Oatly berättar om sitt drivarbaserade och agila budget- och prognosstöd
Oatly är ett expansivt bolag med en produktförsäljning på över 20 marknader fördelat på tre kontinenter. Bolaget har sitt huvudkontor i Malmö där också en av bolagets fabriker finns. Produktförsäljningen sker via stora kedjor och enskilda kunder i olika valutor. Att vara ett globalt snabbväxande bolag ställer krav på styrning och ledning. När både verksamheten och omvärlden förändras behöver planeringsprocesserna hänga med.
Budgetägarna har blivit mer engagerade och följer upp resultaten bättre.Henrik Svensson, Head of Commercial Controlling
Utmaning
Daniel Lagerholm, Manager Business Control på Oatly berättar:
"Som så många andra organisationer använde vi Excel som verktyg för att göra vår budget och prognos. Det bidrog till en mycket arbetskrävande process som var svår att överblicka."
För Oatly hade den så kallade traditionella budgeten också kommit att bli ett alltför stelbent instrument. I takt med den starka expansionen blev det viktigare att kunna skapa prognoser och scenarios baserat på olika variabler.
"Att endast kunna uppdatera budget och prognos en gång om året räckte inte. Vi ville kunna arbeta med olika drivare och rullande 12 och på så sätt få ett mer agilt arbetssätt. Det var också viktigt att öka transparensen i budgetprocessen."
Daniel berättar vidare att han tillsammans med sin kollega Henrik Svensson, Head of Commercial Controlling, insåg utmaningen med att sätta upp ett nytt systemstöd utan att kunna identifiera hur organisationen och strukturerna i en framtid skulle komma att se ut.
Sammanfattning:
- Arbetskrävande process och en stelbent budget.
- Svårt att följa hur budgetarbetet fortlöper.
Lösning
"Hypergene gjorde ett ”Proof Of Concept” och det gav oss den trygghet vi behövde."
En lösning för personal- och finansiell planering och prognostisering på månads-, kvartals- och års- och flerårsbasis implementerades. Den nya lösningen hanterar drivare som produkter, volymer och valutor och gör det möjligt att bryta data på till exempel bolag, artikel och kostnadsställe.
Oatly har likt andra organisationer verksamhetssystem och datalager som Hypergene kan hämta källdata från. Då det av naturliga skäl inte fanns någon historik på Oatlys nya produkter eller nya kunder i befintliga system så var möjligheten att kunna mata in data i den nya lösningen viktig. Önskemålet om att låta viss rapportering fortsätta distribueras från befintligt system gjorde att Hypergene sattes upp för att inte bara hämta data från datalagret utan också för att kunna lägga tillbaka data.
Sammanfattning:
Resultat
Den nya lösningen för budget och prognos har gjort det möjligt att förändra och effektivisera arbetssättet. Både Daniel och Henrik vittnar om att de upplever en mycket större flexibilitet och att de nu kan arbeta med rullande 12. Det har blivit betydligt enklare att se hur förändringar av resurser och marknad slår på bolagets prestation. Transparensen har ökat och lösningen har bidragit till en decentralisering. Personer som behöver bidra i budgetarbetet lägger enkelt själva in information i systemet.
"Budgetägarna har blivit mer engagerade och följer upp resultaten bättre", säger Henrik.
Henrik avrundar med att berätta hur viktigt det är att Hypergene är en sådan flexibel produkt och tillåter ett iterativt arbetssätt. Det har varit nödvändigt eftersom Oatly bara under den korta implementationstiden hunnit skapa både nya produkter och nya kunder. Något som systemägaren på Oatly själv administrerar i systemet.
Sammanfattning:
- En lösning som stödjer ett agilt arbetssätt.
- Ökat engagemang hos budgetansvariga.
- Ökad transparens i budgetprocessen.
