Spelbolaget Paf väljer rullande prognos och ökar träffsäkerheten

De stora vinsterna är tidsbesparingen och att prognosen har blivit mera exakt. Med ett fungerande beslutsstöd på plats skapas också ett större engagemang hos alla anställda.

Christer Nordin, controller

Utmaning

Paf är ett spelbolag med ett antal dotterbolag runt om i Europa. Paf arbetar för goda ändamål, förra året donerades 18 miljoner euro. Här kan du läsa hur detta transaktionsintensiva spelbolag har förändrat sitt arbetssätt på många sätt.

De har inte bara fått en överblick över bolagens rapportering, de har snabbat upp prognos- och rapporteringsprocessen för investeringsbeslut och personalplanering som tidigare sköttes manuellt. Dessutom har övergången från budget till prognos gett dem ett effektivare beslutsunderlag som speglar verkligheten.

Som så många andra bolag hade Paf en undermålig rapporteringslösning som inte gav dem den överblick av koncernens alla bolag som efterfrågades.

"Vi satt tidigare med olika excellösningar och egenutvecklade rapporter, det var svårt och tidskrävande att få ihop budgetarna för bolagen och kunna presentera dem på ett önskvärt sätt," berättar Christer Nordin, controller.

All rapportering som behövdes för exempelvis personal, budget eller projektutveckling fick skötas manuellt och var inte integrerat med affärssystemen. Dessutom hade avdelningscheferna dålig tillgång på uppföljningsinformation på den detaljnivå som behövdes för att fungera som beslutsstöd.

Paf sökte därför ett modernt verktyg för rapportering och planering (budget/prognos) som också skulle vara enkelt för verksamhetscheferna att använda och valet föll på Hypergene Beslutsstöd. Målsättningen vara att skapa en säkrare och mera automatiserad hantering.

"Förut hanterades så mycket manuellt. Vi tog exempelvis ut alla investeringar ur affärssystemet och fick manuellt räkna ut avskrivningarna samt de nya investeringarna i kommande budget per konto. Därefter skickades det ut till varje enhet som skulle fylla i planerade investeringar för kommande år, som sedan skulle sammanställas för alla bolag på samma manuella sätt. Det tog många veckor att få det på plats."

Samma arbetsprocess gällde personalplaneringen där allt sköttes manuellt via excelark. Totalt sett la organisationen ner mycket tid på budgetarbetet där verkligheten sedan ändrade förutsättningarna alltför snabbt.

"Varje år arbetade vi under 2-3 månader på hösten med att ta fram budgeten för att redan i februari behöva göra tillägg. I slutet av året upptäckte vi sedan att vi helt gått från ursprungsbudgeten och var beroende av tilläggen."

Sammanfattning:

• Effektivare budget-och prognosarbete som stödjer rullande 12 prognos. Resultatuppföljningen var också en utmaning.

Lösningen

Idag importeras all information som krävs för prognosarbetet och uppföljningen direkt till Hypergene från de källor som behövs. Alla beräkningar, exempelvis personalkostnader och investeringsplaner görs sedan automatiskt.

För att beräkna kostnaderna ber vi alla i organisationen mata in sina investeringsbehov, sedan räknas allt ut automatiskt. Jag kan ta ut en rapport och får direkt en översikt över både investeringar med avskrivningar och de totala personalkostnaderna.

Budgeten är också ersatt av en rullande prognos som läggs två kvartal framåt och följs upp varje månad. Spelbranschen är snabb och det här är en mer flexibel lösning,
alla verksamhetschefer har nu koll på sina delar och inför varje kvartal gör vi en ”prognos” som sedan följs upp månadsvis. Det skapar en större medvetenhet om både kostnader och utfall.

Sammanfattning:

• Hypergene BI och Budget & prognos.

Resultat

De stora vinsterna som hela organisationen upplever är tidsbesparingen och att prognosen har blivit mera exakt. Det nya arbetssättet innebär också att anställda tänker och jobbar på ett annat och mer engagerat sätt idag, med ett fungerande beslutsunderlag på plats.

"Tidigare buffrade alla på sig pengar i budgetarbetet, då är det svårt att använda budgeten som ett vettigt beslutsunderlag eftersom det fanns så mycket luft. Nu tänker ingen buffert mera, nu tänker vi på vilka aktiviteter vi måste göra nästa kvartal för verksamhetens bästa. Vi har kunnat minska budgetens volym och samtidigt investera mera rätt."

Dessutom har organisationen sparat massor av tid på det nya mer automatiserade arbetssättet vilket ger dem tid att tänka mera framåt och inte som tidigare mest titta bakåt.

"Förut när vi började prata budget i september så möttes vi av suckande från organisationen. Nu är det ett större engagemang när det finns ett bra verktyg för verksamhetscheferna att följa upp och se sina siffror. Alla tycker det är en helt enormt bra förändring," avslutar Christer.

Sammanfattning:

• Stora tidsvinster i ekonomifunktionens arbetsprocess.
• Större engagemang från verksamheten när uppföljningsinformationen kommer nära.
• En mer realistisk budget vid övergången till rullande prognos.