Bättre ekonomiuppföljning för Salems kommun med Hypergenes projektapplikation
För Salems kommun, beläget söder om Stockholm, kommer det hända mycket de närmsta åren. I den senaste utvecklingsplanen fastslogs att antalet invånare ska öka från dagens knappa 17 000 till 19 000 år 2030, en ökning med 15 procent.
Många parallella investeringsprojekt är en av anledningarna till att kommunen valde att köpa in Hypergenes verktyg för styrning och hantering av projekt, projektapplikationen. Beslutet kommer bland annat ge bättre överblick av de ekonomiska flödena i ett projekt och ge mer träffsäkra prognoser.
Utmaning
Som för många andra kommuner kretsar den ekonomiska planeringen kring budgetåret. Där har Salem sedan tidigare koll på ekonomin och prognoserna med hjälp av Hypergenes övergripande kommunlösning. Men när det gällde den fleråriga planeringen var man fortfarande fast i det manuella arbetet där ett antal mer eller mindre omfattande kalkylblad var det de inblandade hade att förhålla sig till.
”Det innebär alltid en risk när man arbetar enligt manuella rutiner. Redigerar jag i den senaste versionen av det här dokumentet? Vem mer har tillgång till det? Många riskmoment försvinner när man digitaliserar arbetet, ” säger Katarina Sjödin, verksamhetscontroller på Salems kommun, och fortsätter: ”I och med att vi har så pass många investeringsbeslut på gång underlättar det såklart att få alla samlade på ett och samma ställe och digitalt, istället för att behöva slå och leta i flera olika källor”.
Sammanfattning:
- Manuella rutiner.
- Spridda datakällor.
- Stort personberoende innebar ökad risk.
Lösning
Eftersom kommunen framgångsrikt har använt sig av Hypergenes systemstöd sedan 2011 föll sig valet att prova den nya projektapplikationen naturligt. Med applikationen önskar Salem nu få en tydlig ekonomiuppföljning genom ett projekts hela livscykel; från äskandet av finansiella medel, till beslut av projekt och genomförande.
Projektapplikationen är en sammanhållen lösning där användarna och cheferna får kontroll på hela projektekonomin som inkluderar budget, prognoser, utfall, kontroll över likviditetsbehov och kommande avskrivningskostnader. Allt på ett och samma ställe.
Sammanfattning:
Resultat
I och med att all data finns samlad på ett och samma ställe underlättas prognosarbetet. Dessutom effektiviseras prognosprocessen eftersom man manuellt slipper dubbelkontrollera siffror från olika kalkyler och beslutsunderlag. Salems kommun är också relativt liten vilket innebär en ökad risk med manuella arbetsprocesser, t.ex. att det blir sårbart om en nyckelperson försvinner.
Den risken minimeras med projektapplikationen. Katarina Sjödin säger: ”Genom att systemet styr projekten till projektledare istället för till ansvarig chef/kostnadsställe blir arbetssättet smidigare. Det blir också enklare för en ny projektledare att komma in och ta över om det skulle behövas med kort varsel eftersom man då bara kopplar om projektet med all historik och framåtblick till den nya personen. Informationen bor inte hos en enskild individ utan är inbyggd i systemet, vilket ger en ökad trygghet”.
Applikationen kommer också i framtiden att kopplas till andra Hypergene-moduler, som exempelvis verksamhetsrapportering, vilket Salems kommun kommer att använda sig av för att få ut färdiga rapporter om hur de olika projekten går. Projektapplikationen finns tillgänglig för företag och organisationer i både offentlig och privat sektor.
Sammanfattning:
- Effektivare budgetprocess.
- Mer träffsäkra prognoser.
- Digitaliserat flöde ger bättre datakvalitet och minskad sårbarhet.
