Nacka har nu lättare att hitta, följa och analysera information om verksamhet, personal och elever

Nu kan vi använda våra hjärnor till att utveckla verksamheterna. Tidigare gick mycket kapacitet åt till att samla in och presentera information.

Lars Ekelöw, digitaliseringsstrateg

Utmaning

"I vår strävan efter att elever ska nå sin potential är det viktigt att vi hela tiden utvecklar kvaliteten i varje led. Vi arbetar efter devisen varje barn och elev varje dag," berättar Lars Ekelöw, digitaliseringsstrateg, Nacka kommun.

Nacka var tidigt ute med att använda beslutsstödsystem för att sammanställa och återrapportera till skolledare hur det systematiska kvalitetsarbetet fortskred. Verksamheten inom förskola, grundskola och gymnasium omfattar över 16 000 barn och ungdomar samt nästan 3 000 anställda.

"För att få fram nödvändig information om hur elever och verksamhet utvecklades registrerades mängder av data manuellt. Arbetsinsatsen på central nivå blev gigantisk då det inte fanns någon integration mot källsystemen."

Förutom att det tog tid så bidrog den manuella hanteringen till en hel del fel. Det var dessutom svårt att följa det systematiska kvalitetsarbetet över tid. Det fanns heller ingen överskådlig bild över verksamhetsplaner, ekonomi och information kring personal. En annan viktig parameter att ta hänsyn till i förbättringsarbetet var att datormognaden, liksom i många andra kommuner, var relativt låg inom skolan.

"För att skapa bättre förutsättningarna för vårt systematiska kvalitetsarbete gjorde jag en ordentlig undersökning av vilka systemstöd som fanns på marknaden. Förutom att systemet skulle passa våra behov så letade jag efter något som skulle vara lätt att använda."

Lars förklarar vidare att Nacka är en decentraliserad organisation där flexibilitet är viktigt.

"Vi tillåter stor frihet. Det innebär till exempel att verksamheterna kan använda sig av olika modeller för det systematiska kvalitetsarbetet och kvalitetsredovisningen. Det enheterna gemensamt behöver förhålla sig till är ett slags årshjul med olika händelser som satts upp centralt."

Sammanfattning:

• Svårt att följa det systematiska kvalitetsarbetet över tid.
• Hög grad av tidsödande manuell hantering.
• Saknade en överskådlig bild av verksamhetsplaner, ekonomi och personal.

Lösning

Efter att ha sonderat marknaden hittade Lars Hypergene. De färdiga applikationerna för verksamhetsplan, ekonomi, personal och skola och med färdiga integrationer mot befintliga system för ekonomi, personal, elever, betyg och enkätverktyg blev en bra plattform att starta från. Lars såg möjligheterna att vidareutveckla lösningen och anpassa den efter de mer specifika behov som Nacka hade. Det gick snabbt att komma igång.

"Redan efter cirka tre månader kunde vi titta på de första rapporterna och analysera den information vi fick."

Systemet klarar av att spegla de olika modellerna som enheterna använder sig av för det systematiska kvalitetsarbetet. En del har valt att även ge lärare, vaktmästare och personal i skolköket tillgång till systemet medan andra har dragit gränsen vid skolchefen.

Hypergene erbjuder en möjlighet att i ett och samma webbgränssnitt följa viktiga nyckeltal, se elevers måluppfyllelse likväl som vad enheten presterar totalt sett. I samma gränssnitt, men under andra flikar, finns information om ekonomi och personal.

Sammanfattning:

• Hypergene Kommun med applikationen för Skola.

Resultat

"Skolan är en stressad värld med höga krav på återrapportering. Med vårt nya stöd har stressen definitivt minskat. Det har blivit lättare att hitta, följa och analysera information om verksamhet, personal och elever."

Betydligt mindre tid behöver nu läggas på att registrera och sammanställa data. I och med att enheterna själva enklare kan göra kvalitetsanalyser har engagemanget för det systematiska kvalitetsarbetet ökat. Lars påpekar att en av nycklarna till att personalen upplever att de fått ett förbättrat stöd i sitt dagliga arbete är det intuitiva gränssnittet.

"Nu kan vi använda våra hjärnor till att utveckla verksamheterna. Tidigare gick mycket kapacitet åt till att samla in och presentera information."

Inom utbildningssidan använder idag cirka 200–300 personer det nya beslutsstödet.

"Jag kan säga att vårt beslutsstöd i alla sina delar bidrar till att utveckla vår skolkompetens."

Sammanfattning:

• Engagemanget för det systematiska kvalitetsarbetet har ökat och det är lättare att hitta, följa och analysera information om verksamhet, personal och elever.