som vill bo i kommunen – något som ställer höga krav på kommunikationer till och från kommunen.

"Vi har höga ambitioner i vår utveckling men därför också stora behov av att kunna styra verksamheten effektivt. Vår styrmodell har länge varit en central del i kommunens arbete," säger Ulf Landgren, systemförvaltare för Hypergene på Lidköpings kommun.

Ända sedan 90-talet arbetar kommunen med dialogbaserad styrning, en variant av Balanced Scorecard. Utvecklingen av styrmodellen pågår löpande och bygger bland annat på övergripande mål och indikatorer som följs upp via styrkort och handlingsplaner. Stödverktygen har däremot inte hängt med. Historiskt har man arbetat med Word och Excel vilket lett till komplexitet och i många fall också fel i hanteringen av information.

"Till slut blev det allt tydligare att vi behövde ett riktigt bra systemstöd för styrmodellen. En förstudie genomfördes där vi tittade på marknaden, på andra kommuner och på våra egna behov. Vi insåg snabbt att vi behövde ett stöd som inte bara hanterade styrmodellen. Vi behövde ett stöd där cheferna får en helhetsbild av sin verksamhet, och se sin del i en helhet," berättar Ulf Landgren.

Sammanfattning:

• Att ge alla verksamhetschefer goda förutsättningar att kunna styra verksamheten effektivt – allt utifrån kommunens höga utvecklingsambitioner.

Lösning

Förstudien kallades ”Smarta beslut” och resulterade i ett val av Hypergene. Bakom beslutet låg referenstagning från flera andra kommuner som använde samma beslutsstöd.

"Kalmar kommun inspirerade oss mycket, inte minst eftersom vi har en relativt lik styrmodell. Dessutom hittade vi inget annat system som var lika komplett som Hypergene."

Vid införandet av beslutsstödet började kommunen med personal- och ekonomimodulerna, då de bedömdes som enklast för organisationen att ta till sig. Därefter adderades modulen för strategisk styrning på stabsnivå, liksom moduler för skola och utbildning där rektorerna ska få en mycket enklare och mer överskådlig tillgång till information än vad de har idag. Ulf Landgren pekar på formerna för införandet av Hypergene som en framgångsfaktor:

"Genom att ta allt i rätt ordning, satsa på utbildning och skapa dialog och engagemang så har vi fått ett mycket bra mottagande."

Sammanfattning:

• Hypergene Kommun med de ingående applikationerna Ekonomi, Personal, Verksamhetsplan och Skola.

Resultat

Med Hypergene på plats kommer kommunens chefer åt information från flera källor genom ett samlat och lättanvänt verktyg. Dessutom kvalitetssäkras all data på ett annat sätt än tidigare genom de integrationer som beslutsstödet bygger på. När den strategiska styrningen är på plats i hela organisationen kommer också styrmodellen att kunna förankras och därmed utvecklas ytterligare.

"Tidigare fanns chefer som aldrig gick in i ekonomisystemet för att det var så komplext, men idag kan cheferna själva få kontroll och varje dag få överblick över sin verksamhet. Vi har fått väldigt mycket positiv respons från alla verksamhetschefer som nu får tillgång till den information som behövs för att fatta beslut, både långsiktigt och i vardagen när avvikelser behöver åtgärdas. Ambition är dessutom att sammankoppla kvalitet, ekonomi och personal," avslutar Ulf Landgren.

Sammanfattning:

• Daglig överblick av verksamheten för chefer.
• Rätt personer får tillgång till rätt information.
• Kvalitetssäkrad data i verksamhetsstyrningen.
• Positivt mottagande i organisationen.
• Systemstöd för att vidareutveckla styrmodeller.