Ökad träffsäkerhet i budgeten och mer struktur på riskarbetet när Lunds universitet väljer Hypergene

Utmaning

Lunds universitet räknas som ett av Europas ledande lärosäten med utbildning och forskning inom teknik, naturvetenskap, juridik, samhällsvetenskap, ekonomi, medicin, humaniora, teologi, konst, musik och teater. Verksamheten omfattar 40 000 studenter och över 7 400 anställda där den största delen av verksamheten rent omsättningsmässigt kommer ifrån forskningsområdet.

Organisationen är indelad i åtta fakulteter med ett stort antal underliggande institutioner och avdelningar. För administration och service finns en gemensam förvaltning samtidigt som det ute på de olika enheterna finns ett par hundra ekonomer som är delaktiga i det ekonomiska arbetet.

De utmaningarna Lunds universitet stod inför kan kännas igen hos andra högskolor och universitet. Framför allt fanns ett behov av att förbättra budgetprocessen så att den blev enhetlig samt effektiv och så att det blev en ökad kvalitet i budget och prognoser.

Tidigare användes främst Excel för budgetarbetet i en arbetsprocess som inte var transparent och som var arbetsintensiv. Efterhand efterfrågade också universitetet ett sammanhållet verktyg för riskanalys för att ge bättre överblick och uppföljning av riskarbetet och även underlätta och systematisera analys och dokumentation.

Sammanfattning:

• Behov av en budget- och prognosprocess för att höja kvalitet i budget och prognoser.
• Få kontroll över riskarbetet för att kunna arbeta mer proaktivt.

Lösning

Utöver behovet av ett bättre stöd för budget och prognos fanns också önskemål om möjligheter till analys. För att hitta och utvärdera lämpliga leverantörer tog Lunds universitet hjälp av CGI.

"Vi fick hjälp att sålla marknaden och svar på vilka systemlösningar som uppfyllde våra krav. Tre olika lösningar presenterades varav en tidigt föll bort. Slutligen valdes Hypergene", säger Helena Jönsson.

Idag har lösningen över 300 användare, de flesta i form av ekonomer ute på de olika enheterna.

Några år efter införandet av årsbudgetering i Hypergene löstes även stöd till flerårig budgetering av projekt.

För riskarbetet landade valet på Hypergenes modul för strategisk planering. Rent konkret har man i riskarbetet definierat ett antal risker som ska värderas, sättas åtgärder på och följas upp (så kallade objekt). Riskerna värderas utifrån sannolikhet och konsekvens i en skala från 1-5.

Under 2018 har den nya funktionaliteten Verksamhetsrapportering implementerats.

"Verksamhetsrapportering är en väldigt spännande produkt som ligger helt i linje med den automatisering och kvalitetshöjning i rapporteringsarbetet som universitetet strävar efter."

Sammanfattning:

• Hypergenes lösningar för Budget & prognos, Analys & insikter och riskanalys och verksamhetsrapportering.

Resultat

För budget och prognosarbetet har införandet av Hypergene inneburit att hela organisationen arbetar i en gemensam process med samma definitioner på olika begrepp.

"Att vi fått en standardiserad process underlättar samtalen oss emellan. I dag kan olika data bättre jämföras med varandra och följas upp, säger Helena Jönsson, ekonom och systemförvaltare vid LU."

Universitetet har också fått den kvalitetshöjning och automatisering som eftersträvades.

Genom funktionaliteten för projekten kan ekonomerna även ge projektledare stöd i kalkylarbetet inför bidragsansökningar och när medel beviljats lägga in deras flerårsbudgetar i Hypergene.

För riskarbetet har Hypergenes system inneburit en förbättrad överblick och kontroll. Exempel på risker och utmaningar som är unika för en högskola eller universitet kan exempelvis vara hur beroendet av extern finansiering påverkar verksamheten eller hur söktrycket från studenterna påverkar utbildningsutbudet. En del av riskerna lever i många år medan andra risker lättare kan åtgärdas och elimineras.

Med Hypergene kan man både analysera utifrån ett riskperspektiv, det vill säga, hur ser ”risk X” ut för alla fakulteter, och utifrån ett organisationsperspektiv där risksituationen för en enskild fakultet framgår. Resultatet kan presenteras både i form av tabeller och i diagram eller som en lättöverskådlig riskmatris.

Och ju längre man jobbar med riskarbetet och ju fler år man har att jämföra med desto intressantare blir det att följa trender och även åtgärder gällande risker som löper över många år.

"Med Hypergene har vi en helt annan kontroll och överblick över våra risker och vi känner oss trygga med att vi kan arbeta proaktivt och minimera de risker och utmaningar vi står inför, säger Elisabeth Pupp, som arbetar med riskprocessen på Lunds universitet."

"Verksamhetsrapportering har gett oss bra förutsättningar för kvalitetshöjning i våra olika rapporteringar. Istället för att lägga tid på att ta ut siffror enligt separata anvisningar kan de som ska göra rapportering fokusera på själva analysen. Vi ser fram emot all utveckling som görs i den modulen och att vi kan använda den i ännu fler rapporteringsflöden som idag är manuella".

Sammanfatting:

• En mer överblickbar budgetprocess, ökat samarbete mellan ekonomer och säkrare prognoser.
• Ett strukturerat arbete med riskanalyser med möjlighet till uppföljning och analys.