Digitalisering funkar – fråga bara Robertsfors kommun
Robertsfors kommun satsar hårt på digitalisering – ett arbete som redan burit frukt. Kärnan är Hypergene, där ekonomer, chefer och politiker kan sammanstråla för att skapa mesta möjliga värde för kommunens invånare.
I korthet:
- Robertsfors kommuns ekonomienhet drogs med bristande rutiner och förlegade system som tog alldeles för mycket tid och resurser.
- Nya ekonomichefen Anna Falk tog på sig att upphandla moderna system och bygga upp nya arbetssätt från grunden.
- Med Hypergene kan man samla informationen på ett ställe, vilket sparar tid, gör uppföljningen lättare och ger alla större flexibilitet.
Robertsfors kommun ligger mellan ”bröderna” Skellefteå och Umeå i Västerbotten. Kommunförvaltningen består av 740 anställda. Men trots att kommunen inte är särskilt stor – drygt 6690 personer bor i Robertsfors – har man satsat hårt på digitalisering. 2021 tillträdde Anna Falk som ny ekonomichef och ett av hennes uppdrag var att byta ut ekonomisystemet och titta på rutiner och arbetssätt för att lyfta ekonomifunktionen.
En tidig kartläggning visade på förlegade processer och svårigheter att prioritera rätt. Det saknades struktur och medarbetarna lade mycket tid på manuellt jobb och att ”släcka bränder”. Kombinerat med för mycket operativt arbetet på ekonomichefen skapade detta ett sårbart och ineffektivt system – och bristande service som drabbade invånarna.
Anna Falk satte ett tydligt mål: att ekonomi skulle gå från att vara en dold, förvaltande stabsfunktion till en attraktiv och analytisk motor i kommunen, med intressenterna i fokus. För att nå detta mål krävdes organisatoriska förändringar. Parallellt upphandlades ett nytt ekonomi- och beslutsstödsystem, där valet föll på Unit4 och Hypergene.
”Vi ville använda moderna verktyg som kan prata med varandra. Med en tydlig kommunmodell täcktes våra behov in på ett enkelt sätt – det blev ett givet val”, säger Anna Falk.
Att börja från början
Kommunens implementering av ett nytt ekonomisystem kan beskrivas som ”control-alt-delete”, menar Anna Falk. Man började helt enkelt från början, så att allt skulle bli rätt. Implementeringen av Unit4 gjordes från mars–december 2022. Under tiden hade man redan börjat nosa på Hypergene. När ekonomisystemet var på plats tog kommunen kontakt för att sätta i gång med en ny verksamhetsstyrningslösning.
Första modulen blev verksamhetsplan. Implementeringen, som snart är genomförd, har medfört att hela arbetssättet på ekonomi förändrats. Med alla data på en plats och ett system som uppdateras automatiskt får man större flexibilitet genom hela organisationen. Detta har även sparat mycket tid, då många medarbetare tidigare la åtskilliga timmar på att hantera dokument i olika versioner.
Nästa steg blev modulen för internkontroll. Den har medfört ett effektivt sätt att jobba med kommunens risker. En annan favorit är modulen för KPI:er. Här ser kommunen flera fördelar jämtemot manuell hantering, inte minst att kunna följa upp i realtid, se allting visuellt och enklare kunna föra dialog inom organisationen kring siffrorna. Detta både förenklar och effektiviserar ekonomistyrningen.
”Det viktigaste samlas i en dashboard, där alla – från tjänstepersoner till politiker – kan se och följa upp hur det går”, förklarar Anna Falk.
Robertsfors använder även ett gäng andra moduler, som är helt eller delvis implementerade: systematiskt miljöarbete, personal (med Personec integrerat), budget och prognos samt då ekonomi (med Unit4 integrerat).
Förändring även i framtiden
Nästa steg blir implementering av projektplaneringsmodulen. När kommunen växer kommer den modulen bli ännu viktigare, menar Anna Falk. Inte minst att kunna följa projekt från ax till limpa och simulera avskrivningar.
Under 2025 ska man även införa en inköpsorganisation, något som politiken länge efterfrågat. För att bygga upp detta införs e-handel genom Unit4. När det är infört kommer man börja integrationen med inköpsanalysmodulen i Hypergene.
”Förändring i en kommun kräver rätt förutsättningar: tidig dialog med politiken, förankring internt och tydliga förväntningar inför vad en förändringsresa innebär. Sedan ska det vara lätt att göra rätt. Då lyckas man bäst, tror jag”, säger Anna Falk.
