Bättre samarbete mellan politik och förvaltning för Norbergs kommun

Slitningarna mellan förvaltning och politik blir mindre och vi kan enklare prioritera.

Christian Foster, kommundirektör

Utmaning 

 Norbergs kommun saknade ett enhetligt systematiskt arbete med uppföljning och mål och det fanns olika arbetssätt inom kommunförvaltningen. Det skapade otydlighet och frustration, gemensamma processer haltade.

”Vi kämpade för att hålla det löpande i gång och för att alla skulle förstå hur saker skulle göras. Det var onödigt krångligt”, säger Christian Foster, kommundirektör i Norbergs kommun.

Avsaknaden av ett enhetligt arbetssätt orsakade också problem i samarbetet mellan förvaltning och politik.

När Christian Foster kom in som kommundirektör ägnade han det första halvåret åt att förstå vad som inte fungerade i styrningen och varför. Han såg ett behov att tydliggöra den röda tråden från långsiktiga politiska mål ner till enskilda verksamhetsinsatser.

”Vi ville förändra både mindset och arbetssätt hos chefer och verksamhet, för att rapportera och jobba mer systematiskt.”

Sammanfattning:

• Förbättra och systematisera en styrning som spretade
• Skapa tydlighet med en gemensam bild

Lösning

Norbergs kommun genomförde en gemensam upphandling i samarbete med Fagersta kommun och kommunförbundet Norra Västmanlands Kommunalteknikförbund (NVK). Valet föll på Hypergene.

Införandet av Hypergene har skett successivt, eftersom alla tre involverade organisationer ibland har behövt pausa och ta hand om andra prioriteringar.

”Det tar ungefär tre år att genomföra en sådan här resa. Man behöver orka stå på sig, för det tar tid. Det gäller att komma ihåg målen, att skära upp det i bitar och att fira de små segrarna”.

Ett stort förarbete gjordes för att skapa förståelse för förändringen hos ledningsgrupper och nämnder. Kommunen samlade även alla utredare och genomförde workshops för att förstå vad som skulle göras och i vilket syfte. Dessutom sattes tydliga tidsplaner.

”Vi bytte hjulet mitt i farten och då får man vara ödmjuk för att planerna kan förändras på vägen.”

Sammanfattning: 

• Hypergenes stöd för ekonomi- och verksamhetsstyrning

Resultat

Införandet av Hypergene skapat tydlighet, enkelhet – och har satt i gång en förändring i kommunen. Christian Foster beskriver det som att ett fruktsamt förändringsarbete skapar eget bränsle:

”När en organisation har ett framgångsrikt förändringsarbete finns en vilja att hålla det i gång. Utmaningen för oss nu är att anpassa hastigheten så att alla hänger med.”

Hypergene har gjort det enklare att se vilka behov som finns och vad som bör prioriteras.

”Slitningarna mellan förvaltning och politik blir mindre när vi delar en samlad bild i Hypergene. Vi är överens om de fakta som finns i Hypergene och kommer därför bättre fram. Vi kan enklare prioritera.”

I Hypergene kan medarbetare följa den egna verksamheten och göra förbättringar. De kan också få en överblick över hela kommunen och förstå var helheten behöver förbättras.

”Vi vill att medarbetarna ska ta ansvar och inte bara titta på sin egna arbetssituation. I Hypergene syns tydligt hur det som händer på ett ställe påverkar andra delar.”

Det nätverk av utredare som skapades under införandet finns kvar och gruppen konsulteras löpande kring vad som kan förbättras och förändras.

”Det är människor som driver förändringar och Hypergene är ett verktyg för att skapa samtalet där förändringen kan ske.”

Sammanfattning: 

• Systematiskt arbete och enhetligt arbetssätt
• Större samsyn mellan politiker och förvaltning