Snabb start när Naturhistoriska riksmuseet förenklar styrningen med Hypergene

Hypergene förenklar uppföljningen, det är ett enkelt verktyg för att mäta framgång.

Eric De Groat, enhetschef

Utmaning

När Naturhistoriska riksmuseet skulle lansera en ny åttaårig plan ville de ha ett bättre verktyg för styrning och uppföljning. Tidigare hade de hanterat verksamhetsplaneringen i Excel.

"Vi sökte något som skulle förenkla och ge bättre överblick, så att vi kom bort från långa Exceldokument," säger Eric De Groat som är enhetschef på Naturhistoriska.

Målet var att hitta ett system som var överblickbart, funktionellt och enkelt. Det skulle vara ett bra redskap för cheferna att styra och följa upp verksamheten utifrån den nya, åttaåriga strategiska planen som startade 2023.

"Vi ville dessutom ha möjlighet att bygga på nya moduler allt eftersom, så att vi kan lyfta in ekonomin i systemet längre fram."

Sammanfattning:

• Tungrodd styrning i Excel.
• Svårt att få överblick.
• Sökte ett enklare verktyg inför ny åttaårig plan.

Lösning

Efter en upphandling föll valet på Hypergene. I kravställningen ville Naturhistoriska riksmuseet ha möjlighet att arbeta med verksamhetsplanering och uppföljning, men också kunna implementera ekonomifunktionen med budget och prognostisering.

Inledningsvis har Naturhistoriska valt att införa verksamhetsplanering med Hypergene och det har gått lätt att komma i gång.

"Det har funkat superbra. Jag och en kollega byggde själva upp vår verksamhetsplanering som ett träd i systemet, med hjälp av konsulter från Hypergene. Jag har aldrig jobbat i ett sådant här system tidigare men det var mycket lättare än jag trodde", säger Eric De Groat.

Som förberedelse tittade Eric De Groat på demos från andra verksamheter som arbetade på liknande sätt som Hypergene.

"Vi planerade i förväg hur strukturen på våra mål och nyckeltal skulle se ut. Så när vi väl köpt in systemet var det mest att klippa och klistra in."

Hjälpen från Hypergene var också värdefull.

"Vägledningen från Hypergenes konsulter var som en crash course för oss, pedagogiskt och bra upplagt."

Eftersom alla chefer på Naturhistoriska använder systemet fick de en halvdags internutbildning. Kursen höll Naturhistoriska själva med hjälp av material från Hypergene.

"Sedan erbjöd vi drop-in några veckor senare där man kunde ställa frågor till oss och till Hypergenes konsulter."

Sammanfattning:

• Hypergenes lösning för myndigheter.

Resultat

Enklare planering och uppföljning är två fördelar för Naturhistoriska efter införandet.

"Hypergene förenklar planeringen och uppföljningen, konstaterar Eric De Groat. Man ser tydligt kopplingen mellan verksamhetens aktiviteter och nyckeltal, och hur de bidrar till effektmålen i vår långsiktiga strategiska plan. Hypergene är ett enkelt verktyg för att kunna avläsa framgång."

Att Hypergene är visuellt är ännu en fördel.

"Det blir konkret och enkelt att se att det går åt rätt håll. Pilarna går uppåt och det blir grönmarkerat när målen uppfylls. Sådant såg vi inte i våra Excel-dokument."

Med Hypergene får Naturhistoriskas chefer en bred överblick över verksamheten. Alla chefer får förståelse för helheten.

Dessutom blir det en tidsbesparing att all data finns lätt tillgänglig på samma ställe.

"Vi kan ta ut information ur systemet till den kommande årsredovisningen, vilket gör att vi undviker en hel del dubbelarbete", säger Eric De Groat.

Mottagandet i organisationen har varit positiv och Naturhistoriska kommer nästa år att se över nästa steg i att utöka funktionaliteten i Hypergene.

"Hypergene har otroligt många möjligheter, men man måste börja någonstans. Vi tar det stegvis och ökar på allt eftersom."

Sammanfattning:

• Enkel styrning och uppföljning av mål.
• God överblick över verksamheten.
• Lätt att komma i gång och sedan stegvis bygga på fler funktioner.