Skandia Fastigheter sökte ett budgetsystem och fann en helhetslösning för verksamhetsstyrning
I Skandia Fastigheters verksamhet inryms såväl bostäder, kontor, köpcentrum som samhällsfastigheter. Totalt har bolaget 1,1 miljoner kvadratmeter fördelat på 121 fastigheter. De bygger sin verksamhet och ägande på långsiktighet där Skandia Fastigheter med sina 150 medarbetare både förvaltar och utvecklar fastighetsbeståndet i egen regi.
Vi tänkte att det rimligen borde finnas något nytt system på marknaden som var mer flexibelt.Catrine Stenström, controller
Utmaning
Som en naturlig del ingår också att utveckla styrprocesserna. Efter 10 år med samma BI-system upplevde bolagets controllers att den befintliga lösningen började kännas omodern.
"Vi tänkte att det rimligen borde finnas något nytt system på marknaden som var mer flexibelt," berättar Catrine Stenström, controller på Skandia Fastigheter.
Sammanfattning:
- Mycket manuellt arbete i Excel och ett föråldrat BI-system.
Lösning
Initialt var användarna inte riktigt med på det initiativ som kom från bolagets controllers. De såg inte behovet av ett systembyte. En kravspecifikation för ett nytt budget- och prognossystem togs fram och ett antal leverantörer bjöds in.
"Att vi såg Hypergene som en stark kandidat grundar sig på deras paketerade lösning för fastigheter. Det tillsammans med den branschkunskap Hypergene visade skapade trygghet. Avgörandet kom när vi såg att Hypergene kunde erbjuda stöd för hela verksamhetsstyrningen."
Projektet att införa stöd för budget och prognos, uppföljning och analys samt kontraktsrapportering startade en vår mitt under pandemin och sköttes därför i stort sett helt och hållet på distans. Enligt plan kunde sedan höstens budgetarbete göras i det nya systemet.
"Det fungerade över förväntan. Att vi kunde utgå från den grund som redan fanns i Hypergene spelade stor roll. Vi slapp att börja från ett blankt blad och kunde i stället fokusera på att förfina och utveckla lösningen."
Skandia Fastigheter har valt att i steg utvidga lösningen. Behovet av kvartalsrapporter samt budget- och prognosrapporter såväl internt som till ledning och styrelse bidrog till ett införande av Hypergenes stöd för verksamhetsrapportering. Även stöd för affärs- och verksamhetsplaner samt risk har implementerats.
Sammanfattning:
Resultat
Jämte det förväntade resultat om ett mer flexibelt stöd för budget och prognos, där det blivit betydligt enklare att får ut rapporter, som smidigt kan brytas på olika sätt och som det enkelt går att drilla i, kom en bonus.
"Fastighetskort och fastighetsregister var inget vi hade förväntat oss att få genom lösningen men det fick vi".
Lösningen upplevs som användarvänlig, att många grafer och tabeller automatiskt hämtas in till rapporterna är till stor hjälp. Det skapar tidsvinster och datakvalitén blir bättre. De svårigheter som uppstår när användare samtidigt ville arbeta i gemensamma Word- och Excelstrukturer har försvunnit. I stället främjas samarbetet genom att kommentarer kan läggas direkt i rapporterna samtidigt som det finns stöd för att hantera informationen på aggregerade nivåer.
Mottagandet i organisation har, trots skepsisen i början, varit mycket positiv.
"Alla har en tro på systemet och tycker det känns bra, nu arbetar vi i en gemensam struktur och mer enhetligt", avslutar Catrine.
Sammanfattning:
- En branschspecifik helhetslösning.
